学校公务出差及差旅费报销制度

学校公务出差及差旅费报销制度第一条为规范学校公务出差管理，厉行节约反对浪费，强化差旅费预算管控，保障公务活动有序开展，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》《事业单位财务规则》《省属事业单位差旅费管理办法》等上级文件精神，结合学校办学实际，制定本制度。第二条本制度适用于学校各学院（部）、职能部门、直属科研机构、直属教辅单位（以下统称“各单位”）的在编教职工、合同制聘用人员、在校全日制学生，以及受学校委托执行公务的校外人员。第三条公务出差应当遵循“公务必需、事前审批、厉行节约、据实报销、超支自付”的基本原则，严格控制出差人数、天数和行程，优先选择公共交通方式，优先选择性价比高的住宿场所，坚决杜绝无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以公务出差名义变相旅游、探亲访友。第四条差旅费是指工作人员因公临时到常驻地以外地区出差所发生的费用，开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，以及经批准发生的订票费、退票费、改签费、行李托运寄存费、签证费、保险费等其他费用。一、出差审批管理（一）审批权限1.境内出差审批（1）一般教职工、学生出差，出差时间在3天以内（含3天）的，由所在单位负责人审批；出差时间在3天以上7天以内（含7天）的，经单位负责人审核后，报分管校领导审批；出差时间在7天以上的，经单位负责人、分管校领导审核后，报校长审批。（2）各单位党政主要负责人出差，无论时长均须报分管校领导审批，其中跨地市及以上出差的须同步报学校党政办公室备案；同一单位党政正职同时出差的，须明确1名临时主持工作的负责人，并在审批单中注明。（3）科研项目出差，由项目负责人提出申请，经所在学院（科研平台）负责人审批；项目负责人本人出差的，按对应职级审批权限执行。横向科研项目出差，如合同有约定的从其约定，但不得违反国家及学校相关规定。（4）因紧急公务（如应急处置、抢险救灾、疫情防控等）无法提前办理书面审批的，须提前向单位负责人及分管校领导口头报备，待紧急事项处置完毕后2个工作日内补办审批手续，报销时须附加盖单位公章的情况说明。2.境外出差审批因公出国（境）出差须严格执行学校《因公出国（境）管理办法》，由派出单位提出申请，经国际交流与合作处、人事处、财务处审核后，报学校党委常委会审批，取得因公出国（境）任务批件后方可出行。（二）审批流程1.公务出差实行事前审批制度，无审批不得出差，无审批不得报销差旅费。出差人员须通过学校OA办公系统提交《公务出差申请单》，如实填写出差人姓名、职级/身份、所在单位、出差事由、起止时间、出差地点、往返交通方式、预计费用、经费来源及项目编号等信息，并上传相关佐证材料。2.佐证材料包括但不限于：会议通知、培训通知、合作单位邀请函、调研方案、项目任务书、出国（境）任务批件等。调研类出差须附详细调研方案，明确调研主题、调研对象、日程安排、预期成果等；学生出差须附指导教师签字的出差说明，明确出差与教学、科研活动的关联性。3.出差人员应当选择最短行程路线前往出差目的地，不得绕道、不得中途停留办理私人事务。因工作需要确需变更出差时间、地点、路线的，须提前在OA系统提交变更申请，按原审批权限报批；未经批准擅自变更的，超出部分费用由个人承担，且变更期间不得领取伙食补助费和市内交通费。4.出差结束后，实际行程与申请行程不一致的，须在报销时提交书面说明，由单位负责人签字确认，否则财务部门不予报销。二、境内差旅费开支标准（一）城市间交通费城市间交通费是指出差人员因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机、长途汽车等公共交通工具所发生的费用，按规定等级凭据报销，未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。1.