【完整版】建设工程文件归档规范

【完整版】建设工程文件归档规范第一章总则第一条为规范建设工程文件归档工作，确保建设工程档案的完整性、准确性和系统性，更好地服务于城乡规划、建设、管理以及工程维护、改建和扩建，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）及《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等相关法律法规和标准，结合实际情况，制定本规范。第二条本规范适用于新建、改建、扩建的建筑工程、市政工程、线路管道工程及设备安装工程等建设工程文件的编制、收集、整理和归档。对于国防、军事、涉密等特殊工程，除执行本规范外，还应符合国家相关保密规定。第三条建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，以及声像、电子等各种载体文件。建设工程档案则是建设工程文件中经过整理、归档后具有查考利用价值的文件集合。第四条建设工程文件归档工作应遵循统一领导、分级管理、随办随归、准确规范的原则。各参与单位（建设、勘察、设计、施工、监理等）必须对各自形成的工程文件的真实性、完整性、有效性负责，并按规定及时向建设单位档案管理机构移交。第五条建设工程档案的归档范围、质量要求、组卷方法及验收标准，均应符合本规范及国家现行有关标准的规定。鼓励采用信息化手段进行工程文件的管理和归档，推动建设工程档案数字化转型。第二章术语与基本规定第六条工程准备阶段文件。指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。第七条监理文件。指监理单位在工程的监理过程中形成的文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知及回复、质量评估报告等。第八条施工文件。指施工单位在工程的施工过程中形成的文件，包括施工管理文件、施工技术文件、施工物资文件、施工测量记录、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录等。第九条竣工图。指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工图是工程竣工后的最终形态，是工程维护、改建、扩建的重要依据。第十条竣工验收文件。指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件，包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件等。第十一条建设工程文件归档应采用“一卷一号”原则，每卷档案应编制独立的案卷号。归档文件必须为原件，如无原件，须在复印件上加盖原件存放单位公章并注明原件存放处，且责任人签字确认。第三章管理职责与分工第十二条建设单位职责。建设单位是工程文件归档的组织者和总负责单位，应履行以下职责：1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应设立专门的工程档案归档条款，明确各方归档范围、质量要求、套数、移交时间及违约责任。2.负责收集和整理工程准备阶段文件及竣工验收文件，并在工程竣工验收后三个月内，向城建档案管理机构及其他有关单位移交一套符合规定的工程档案。3.配备专职或兼职档案管理人员，负责对勘察、设计、施工、监理等单位移交的工程文件进行汇总和检查，确保档案的完整性和系统性。4.组织编制竣工图，也可委托施工单位或设计单位编制，但需对竣工图质量进行最终审核确认。第十三条勘察、设计单位职责。1.勘察单位应按要求将形成的工程地质勘察报告等文件，按合同规定的时间和份数向建设单位移交。2.设计单位应按要求提供全套设计图纸、设计计算书、设计变更通知单、技术核定单等文件，并对设计文件的完整性负责。3.对于实行施工图审查的项目，设计单位应提供经审查机构审查合格并加盖审查章的施工图设计文件。第十四条施工单位职责。施工单位是施工文件和竣工图编制的主要责任单位，应履行以下职责：1.实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案员，负责施工资料的收集、整理和归档。2.严格按照国家有关规范、标准和施工合同要求，随工程进度同步收集、整理施工文件。施工文件应真实反映工程质量和施工实际情况，严禁伪造、涂改、抽撤或丢失。3.工程竣工验收前，应向建设单位提交完整的施工文件和竣工图，经建设单位审核确认后，方可进行工程竣工验收。第十五条监理单位职责。1.监理单位应设专人负责监理文件的收集、整理和归档工作。2.在监理过程中，监理人员应对施工单位报送的施工文件进行审查，并签署监理意见。3.工程竣工验收前，监理单位应向建设单位提交完整的监理文件及工程质量评估报告。第十六条城建档案管理机构职责。1.负责对本行政区域内建设工程档案工作进行业务指导和监督检查。2.接收和保管应当永久和长期保存的建设工程档案。3.建立健全建设工程档案接收、保管、利用等管理制度，确保档案安全。第四章归档文件的质量要求第十七条归档的文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符。