档案管理制度

档案管理制度

一、总则

为加强公司档案文件管理，特制定本制度。

二、档案管理机构及其职责

（-）公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总裁办公室的统

筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

（二）公司档案管理人员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统

•管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，

负责采集、整理、保管本部门的档案资料。

（三）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收

集、整理、立卷、归档工作。

（四）公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督。每年对二级档

案管理进行一次检查验收。

三、档案归档制度

（一）凡是能准确反映公司企业发展、生产经营、企业管理等活动的文件、材料、

声像、报表，具有杳考利用价值的文件资料，都必须及时归档，确保完整无缺。

（二）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或者公司制发

的

应归档的文件材料。

（三）凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅

自留存。

（四）归档的文件资料，原则，必须是原件，原件用于报批不能归档或者相

关企业须保留的，总裁办公室保存复印件。

（五）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名

义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

（六）由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，

财务处及总裁办公室各保存一份。特殊情况惟独一份原件时，由财务处保存原件。

四、文书的档案立卷

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与

批复，分类一起罗列，不得分开。

五、档案管理

（一）公司办公室应有存放档案的专门库房，各部I'.应根据保存档案数量，设

置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

（二）归档资料要进行登记，编制归档目录。

（三）科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目

录，完善检索工具，以便提供利用。

（四）档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

（五）根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行

整理、剔除。

（六）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导审批后

销毁。销毁的档案清单由档案员保存。

（七）严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

（八）凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手

续。

（九）所有电子版文档均必须存有备份，统一保存。

六、归档时间

（一）公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及

时上交总裁办公室和人力资源部；

（二）其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保

管，根据工作量定期统一汇总到公司档案室，总裁办公室负责组织，会计档案由财

务部自行保管。

七、档案的借阅及销毁

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，填写借阅表，在规定的范围内查阅。不得

在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

（二）会计档案•律不许外借。内部调阅应经财务负责人允许。外单位因特殊需

要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总裁允许查阅会计档案。

（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的

档案，登记造册，经总裁办公室负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时

需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

八、关于归档案卷的质量要求

总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系,

区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：

（一）归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用

价值的文件材料，均应采集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数，均

应齐全完整。

（二）遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文材料中，应当将每

份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成

的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形

成的材料组在一起，准确地反映企业生产、研发和经营管理等各项活动的真实内容

和历史过程,尽量做到一事一卷。

（三）卷内文件的罗列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同

情况进行罗列，密不可分的文件材料应依序罗列在一起，即:批复在前，请示在

后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议记要依会议时间顺序排

列，会议文件要按文件的重要程度顺序罗列，重要的在前；普通工作形成的材料，

结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷，再

按供货时间依序罗列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其

重要程度罗列。科技文件的罗列执行GB/T11822-89国家标准。

（四）区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组

卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或者一件事密不可分的

文件，可不必因价值不同而拆开组卷。

（五）跨年度材料的处理：除产品、项目、设备、基建项目档案外，不同年度

的文件不能放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复

放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的

最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。

（六）具有长期保存的案卷，卷内文件有圆笔和铅笔字迹，要用蓝黑墨水或

者碳素墨水笔重抄或者复印，连同原件•同归档。

（七）卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用

铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”，并将件号和每件文件的页数填

写清晰。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写

页号。

（八）装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装

订。然后，按“件”号顺序罗列装盒，一盒为一卷。

（九）卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录。卷内目录表

的各项要填写齐全。

1、序号：填写文件的件号。

2、文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。

3、责任者：应填写文件形成的部门或者以印章为准。

4、题名：填写文件标题，普通应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题

或者不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加（）;会议记录应

在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内

容及对方单位。

5、日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用

”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清晰责任者和年、月、日。

6、页号：填写每份文件的页数。

（I）备考表的填写；每一个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明，

都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填上，检查人由单位领

导或者案卷质量审核者签名。

（十一）案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名

主要由三个部份组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和

文种,也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。

（十二）归档照片、录相片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映

事情的内容，摄制人。照片要连同底片i起归档。

（十三）归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密

级、保管期限和软、硬平台等。

九、文书归档工作程序

1、文件管理员构本部门

的各类文件分类打入

相应的类目卷盆.

