文件归档方法

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪

器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有

照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有

不同的整理方法和要求，但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，

保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用

一、基本要求

要整理好文书档案就必须学习领略中华人民共和国档案行业标

准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实

施细则》。

二、基本概念

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应

作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、

罗列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之

有序化的过程。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或者其它的组织、个人在

社会活动中形成的档案有机整体。设立全宗的主要资格是立档单位

具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义

单独对外行文。普通来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法

（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐全完整

的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作

情况。因此，采集应归档的文件材料必须保证齐全完整；采集范围是

本单位的收文、发文、内部文件C必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、

发文登记本、印章登记本、依据归档范围，采集所登记的“红头文件”

的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否采集归

档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰

材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、

汇报、经验材料、典型材料、交流或者发表论文、考察报告。②综合

材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类

花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要

业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）

；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、

合同。

以上采集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程

中形成的属于立档单位应采集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将采集到的材料，依照《机关文件材

料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归

档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位

应归档的文件材料，必须进行归档。

（三）装订：用不锈钢钉或者线将归档范围中的归档文件以“

件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。普通以每份文件

为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件

为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可

各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或者打印出

来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文

稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原

来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表

格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为

一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在

后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被

转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理

的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧

对齐，以便装订和利用。？装订时\应将保管期限为永久的归档文件

中去掉不符合保管要求的普通订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：

采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会

引起火灾）。或者较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类:

归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持

分类方案的稳定。

1.区分年度

①年度以落款日期为准。如2022年形成的《2022年工作总结》

应归入2022年0

②跨年度的文件放入办结的年度。如2022年形成的《2022-2022

年工作规划》应归入2022年度;某单位2022年立案、2022年结案的

某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2022年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件

日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、

字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和判断文件的准确日期或

者近似日期，并据此按年度合理归类。

2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期普通分为30年、10

年。

（五）罗列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位

每年只编永久、30年、10年三条流水号分开罗列。不同年度、不同

保管期限的文件不能罗列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或者问题、文号）有内在联

系

（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同

一事由的相关文件应当罗列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持

文件之间的有机联系''整理原则的体现。罗列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或者文号内按成文时间

的生后顺序罗列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以

归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其

目的是反映分类、罗列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件

在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时

的实体存取提供了条件。件号即文件的罗列顺序号，它是反映归档文

件在全宗中的位置和固定归档文件的罗列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和罗列顺序逐件编号，在文件首页上端的

空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档

章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、

年度、保管期限、件号等必备项目。

1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号

可暂时不填。

2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2022。

3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的罗列顺序号。以年度为界，每年必须从1编

起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编

三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后

编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文

件罗列顺序从力”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如

2022年永久件号:1、2、3......82

30年件号:1、2、3……73

10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由当案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备

注等项目。

1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或者个人，即文件的发文机关或者署名

者。①文件为一个单位责任者则填写这个单位的全称或者通用简称,

如“湖南省计划生育委员会”填写“湖南省计生委，②多个责任者联

合发文时，应选填三个以内的重要责任者。③文件上无责任者的要

考证并加如：［湖南省计委］。责任者栏不能填写起草文件的单

位或者个人，也不能填写文件的承办者。

3,文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序

号，普通由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办［2020198号、

琼邮管［2022］68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如

“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4.题名：即文件标题，普通应照实抄录。没有题名或者题名不规

范的，应根据文件内容，重新拟写或者补充标题，外加“［『号附于

原标题之后。如湖南省档案局关于转发档发［2022］18号文件的通知，

应重拟提题名并抄录为湖南省档案局关于转发［国家档案局关于汛

期档案安全管理的几点意见］的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，

如20220708.20221112表示月、日的数字可回行填写，如20220708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、

缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较

多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写

入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编

制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一

档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，

与归档文件目录中相应条目的罗列顺序相一致，保证检索到文件条目

后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按

件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下,

一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档工

2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或者底边设置全宗号、

年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒

内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“尸号连接°

3.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行

必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日

期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括

文件采集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹含糊、缺损）等。

整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在

备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况

复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相

关条目的