文件填写应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色材料。第十八条文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。对于非标准幅面的文件，应折叠成A4幅面，且需露出标题栏。第十九条文件材料的字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。签字人必须是本人签字，不得打印姓名或代签；盖章应清晰可辨，单位公章应与法人名称一致。第二十条工程文件应采用打印件或手写件，纸张质量应满足长期保存的要求，厚度一般不应小于70g/m²。对于破损或小于A4幅面的文件，应进行托裱或粘贴在A4衬纸上。第二十一条竣工图编制要求。1.竣工图应依据施工图、设计变更通知单、工程洽商记录等技术文件进行编制。2.凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应加盖“竣工图”章，并由编制人、审核人、技术负责人签字确认。3.没有变化或变化较小的施工图，可在原图上修改，修改处应加盖修改章，注明修改依据和修改日期。修改后的图纸应加盖“竣工图”章。4.所有竣工图均应由施工单位（或编制单位）在图幅的明显位置（一般位于图标上方或空白处）加盖并签署“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括：编制人、审核人、技术负责人、监理人、编制日期、监理单位名称等。第二十二条声像档案的质量要求。1.声像材料（照片、录音、录像等）应清晰、稳定，声音清楚，画面构图合理，能客观反映工程建设全过程的关键节点和隐蔽工程情况。2.照片应附有文字说明，包括拍摄时间、地点、摄影者、事由、人物等要素。重要的工程节点应拍摄全景和特写。3.录像材料应编辑成片，并配以解说词，注明拍摄时间、地点、摄像者及内容简介。第二十三条电子文件的质量要求。1.归档的电子文件应采用符合国家标准的文件格式，如PDF/A、OFD、XML、JPEG、TIFF等。电子文件应具备真实性、完整性、和可用性。2.电子文件应具备电子签名，电子签名应符合《电子签名法》的规定，确保文件的法律效力。3.电子文件的存储载体应采用光盘、磁带或移动硬盘等耐久性介质，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。第五章归档范围与分类第二十四条建设工程文件归档范围应包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件及声像、电子文件。具体分类如下表所示：类别代码类别名称主要归档内容细目A类工程准备阶段文件立项文件（立项批复、建议书、可行性研究报告）；建设用地文件（用地规划许可证、国有土地使用证）；勘察设计文件（地质勘察报告、设计方案及审批、施工图审查合格书）；招投标文件（招标文件、投标文件、中标通知书）；开工审批文件（建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册登记）；财务文件（投资估算、设计概算、施工图预算）。B类监理文件监理规划；监理实施细则；监理月报；监理会议纪要；监理通知单及回复单；监理旁站记录；监理抽检记录；质量事故报告及处理意见；监理工作总结；工程质量评估报告。C类施工文件施工管理资料（工程概况表、施工组织设计、开工报告、停复工报告、竣工报告）；施工技术资料（技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录）；施工测量记录（工程定位测量、放线测量、沉降观测记录）；施工物资资料（材料、构配件、设备出厂合格证及进场检验报告）；施工记录（隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、混凝土浇筑记录、预应力张拉记录）；施工试验记录（土工试验、混凝土试块试验、砂浆试块试验、钢筋连接试验）；施工质量验收记录（检验批质量验收记录、分项/分部工程质量验收记录）。D类竣工图建筑竣工图；结构竣工图；给排水竣工图；暖通空调竣工图；电气竣工图；智能建筑竣工图；总平面竣工图；市政基础设施竣工图。E类竣工验收文件工程竣工验收报告；工程质量保修书；规划验收认可文件；消防验收认可文件；环保验收认可文件；人防验收认可文件；档案验收意见书；工程结算书；竣工验收备案表。F类声像、电子文件工程建设前期原貌照片、录像；施工过程关键节点照片、录像；隐蔽工程照片、录像；竣工验收照片、录像；竣工测量电子数据；竣工图电子文件；档案管理系统导出的元数据文件。第二十五条对于采用新材料、新工艺、新技术的建设项目，除按上述分类归档外，还应收集整理相关的技术鉴定书、试验报告及操作规程等文件。第六章文件整理与组卷第二十六条组卷原则。1.建设工程文件应按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五个部分分别组卷。2.