交通工具等级标准人员类别火车（含高铁、动车、全列软席列车）轮船（不含旅游船）飞机其他公共交通工具校级正职领导（管理五级岗位、正高二级及以上岗位人员）软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席一等软座二等舱经济舱凭据报销校级副职领导、正处级干部、正高级职称人员软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席一等软座二等舱经济舱凭据报销副处级干部、副高级职称人员、高级技师硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席二等软座三等舱经济舱（需审批）凭据报销科级及以下人员、中级及以下职称人员、技师及以下工人、在校学生硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席二等软座三等舱经济舱（需审批）凭据报销（1）科级及以下人员、学生原则上不得乘坐飞机，符合下列情形之一的，须在出差申请中单独说明并经单位负责人审核、财务处审批同意后方可乘坐：①连续乘坐火车时长超过8小时的；②出差任务紧急，需在24小时内抵达的；③打折后机票价格低于同行程高铁二等座票价的。未按规定审批乘坐飞机的，按同行程高铁二等座票价标准予以报销，差额部分自理。（2）乘坐火车（含普速、高铁、动车）连续乘车时长超过6小时的，可购买同席卧铺票；符合购买卧铺条件而未购买的，不发放卧铺补助。（3）出差人员乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可凭据报销；订票费、经批准发生的退票费、改签费可凭据报销，因个人原因导致的退票费、改签费不予报销。（4）出差人员可购买一份交通意外保险，费用凭据报销；学校已统一购买公务交通意外保险的，不得重复报销。（5）原则上不得驾驶私人车辆因公出差，因工作需要确需驾驶私车赴外地执行公务的，须在出差申请中明确注明，经单位负责人审核、分管校领导审批同意后方可出行，报销时仅可报销往返过路过桥费、停车费，报销总额不得超过同行程高铁二等座票价总和，不得报销燃油费、车辆维修费、保险费、违章罚款等其他费用，私车出行期间的安全责任由出差人自行承担。（6）使用学校公务车辆出差的，须按学校公车管理规定办理申请手续，不得报销城市间交通费，且不得领取出差期间的市内交通费。（二）住宿费住宿费是指出差人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）发生的房租费用，实行限额内凭据报销，超出限额部分由个人自理。1.住宿费限额标准住宿费标准参照省财政厅发布的《省属事业单位差旅住宿费标准明细表》执行，学校财务处根据上级标准调整情况定期在官网更新。常用地区限额标准如下：（1）省内出差：校级正职480元/人·天，处级及正高职称400元/人·天，科级及以下、学生330元/人·天。（2）省外一般地区：校级正职500元/人·天，处级及正高职称420元/人·天，科级及以下、学生350元/人·天。（3）北京、上海、广州、深圳、杭州、三亚等一线城市：校级正职650元/人·天，处级及正高职称550元/人·天，科级及以下、学生450元/人·天。2.相关说明（1）出差人员住宿实行同性两人合住制度，校级领导可住单间或标准间；处级及以下人员单人出差或男、女出差人员为单数的，其单数人员可住单间或标准间，住宿费按对应职级限额标准的1.5倍以内凭据报销。（2）住宿费发票须为正规增值税电子或纸质发票，发票上须注明住宿人姓名、住宿起止日期、房间数量、单价、金额等信息，并加盖开票单位发票专用章；未注明相关信息的，须附酒店出具的加盖发票专用章的住宿清单，否则不予报销。（3）由接待单位免费提供住宿或居住在亲友家中的，不得报销住宿费。（4）参加会议、培训的人员，如会议通知明确指定住宿酒店且住宿费标准高于学校对应职级限额的，须在出差申请中注明，经单位负责人审核、财务处审批同意后，可按会议通知规定的标准凭据报销；未提前审批的，超出限额部分自理。（三）伙食补助费伙食补助费是指对工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用，按出差自然（日历）天数实行定额包干，不再凭据报销餐饮费用。1.伙食补助费标准（1）省内出差：100元/人·天。（2）省外出差：120元/人·天，其中赴西藏、青海、新疆三省（自治区）出差的为150元/人·天。（3）学生因公出差：60元/人·天，赴西藏、青海、新疆的为80元/人·天。2.相关说明（1）出差当天往返的，伙食补助费按1天标准计发；出差时长不足12小时的，按半天标准计发。（2）出差期间由接待单位统一安排用餐的，须向接待单位交纳伙食费，并将交费凭据作为报销附件；未交纳伙食费的，不得领取对应天数的伙食补助费。