学院部门会议考核制度

PAGE学院部门会议考核制度一、总则（一）目的为了加强学院部门会议的管理，提高会议效率和质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本考核制度。本制度旨在明确会议组织、参与人员的职责和要求，规范会议流程，提升会议效果，促进学院各部门之间的沟通与协作，推动学院整体工作目标的实现。（二）适用范围本制度适用于学院内各部门组织召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题研讨会、学术交流会、项目推进会等。（三）基本原则1.高效务实原则：会议应紧密围绕工作目标，注重实际效果，精简议程，提高效率，避免形式主义。2.规范有序原则：明确会议组织、议程安排、参会人员等各项要求，确保会议按照规定的程序和标准进行。3.责任明确原则：明确会议组织者、主持人、记录人以及参会人员的职责，确保会议各项任务得到有效落实。4.沟通协作原则：鼓励参会人员积极参与讨论，充分发表意见，加强部门之间的沟通与协作，形成工作合力。二、会议组织与准备（一）会议计划1.会议发起：各部门根据工作需要发起会议，填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。2.计划审核：会议申请表提交至学院办公室，由办公室对会议计划进行审核，审核内容包括会议必要性、时间合理性、参会人员范围等。对于不符合要求的会议申请，办公室有权要求申请部门进行调整或取消。3.计划发布：经审核通过的会议计划，由学院办公室统一发布至学院内部办公系统或通过邮件等方式通知参会人员。（二）会议通知1.通知内容：会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、会议要求等详细信息。对于重要会议，应提前告知参会人员会议的背景、目的和预期成果。2.通知方式：根据会议的性质和参会人员范围，选择合适的通知方式。一般会议可通过内部办公系统发布通知；重要会议或涉及较多人员的会议，应同时采用邮件和短信等方式进行通知，确保参会人员及时收到通知。3.通知时间：提前[X]个工作日发布会议通知，确保参会人员有足够的时间准备。对于临时召开的紧急会议，应在最短时间内通知到参会人员。（三）会议资料准备1.资料内容：根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，包括工作报告、数据统计、文件资料、讨论提纲等。资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，能够为会议讨论提供充分的依据。2.资料格式：会议资料应统一格式，便于参会人员查阅和使用。一般采用电子文档形式，如PPT、Word等，并确保文档排版规范、字体统一、图表清晰。3.资料发放：在会议召开前，将会议资料提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。对于需要现场发放的资料，应确保资料数量充足，发放有序。（四）会议场地布置1.场地选择：根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，能够满足会议的需求。2.座位安排：按照参会人员的职务、部门等因素进行合理的座位安排，确保参会人员就座舒适，便于沟通和交流。对于大型会议，应设置主席台，并安排专人引导参会人员就座。3.设备调试：在会议召开前，对会议场地的音响、投影、灯光等设备进行调试，确保设备运行正常，图像清晰、声音洪亮。同时，准备好备用设备，以应对突发情况。（五）会议餐饮安排1.餐饮标准：根据会议的性质和时长，合理安排会议餐饮。一般工作例会可不安排餐饮；对于半天以上的会议或重要会议，可提供午餐或茶歇。餐饮标准应符合学院相关规定，确保食品安全、卫生。2.餐饮预订：提前与学院食堂或指定的餐饮供应商联系，预订会议餐饮。根据参会人员数量和餐饮标准，确定餐饮种类和数量，并在会议召开前做好准备工作。3.餐饮服务：会议期间，安排专人负责餐饮服务，确保餐饮供应及时、有序。注意收集参会人员的反馈意见，及时改进餐饮服务质量。三、会议流程与规范（一）会议签到1.签到方式：会议开始前，安排专人负责会议签到工作。参会人员应在签到表上签到，注明到达时间。对于重要会议，可采用电子签到方式，提高签到效率。2.签到统计：签到结束后，对签到情况进行统计，及时掌握参会人员的出勤情况。对于未按时签到的参会人员，应及时联系并了解原因。（二）会议开场1.主持人开场：会议主持人应提前到达会议场地，做好准备工作。会议开始时，主持人应简要介绍会议的主题、目的、议程安排以及参会人员等基本情况，宣布会议开始。2.领导讲话：对于有领导出席的会议，领导应根据会议主题发表讲话，明确会议的重点和要求，为会议讨论指明方向。领导讲话应简洁明了、重点突出，避免冗长和空洞。（三）会议讨论1.发言顺序：按照会议议程安排，依次进行发言。参会人员应提前准备好发言内容，发言时应紧扣会议主题，观点明确，逻辑清晰，语言简洁。2.讨论规则：鼓励参会人员积极参与讨论，充分发表意见。讨论过程中，应尊重他人的发言，不得打断他人。