2、合同、协议签完一周内

向总裁办仃档.

3、指导本部门做好*外

文件的平时归卷工作.

T

时

归

卷

1、将审批完的呈批件及

时退各部门文件笆理

员.

2、将以公司名义的发文

分类妇人卷盒.

1、JH卷准确及

时.

2、每季有检香.

3、发文正件与底

稿齐全.

文

ft

材

料

1、按公司档案分类原则和整理方法，对平时白卷的文件

进行检查和调整.

2、■除不雷归档的文件和重份文件.

3、排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分量每

卷在150页以内）.

4、按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号.

5、、拆除文件上的金属物・

6、对无装订线的窄边文件进行加宽.

7、修比破损文件.

8、取齐文件右侧和卜沿，按小份文件进力装订.

调整后的案卷符

合侦量要求（详见

质量标准）.

写

录

和

备

考

友

装

余

1、计算机打印卷内目水，

2,填写备考表（填写方法参

地.案卷质员要求‘）・

3、将整理好的案卷装食.

1、字迹清嘴、准

确无误.

2、卷内目录、备

考表各栏填写齐

全・

3、卷内目录与文

件相符无误.

拟

写

案

根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名

包括文件的制发部门、主题内容、文件.

标器结构完整•概

括全面、简明扼

要，能充分揭示卷

内文件的主IS内

容，便于杳阑.

移

交

1、填写移交清单一式两份，向总裁办

移交.

2.双方履行签字手续，各保存一份。

按时移交.清

点无误，手维

几缶♦

埃

写

案

1、按规定逐项填写

封面栏目.

2、填写卷内文件的

案卷号、目录号.

封面各栏及卷内

文件的案卷号、

口录号埴号准确

无误、无漏.

1、案卷目业清晰无误.

2、移交手续完餐.

押

列

案

十、兄弟公司档案实体体系图

兄弟伊毛食品配料有限公司档案

企

业

成

长

类

(A)

经

理

类

(C)

生

产

技

术

管

理

类

(D)

产

品

类

(E)

会

计

档

案

类

(I)

设

备

仪

器

类

基

本

建

设

类

⑹

科

学

技

术

研

究

类

(F)

行

政

管

理

类

(B)

纸质档案

声、像档案

（录音、录像、■片）

（Y、X,Z）

电子档案

（光盘）

（G）

实物档案

（奖M、证件）

（SW）

十一、档案实体分类编号办法

（-）说明

1、为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《生产

性企业档案实体分类编号办法》，提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平，

更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

2、档案分类原则，是以公司全部档案为对象，根据管理职能，结合档案内容

和形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开辟利用。

（二）档案类别的设置

1、档案的类别共设置十个大类，即：公司成长类、行政管理类、经营管理

类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计

档案类、人事档案类。

2、根据职能活动和档案形成的特点，每一个大类下设置若干个二级类目（

属类），不设置三级类目（详见附表）.