（3）参加会议、培训的人员，会议、培训期间的伙食费已包含在会议费、培训费中的，不得领取会议、培训期间的伙食补助费，仅可领取往返途中的伙食补助费；会议、培训通知明确食宿自理的，可按规定领取全程伙食补助费。（4）出差期间因公务需要安排宴请的，须按学校公务接待管理规定办理审批手续，宴请当天不得领取伙食补助费。（四）市内交通费市内交通费是指出差人员因公出差期间在出差目的地发生的市内交通费用，包括乘坐出租车、地铁、公交、网约车等费用，按出差自然（日历）天数实行定额包干，不再凭据报销。1.市内交通费标准（1）教职工出差：80元/人·天。（2）学生因公出差：30元/人·天。2.相关说明（1）出差当天往返的，市内交通费按1天标准计发；出差时长不足12小时的，按半天标准计发。（2）往返驻地到机场、火车站、码头的交通费用，已包含在市内交通费包干范围内，不再单独报销。（3）由学校、接待单位或其他单位免费提供交通工具的，不得领取对应天数的市内交通费。（4）参加会议、培训的人员，会议、培训期间的市内交通费已包含在会议费、培训费中的，不得领取对应时段的市内交通费，仅可领取往返途中的市内交通费。（五）其他费用1.出差期间因工作需要发生的行李托运、寄存费用，凭有效票据凭据报销。2.出差期间因公务需要发生的打印、复印、传真、邮寄等办公费用，凭有效票据凭据报销，列入办公费支出科目。3.出差期间发生的会议注册费、培训费、资料费等，凭正规发票凭据报销，分别列入会议费、培训费等对应支出科目，与差旅费一并办理报销手续。三、特殊类型出差的报销规定（一）会议、培训出差1.报销时须提供主办单位出具的正式会议/培训通知（加盖公章），通知须明确会议/培训时间、地点、议程、费用标准等内容。2.不得报销与公务活动无关的会议、培训费用，不得报销由旅行社、商业咨询机构主办的纯盈利性、考察性会议培训费用。3.会议、培训期间的住宿费、伙食补助费、市内交通费按本制度第二章相关规定执行。（二）调研考察出差1.报销时须提供经审批的调研方案，调研结束后10个工作日内须提交调研报告，报所在单位及分管校领导审阅，报销时须附调研报告首页（含调研人、单位、日期）及目录，无调研报告的不予报销。2.调研考察应当严格按照批准的行程执行，不得安排与调研主题无关的参观、游览活动，相关费用不予报销。（三）招生出差1.招生出差须从学校招生专项经费中列支，不得挤占教学、科研及行政运行经费。2.招生出差人员统一按科级及以下人员差旅费标准执行，校级领导带队招生的按对应职级标准执行。3.招生出差须严格执行招生工作纪律，不得参加与招生工作无关的活动，不得超标准开支费用。（四）实习指导出差1.教师赴校外实习基地指导学生实习的，出差天数按实际驻点天数计算，往返途中按正常出差标准计发补助。2.驻点指导期间，实习基地统一安排食宿的，不得领取伙食补助费和市内交通费；食宿自理的，按正常出差标准执行。3.学生实习期间的差旅费，从对应专业教学经费中列支，标准为：城市间交通费按火车硬席、高铁/动车二等座、轮船三等舱凭据报销；住宿费按不超过200元/人·天的标准凭据报销，同性学生须2人合住；伙食补助费50元/人·天，市内交通费20元/人·天。（五）借调、帮扶出差1.教职工因工作需要借调到上级行政部门、兄弟单位工作的，借调时间在15天以内（含15天）的，按正常出差标准报销；借调时间超过15天的，从第16天起，住宿费按对应职级标准的50%限额内凭据报销，伙食补助费按正常标准的50%计发，不再计发市内交通费。2.借调期间的往返交通费按正常标准每2个月报销1次，不足2个月的按实际往返次数报销，每月最多报销2次。3.驻村第一书记、驻村工作队员、援疆援藏人员等政策性帮扶人员的差旅待遇，按上级相关文件及学校帮扶工作管理办法执行，不适用本制度。（六）学生因公出差1.学生因公出差包括参加学科竞赛、学术会议、创新创业活动、志愿服务等公务活动，须由指导教师提出申请，经所在学院教学（或科研）院长、学工负责人审批后方可出行。2.学生差旅费从对应项目经费（如学科竞赛经费、教学改革经费、科研项目经费、志愿服务专项经费等）中列支，不得使用基本运行经费报销学生私人活动费用。3.学生出差具体标准按本制度第二章相关规定执行。四、差旅费报销管理（一）报销时限1.出差结束后15个工作日内须办理报销手续，跨年度出差的须在次年3月31日前报销完毕，逾期无正当理由的，财务处不予报销。2.科研项目经费列支的差旅费，须在项目结题前报销完毕，项目结题后原则上不再报销项目执行期间的差旅费；有特殊规定的从其规定。3.因特殊情况无法按时报销的，须提交书面说明，经单位负责人签字、财务处审核同意后可延期报销，最长延期不得超过3个月。