对于不同意见，应通过理性的沟通和交流，寻求共识。严禁在会议上进行人身攻击或恶意争吵。3.主持人引导：会议主持人应发挥引导作用，掌控会议节奏，确保讨论围绕主题进行，避免偏离方向或出现混乱局面。对于讨论过程中出现的争议问题，主持人应及时进行协调和引导，促进问题的解决。（四）会议记录1.记录人员职责：安排专人负责会议记录工作，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.记录内容：会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主持人、发言内容、讨论结果、决议事项等详细信息。记录内容应客观、真实，不得随意增减或歪曲。3.记录方式：会议记录可采用手写记录或电子记录方式。手写记录应字迹工整、清晰；电子记录可使用专门的会议记录软件或办公软件进行记录，并及时保存备份。4.记录整理：会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出重点，条理清晰，明确会议讨论的主要内容、形成的决议以及下一步工作安排。会议纪要经主持人审核后，发送给参会人员，并在学院内部进行存档。（五）会议决议与执行1.决议形成：会议讨论结束后，应根据讨论结果形成会议决议。会议决议应明确、具体，具有可操作性。对于重要决议，应经参会人员充分讨论后，以投票或举手表决等方式进行通过。2.决议传达：会议决议形成后，应及时传达给相关部门和人员，确保决议得到有效执行。传达方式可采用会议纪要、文件、邮件等形式，并明确责任人和时间要求。3.执行监督：各部门应按照会议决议要求认真组织实施，并定期向学院办公室汇报执行情况。学院办公室负责对决议执行情况进行跟踪和监督，及时发现问题并协调解决。对于执行不力的部门，将进行通报批评，并追究相关人员的责任。（六）会议结束1.主持人总结：会议结束时，主持人应对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容、形成的决议以及取得的成果，对参会人员的积极参与表示感谢。2.宣布散会：主持人宣布会议结束后，参会人员应有序离开会议场地。会议组织者负责清理会议场地，并对会议设备进行检查和关闭。四、会议考核标准（一）会议组织与准备考核1.会议计划合理性（20分）会议主题明确，与工作实际紧密相关，得5分。时间安排合理，不与其他重要工作冲突，得5分。参会人员范围恰当，涵盖相关部门和人员，得5分。议程安排清晰，重点突出，得5分。2.会议通知及时性与准确性（15分）提前[X]个工作日发布通知，得5分。通知内容完整、准确，无遗漏重要信息，得5分。通知方式选择合适，确保参会人员及时收到通知，得5分。3.会议资料准备充分性（15分）资料内容准确、详实，能够为会议讨论提供有力支持，得5分。资料格式规范，便于查阅和使用，得5分。资料提前发放给参会人员，得5分。4.会议场地布置适宜性（10分）场地选择符合会议规模和性质要求，得5分。座位安排合理，便于沟通和交流，得3分。设备调试正常，运行良好，得2分。5.会议餐饮安排合理性（10分）餐饮标准符合学院规定，得5分。餐饮预订准确，供应及时、有序，得3分。餐饮服务质量良好，得到参会人员认可，得2分。（二）会议流程与规范考核1.会议签到情况（5分）签到工作组织有序，无漏签现象，得3分。及时统计签到情况，掌握参会人员出勤状况，得2分。2.会议开场规范性（5分）主持人准备充分，开场介绍清晰、简洁，得3分。领导讲话内容明确，重点突出，得2分。3.会议讨论效果（20分）发言紧扣主题，观点明确，得5分。讨论氛围活跃，参会人员积极参与，得5分。主持人引导得力，讨论有序进行，未出现混乱局面，得5分。能够充分交流不同意见，达成共识或明确分歧，得5分。4.会议记录质量（15分）记录内容完整、准确，无遗漏重要信息，得5分。记录条理清晰，重点突出，得5分。会议纪要形成及时，经审核后发送给参会人员，并进行存档，得5分。5.会议决议执行情况（20分）决议明确、具体，具有可操作性，得5分。决议及时传达给相关部门和人员，得5分。各部门按照决议要求认真组织实施，执行情况良好，得10分。（三）会议效果考核1.解决问题情况（15分）会议讨论解决了工作中的实际问题，取得明显成效，得10分。提出了有效的工作建议和措施，为后续工作提供了指导，得5分。2.沟通协作情况（10分）加强了部门之间以及参会人员之间的沟通与协作，形成了良好的工作氛围，得6分。通过会议交流，增进了相互了解，促进了信息共享，得4分。3.工作推进情况（15分）会议决议得到有效执行，推动了相关工作的顺利开展，得10分。对工作进度有明显的促进作用，按时或提前完成了工作任务，得5分。五、考核结果应用（一）通报表扬对于在会议组织、流程执行、效果达成等方面表现优秀的部门或个人，学院将进行通报表扬，并在学院内部进行宣传推广，树立榜样，激励更多部门和人员提高会议质量。（二）绩效加分将会议考核结果纳入部门和个人的绩效考核体系。对于考核成绩优秀的部门，在绩效考核总分中给予适当加分；对于表现突出的个人，在个人绩效评定中给予优先考虑，作为晋升、奖励等的重要依据。（三）培训与改进对于考核结果不理想的部门，学院