建立档案管理工作制度

PAGE建立档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的各项活动，保证档案资料的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理工作的具体实施。档案管理部门可根据实际情况配备相应的管理人员，明确各岗位的职责分工。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案账实相符。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的效率和水平。6.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄露。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案按照其形成领域和内容性质，分为以下几类：1.行政管理类档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目管理类档案：包括公司/组织承担的各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同协议类档案：包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.财务审计类档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。6.声像电子类档案：包括照片、录音、录像、电子文档等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。编号方法如下：1.行政管理类档案：编号格式为“XZ年份序号”，其中“XZ”表示行政管理类档案，“年份”为档案形成的年份，“序号”为该类档案的流水号。2.业务管理类档案：编号格式为“YW业务类别代码年份序号”，其中“YW”表示业务管理类档案，“业务类别代码”根据公司/组织的业务分类确定，“年份”为档案形成的年份，“序号”为该类档案的流水号。3.项目管理类档案：编号格式为“XM项目编号年份序号”，其中“XM”表示项目管理类档案，“项目编号”为公司/组织对项目设定的编号，“年份”为档案形成的年份，“序号”为该类档案的流水号。4.合同协议类档案：编号格式为“HT年份序号”，其中“HT”表示合同协议类档案，“年份”为合同签订的年份，“序号”为该类合同的流水号。5.财务审计类档案：编号格式为“CW年份序号”或“SJ年份序号”，其中“CW”表示财务类档案，“SJ”表示审计类档案，“年份”为档案形成的年份，“序号”为该类档案的流水号。6.声像电子类档案：编号格式为“SX年份序号”，其中“SX”表示声像电子类档案，“年份”为档案形成的年份，“序号”为该类档案的流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作中形成的各类档案及时、完整地收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。收集的档案应符合真实性、完整性和准确性的要求。3.对于重要会议、活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案资料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理档案时，应遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对纸质档案进行分类、装订、编目、装盒等工作，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的存储安全和便于检索。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行相应的标识和链接。5.对声像档案进行整理，按照形成时间、内容等进行分类编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容摘要等信息，并进行妥善保管。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。2.档案保管期限的划定应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同确定。（三）档案保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查找。2.档案应按照编号顺序排列存放，确保档案存放的系统性和有序性。3.对重要档案应采取备份措施，防止档案因自然灾害、人为破坏等原因丢失或损坏。备份档案应异地存放，并定期进行检查和维护。4.对档案的保管情况应进行详细记录，包括档案的入库时间、存放位置、保管期限、数量等信息，建立档案保管台账。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，对确无保存价值的档案，提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及公司/组织机密的档案，应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅利用要求1.档案管理人员应按照档案查阅申请表或单位介绍信的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、查阅用途等信息。2.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.档案管理部门应定期统计档案查阅利用情况，分析档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门报送。3.档案管理部门应根据档案统计数据，分析档案管理工作中存在的问题，采取相应的措施加以改进。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、撤销、合并等原因，需要进行档案移交的