（二）报销流程1.出差人员通过学校财务报销系统提交差旅费报销申请，填写出差人信息、出差时间地点、费用明细、经费来源等内容，上传相关票据扫描件及佐证材料。2.经单位负责人、经费负责人按审批权限审批后，提交财务处审核；报销金额超过5000元的，须报分管校领导审批；超过20000元的，须报分管财务校领导审批。科研项目经费列支的差旅费，审批权限按学校科研经费管理办法执行。3.财务处审核通过后，将报销款项直接发放至出差人本人银行卡，原则上不得现金报销。4.多人共同出差的，可由其中1人发起统一报销，须注明所有出差人员姓名、职级、所在单位，报销单须经所有出差人签字确认，经费负责人统一审批。（三）凭证要求1.报销差旅费须提供以下资料：（1）OA系统出具的《公务出差审批单》（含变更审批单，如有）；（2）财务系统生成的差旅费报销单，须出差人签字、审批人签字；（3）城市间交通费票据：飞机票行程单及登机牌、火车票、轮船票、长途汽车票等，电子票据须打印清晰，确保未重复报销；（4）住宿费发票及住宿清单（如需）；（5）相关佐证材料：会议/培训通知、调研方案、邀请函、出国（境）任务批件、情况说明等；（6）经费支出审批单（按审批权限要求提供）。2.票据丢失的处理：（1）丢失火车、轮船、长途汽车票的，须由本人提交书面说明，注明票据种类、金额、行程、出票单位等信息，附支付记录、订单截图、同行人证明等佐证材料，经单位负责人签字、财务处审核同意后，按对应行程的最低票价标准报销；（2）丢失飞机票行程单的，须提供航空公司出具的遗失证明或购票平台的购票记录、支付凭证、登机牌，经财务处审核同意后按实际支付金额报销；（3）丢失住宿费发票的，须提供开票单位出具的加盖发票专用章的发票存根联复印件及丢失说明，经财务处审核同意后方可报销，无法提供存根联复印件的不予报销。（四）不予报销的情形有下列情形之一的，财务处不予报销：1.无出差审批手续或审批手续不全的；2.出差事由不明确、与公务活动无关的；3.超出审批的出差时间、地点、路线，且未办理变更审批的；4.虚报冒领、伪造、变造票据或证明材料的；5.差旅费开支超出规定标准且未提前审批的超支部分；6.应由个人承担的费用：包括酒店内洗衣、理发、电话、饮料、烟酒、付费电视、行李搬运等个人消费，以及违章罚款、违约金等；7.旅游景点门票、导游费、娱乐费、购物费等非公务费用；8.已由会议费、培训费、接待费等其他经费列支的费用；9.逾期未报销且无正当理由的；10.其他不符合国家、学校财务制度规定的费用。五、监督与问责（一）主体责任各单位负责人是本单位公务出差管理的第一责任人，须严格审核出差的必要性、真实性，严格控制出差规模，厉行节约，带头遵守差旅管理规定，加强对本单位出差人员的教育和监督。出差人员须严格遵守本制度规定，如实填报出差申请和报销资料，对出差活动的真实性、票据的合法性负责，不得弄虚作假、虚报冒领，不得转嫁差旅费到下属单位、合作单位或其他单位。（二）部门职责财务处负责差旅费的审核、报销、核算和预算管控工作，对不符合规定的差旅费有权拒绝报销，对可疑报销资料有权要求出差人提供进一步证明材料，定期对差旅费开支情况进行统计分析，向学校领导汇报预算执行情况。学校审计处、纪检监察室负责对公务出差及差旅费报销情况进行监督检查，每年开展不少于1次的专项审计或督查，对发现的问题及时督促整改，对违规违纪行为严肃追责问责。（三）问责情形有下列行为之一的，学校将视情节轻重给予批评教育、追缴违规所得、通报批评、党纪政务处分等处理，涉嫌违法的移交司法机关处理：1.虚报出差事由、伪造出差证明、虚开发票报销的；2.擅自延长出差时间、变更出差路线、增加出差地点的；3.违反规定乘坐交通工具、住宿，超标准报销且拒不承担超支费用的；4.借公务出差名义变相旅游、探亲访友的；5.转嫁差旅费到其他单位或违规使用经费的；6.其他违反本制度的行为。六、因公出国（境）差旅费管理（一）开支范围与标准因公出国（境）差旅费是指受学校派遣赴境外参加学术会议、合作研究、访问交流、培训学习等公务活动所发生的费用，开支范围包括国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费、签证费、保险费、国际会议注册费等。费用标准参照《财政部外交部关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》（财行〔2013〕516号）及省财政厅相关规定执行，按不同国家和地区分类制定标