3、录音、录相、照片、计算机光盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和

反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，视其内

容特征同纸质载体档案对应分类编号。

4、各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。

（三）分类标识方法

1、企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；

采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。

2、档案实体排架和编号要反映十个基本大类，从实际出发，做到科学合理，

经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。

3、公司成长类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（0、生产技术管理

类（D）的案卷排架，按大类一年度一属类进行罗列，不区分保管期限特征（但同

一属类内按照永久、长期、短期顺序罗列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号

编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录号加以区别。

3.1档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成（全宗

号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识）。

3.2档案编号（档号）标识举例示意：

Al.A12.010

案卷顺序号

II1------------------分类二级类目（属类代号）

I1--------------------分类一级类目（大类代号）

1--------------------------目录号（A类的第一本目录）

4、产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷

排架

4.1根据公司产品特点，产品档案原则上按大类一属类一项目进行罗列，案

卷顺序号按属类流水编号，同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编

号。对于项目少的产品，可以将多种属类混合流水编号，用分类号加以区别，流水

编号办法同前。

4.2设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理性文

件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类。

4.3产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目（型号）

代号、案卷顺序号构成。

举例示意：

El.E21.C2000.001

案卷顺序号

产品型号（项目代号）

II1-----------------------分类号二级类目（属类）

I1-------------------------分类号一级类目（大类）

1-------------------------------目录号（产品档案第一本目录）

4.4科学技术研究类按大类分科研课题罗列，案卷顺序号按大类流水编号，

流水编号办法同前四大类编制办法。

4.5档号（档案编号）由目录号，分类号，课题代号，案卷顺序号构成。

5、会计档案的排架编号，按大类一属类一年度进行罗列，案卷顺序号按属

类流水编号，流水编制到“999”时，重新从“1”另行编号，用目录号加以区

别。

档号（档案编号）由目录号、分类号、案卷顺序号构成。

6、人事档案类，按《人事档案工作条例》的有关规定，顺序编号。

7、特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录相片、软

盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）?类别[照片（Z）、录音带（Y）、

录相带（X）、光盘⑹、实物（SW）]?顺序号标识。

示例：TZ?G?001；TZ?Z?001……o

十二、档案实体分类编号表

档案实体分类编号表

一级二级分

类目类目类基本范围

名称名称号

All

A12

A13

公司成长类

A14

(A)

A15

A16

A17

组织踪合性工作，总裁办公室工作，文秘机要保密工作，管

B11

架构理会议，信息工作，架构设置.

人事业务综合管理，管理层考核任免、聘用，职称评

行人事

D12

政管理定、聘任，奖惩，退休管理工作等。

管劳动劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与

B13

理管理统计，工资管理，劳动保护等。

类学习

B14员工的在职学习培训、科研项目、课题研究

(B)成长

法务

B15法律事务、纠纷、诉讼案件、劳动合同争议

工作

档案实体分类编号表

一级分

基本范围

类目级类

名称类号

目

名

称

行安全

B16社会治安，消防、交通管理、车辆等

政保卫

管行政

B17职工生活福利，房产管理，食堂，第三产业管理工作，

理事务

类

B18

（B）

企业改革，企、业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，

然合

C11企业改制、投资管理，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作

管理

标准等。

综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专

经计划

C12业计划，各种计划、统计报表,综合性统计分析，各项计划管理工

营统计

作等。

管

财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管

理财务

C13理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管

类管理

理等，资产评估

（0

物资

C14物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理等。

管理

产品

C15市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）

销售

生产生产

D11生产组织，调度指挥工作，外协加工等。

技术调度

管理能源

D12能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

类管理

(D)安全

D13安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。

管理

环境

D14不境保护检测与控制，污染管理等。

保护

案实体分类编号表

一级二级分

类目类目类基本范围

名称名称号

科技综合管理，新产品、新技术综合开辟，科技成果管理，技

科技

D15术革新、技术改造、合理化建议，工艺管理，专利管理，技术

管理

体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。

生质量全面质量管理，贯彻iso9000标准体系管理、产品质量检测与

D16

管理控制工作等。

技

D17

术

标准

管

理化D18企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。

工作

类

(D)档案

企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理

和信

D19,生工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议的文件资

息管

料。

理

产基本范围内每项产品(型号)应包括从产品立项开辟、设计、

品试制、鉴定；工艺工装、加工创造生产、检验、包装、商标、

类广告、产品技术成果创优、奖励等全过程的文件材料。

档案实体分类编号表

一级二级分

类目类目类基本范第

名称名称号

E31

E32

E33

E34

产

品E35

类

E36

(E)

E37

E38

E39

E41

E42

E43

E51

档案实体分类编号表

一•级二级分

类目类目类基本范围

名称名称号

E52

E53

E54

产

品E61

类

E71

(E)

E81

E91

E92

科学

技术

按科研课题（或者每一个科研课题应包括课题立项、研究准备、研究试

验、

研究E11

科研课题代号）总结鉴定、成果报奖、投