组织职位管理体系

组织职位管理体系 2010年 6月 20日 川汽集团督导组 2 内容提要内容提要 一、职位、流程、组织结构 二、职位说明书的作用 三、职位说明书的构成要素 四、职位说明书构成要素的解释说明 五、职位说明书的撰写 3 1.1 职位和流程的概念 职位： 职位是为促进组织的目标实现而设置的一组或多组任务与活动的有机 组合。 流程： 流程是把输入转化为输出的一连串相关的资源与活动。 一、职位、流程、组织结构一、职位、流程、组织结构 4 1.2 职位与组织、流程的关系 使命、战略 公司 KPI 公司组织结构 公司业务流程框架 职位 详细的业务流程 部门 KPI 部门组织结构 概要的业务流程 职位 KPI 职位 职位是组织的最 小单位，对应于 详细流程的活动 一、职位、流程、组织结构一、职位、流程、组织结构 部门职责表 职位说明书 5 建立一个新的组织时 ，应根据组织目标进行组织结 构设计，设置职位清单，并编写职位说明书。 企业战略调整 ，导致工作内容、性质发生变化，需 要更新职位说明书。 企业进行了流程优化，或者由于新技术的引进 ，工 作效率得到提高，需要重新配置人员，也需要更新 职位说明书。 企业推行新的考核或薪酬制度 ，需要编写或更新职 位说明书。 什么情况下应该编写或更新职位说明书？什么情况下应该编写或更新职位说明书？ 6 职位说明书以具有企业法规效果的正式文本形式 ，集中阐述企业 对职位的要求 和 对任职者的要求 。 它指明为什么要设置这个职位、任职者需要做什 么、以及任职者胜任工作所需要具备的最低限度 的知识、技能、能力。 二、职位说明书的作用二、职位说明书的作用 7 任职资格 职位说明 绩效目标 资格考察 绩效考核职位评估 外部薪酬 内部财务 薪酬福利政策及制度 人力资源开发 Person Position Performance 职位说明书是人力资源管理的基础。 二、职位说明书的作用二、职位说明书的作用 8 招聘 绩效管理 薪酬管理 干部培养 职位培训 职位职位 说明书说明书 选拔 岗位工 作指导 职位评 估依据 二、职位说明书的作用二、职位说明书的作用 9 二、职位说明书的作用二、职位说明书的作用 职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来 源，保证 企业在合适时间有合适的人在合适的岗位企业在合适时间有合适的人在合适的岗位 ，达到 “岗有其人，人尽其才，人职 匹配 ”的目的。 组织职能组织职能 ： 确定工作在组织中何处完成，并使任职者与其他相关人员明确该工作 岗位对实现组织目标和部门目标的贡献或作用。 法律风险法律风险 ： 使企业在人员选拔与任用上，有据可依，以免引起法律诉讼。 招募选拔招募选拔 ： 使人力资源管理部门明确该工作岗位对人员的要求，使应聘者了解工 作要求与用人条件。 绩效管理绩效管理 ： 提供了设置岗位目标的基本构架，为企业进行全面绩效管理提供重要 衡量标准。 薪酬管理薪酬管理 ： 职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具，通过对工作进行 评价与分级，可衡量每个工作岗位对企业的贡献，从而为薪酬分级 与分档提供参考。 培训开发培训开发 ： 职位说明书中应明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求，如 果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求，有关部门就要 提出相应培训计划。 10 三、职位说明书的构成要素三、职位说明书的构成要素 9、生效日期、生效日期 10、职位关系、职位关系 11、职位概述、职位概述 12、主要职责、主要职责 13、职位权限、职位权限 14、考核项目、考核项目 15、工作环境、工作环境 16、任职资格、任职资格 1、职位编号、职位编号 2、职位名称、职位名称 3、职位等级、职位等级 4、所属部门、所属部门 5、编写人、编写人 6、部门审核人、部门审核人 7、人力资源部审核人、人力资源部审核人 8、批准人、批准人 11 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 1、职位编号： 由人力资源部制定编号规则，统一编号： 部门代号 + 管理层次 + 同一层次职位顺序编号 12 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 2、职位名称： 职位名称的设计原则： 1）完整：皆有其名 2）清晰：能 “望文生义 ”，不产生歧义 3）简洁：言简意赅 4）一致：避免前后矛盾 5）可扩充性：便于职位的增减 国际惯例、行业传统、顾名思义、名正言顺 职位名称的撰写方法： （限定词 +级别名称） 1）限定词： 工作范围或责任范围（财务总监、人力资源经理等） 工作性质（接待文员、薪酬文员等） 2）级别名称：如：副总经理、总监、经理、主管、主办、员等 。 