卷内文件排列应依据批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；图纸在前、说明在后；结论性文件在前、依据性文件在后的顺序进行。3.施工文件应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批的顺序组卷。同一分部工程的施工文件应集中排列，其中质量验收记录应放在施工记录和试验报告之后。第二十七条组卷方法。1.案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷。2.文字材料案卷应包含：案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。3.图纸案卷应包含：案卷封面、卷内目录、图纸、备考表、封底。第二十八条案卷编目。1.案卷封面：应注明案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、案卷号、档号等。案卷题名应简明、准确，揭示卷内文件的内容。2.卷内目录：卷内目录应排列在卷内文件首页之前。目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页码、备注。序号应从“1”开始连续编制。3.页码编写：凡有文字内容的页面均应编写页码。页码位置在单面书写的文件为右下角，双面书写的文件为正面右下角、背面左下角。页码应使用阿拉伯数字，从“1”开始。4.备考表：备考表应排列在卷内文件尾页之后。备考表应说明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷人、检查人、立卷时间。对卷内文件的缺损、修改、补充等情况，应在备考表中予以说明。第二十九条案卷装订。1.文字材料可采用装订或不装订两种形式。不装订的案卷，每份文件应逐页加盖档号章。2.装订应采用线装法，装订线应位于左侧，距离左边缘10mm-15mm。装订应牢固，不掉页，不压字。3.图纸一般不装订，但需折叠成A4幅面，并按手风琴式折叠，图标栏露在右下角。第七章电子文件的归档与管理第三十条电子文件归档范围。凡是纸质档案中归档的所有文件，除特殊情况外，均应生成相应的电子文件进行归档。包括但不限于：审批文件、勘察设计文件（CAD图纸）、电子竣工图、施工管理资料、质量验收记录、声像材料等。第三十一条电子文件收集与积累。各参建单位应在业务系统运行过程中或文件办理完毕后，实时积累电子文件。电子文件应采用通用格式，对于非通用格式（如专有CAD格式），应转换为通用格式（如PDF、DWF）或同时归档其浏览软件。第三十二条电子文件整理与归档。1.电子文件应按纸质档案的分类原则进行整理，建立多级文件夹结构。2.电子文件命名应规范，建议采用“项目代码-单位工程代码-类别代码-流水号”的命名规则，确保文件名的唯一性和可读性。3.电子文件归档时应同时提交电子文件元数据。元数据应包括：题名、责任者、日期、文件格式、页数、关联文件号、电子签名信息等。第三十三条电子文件移交。1.电子文件应随同纸质档案一并向建设单位和城建档案管理机构移交。2.移交载体应采用一次性写入光盘（CD-R/DVD-R）或磁带，严禁使用软盘、U盘等易损坏或易篡改的载体。3.移交时应进行病毒检测，确保载体无病毒。移交后，移交双方应填写《电子档案移交检验表》，对电子文件的数量、格式、完整性、有效性进行确认。第八章档案验收与移交第三十四条档案预验收。在工程竣工验收前，建设单位应组织施工、监理等单位对工程档案进行自检。自检合格后，建设单位应向城建档案管理机构申请档案预验收。对于列入城建档案管理机构接收范围的工程档案，城建档案管理机构应出具《建设工程档案预验收意见书》。预验收不合格的工程，不得组织竣工验收。第三十五条档案验收内容。1.工程档案是否齐全、系统，是否符合归档范围要求。2.工程档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。3.工程档案的整理、组卷是否符合本规范的规定。4.竣工图是否完整、准确，签字盖章手续是否完备。5.电子文件的内容、格式、载体是否符合归档要求。第三十六条档案移交。1.建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案（含纸质档案、声像档案和电子档案）。2.停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。3.对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理机构移交。第三十七条移交程序。1.移交方应编制《档案移交清册》，一式两份，列出移交案卷的目录、数量、载体形式等。2.接收方应对照《档案移交清册》对档案进行清点、核对。3.双方确认无误后，在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份存查。第九章档案保管与利用第三十八条保管要求。1.建设单位和城建档案管理机构应建立健全档案保管制度，配备必要的档案库房和设备。2.档案库房应符合防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防