13 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 3、职位等级： 4、所属部门： 5、编写人： 6、部门审核人： 7、人力资源部审核人： 8、批准人： 9、生效日期： 职位等级按公司职位评估结果填写。 部门是仅次于公司的工作单元。它具有独立功能，与层次的高低、 人数的多少无关。 任职者本人、相同职位任职者或任职者直接上级。 部门负责人 人力资源部负责人 总经理 批准的日期 14 直接下级职位 ： 10、职位关系： 通过组织关系的描述，明确该职位的直接上级职位、直接 下级职位、内外部客户。 直接上级职位： 在行政上直接管理本职位的上级职位，本职位直接向其汇报工作。 在行政上直接向本职位汇报工作的下级职位。 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 主要外部客户 ： 主要内部客户 ： 公司内部与本职位有工作联系的部门或员工。 公司外部与本职位有工作联系的单位或部门（包括 其它公司、社会团体、政府机构、专业机构等）。 15 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 11、职位概述： 即本职位区别于其他职位的功能是什么？用一句话表示该职位设 立的目的和意义， 在什么范围内达到什么目的在什么范围内达到什么目的 ,特别是该职位 对公司独一无二的贡献。 可以是直接目的的描述，可以是过程目的，也可以是结果目的。 具体讲主要包括： “依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什 么结果 ”，或 “负责什么工作，达成什么目的 ”。 不是职责的简单罗列，要提炼。 如，人力资源部总监的职位概述 ： 依据公司战略和经营目标，制定公司人力资源管理的政策、制度 ，建设企业人力资源管理平台，并指导、监控实施。为员工职业 发展和公司业绩成长提供人力资源管理机制与能力的支持。 本人职位存在的价值是什么呢？ 16 目的 (职位目标 , 限制和存在的理由 )Purpose . Results 结果 Market Share 市场份额 Profit 利润 Sales 销售额 Quantity 数量 Quality 质量 Service 服务 . Policy 政策 Principles 原则 Guidelines 准则 Supervision 监督管理 Organize 组织 Direct 指导 Recommend 推荐 Plan 计划 Operate 操作活动 With What Objectives 目标 ? Within Which Limits 限制 ? Why Does The Position Exist 职位存在的理由 ? 为了 做什么 在 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 17 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 12、主要职责： 主要职责撰写的依据有： 流程类文件流程类文件 ，是一种规范性操作指导。（公司 已正式发布实施的文件） 规章制度规章制度 ，参照执行，有时会按 “解释 ”执行。 （公司已正式发布实施的文件） 指令指令 ，一般是直接上级下达，在公司 /部门内 生效。 惯例惯例 ，大家认可的准则。 18 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 12、主要职责： 主要职责的撰写步骤： 确定并列出任职者需要完成的主要活动确定并列出任职者需要完成的主要活动 或任务清单。或任务清单。 分析清单并进行归类，使主要活动领域分析清单并进行归类，使主要活动领域 不超过不超过 10个（一般为个（一般为 5至至 8项）。项）。 将每项活动转换成实际责任，表明任职将每项活动转换成实际责任，表明任职 者被期望达到的结果（输出）以及为结者被期望达到的结果（输出）以及为结 果所负的责任。果所负的责任。 19 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 12、主要职责： 观察法 职责分配图法 澄清职责的方法： 访谈法 工作记录 调查表法 20 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 12、职位职责： 以下问题可帮助您思考自己的职责 1) 我需要定期或不定期向上级汇报的工作有哪些？（上级把我找去通常都是为了什么事） 2) 上级考核我的什么工作？一旦做得不好就会遭到上级批评的工作有哪些？ 3) 在我的职责内需要对上级提供哪些方面的建议？ 4) 我负责的对下级或其它相关业务部门的检查工作有哪些？ 5) 我需要对下级提供的支持、指导等工作有哪些？ 6) 下级找我经常是为了什么事？ 7) 我通常和其他部门有怎样的业务往来？（经常因为什么事找别的什么部门的什么人） 8) 我通常和企业外部（政府、主管部门、用户、供应商、承包商等）有怎样的业务往来？ 9) 如果我的什么工作没有做好，其他人的工作也会受到影响？ 10) 在我的职责内需要对其它部门提供哪些方面的建议？ 11) 我负责或参与制定的管理政策、制度、流程、规范等有哪些？ 12) 我负责或参与编制的规划或计划有哪些？ 13) 我需要填写的表格或报告通常有哪些？（表格和报告中反映的工作内容） 14) 我定期或不定期参加或组织召开的会议（特别是重大会议和例行会议）有哪些？ 15) 我经常或临时性地需要解决的问题有哪些？ 21 特别注意： 文采：少用形容词和夸张的动词， 多用直白的 语言 。 基于组织目标，按 先重要后次要 的顺序排序。 最终目的是 “人人有事做，事事有人做 ”。 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 12、主要职责： 22 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 职位权力 ：是职责范围内的支配力量，是本职位为履行职责所必须的 “工具 ”。 职位权力分为 行政权力 和 职能权力 。 行政权力 ：为负直接责任和领导责任而具备的权力。 实质是职位级别延伸出来 的权力，一般对下。 行政权力主要有： 提名、建议、调动、罢免、考核、奖励、指挥、检查等权力。 如：对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩的建议权 对所属下级的工作争议有裁决权； 对所属下级的工作有监督权、检查权；对部门预算范围内的资金有审批权； 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核权；在权限范围内对隔级下级有奖惩的批准权； 职能权力：部门职能赋予的权力，是全方位的。职能权力与程序有关， 根据本岗位在程序中所处的位置，做什么事，负什么责任， 有那些权力。 例如：根据 “采购申请程序 ”使用部门的部长有 “申请 ”权；采购员有 “寻价 ”权；配套供应部总监有供应商的 “选择 ”权；使用部门经理有 “样品认定 ”权；财务总监有 “预算审查 ”权；审计主管有财务审计监督权。 职位权限写作要领：体现分权制原理；与岗位职责相对应； 与工作程序里的权力一致 ； 要考虑系统性； 由通用条款和业务条款组成。 13、职位权限： 23 四、职位说明书构成要素的解释说明四、职位说明书构成要素的解释说明 14、任职资格： 任职资格可以分为 必备资格 和 理想资格 。 必备资格 是完成某职位工作所要求的最低资格，指胜 任该职位的最低条件。 “最低 ”指如果某人再低于这个 资格条件时，就无法胜任该职位的工作。 理想资格 是在具备必备资格基础上，若具备某些条件 就会更加理想。 任职资格包括 ：学历、专业、职称、专业知识和技能 、相关知识和技能、工作经验、心理品质、身体条件 、职业道德等。 要点：任职资格更多地是招聘的条件要求，不要量身定制任职资格。 24 内容提要内容提要 一、职位、流程、组织结构 二、职位说明书的作用 三、职位说明书的构成要素 四、职位说明书构成要素的解释说明 五、职位说明书的撰写 25 五、职位说明书的撰写五、职位说明书的撰写 撰写职位说明书的基本要领： 名要符其实，定位要清楚； 职能要准确，责权要分明； 范围不重叠，素质要合格。 26 五、职位说明书的撰写五、职位说明书的撰写 1职位说明书不应过于详细。 2要从工作 “应该是什么样 ”的角度思考，而不是从当前从 事该工作的员工的角度思考。 3以结果为导向。 职位说明书中既要说明对某职位期望的结果是什么，又要 提出对结果的绩效衡量标准，这样可以大大减少任职者对工作 内容和结果的理解偏差。 撰写时应注意的问题： 27 五、职位说明书的撰写五、职位说明书的撰写 4职位说明书要作定期或不定期的修改。 随着环境、技术、设备甚至人员等诸多因素的变化，职位说明 书一定要及时调整，否则将起不到应有的作用，甚至还会闹笑话。 5增加一句看似 “无关紧要的话 ” ，有时可以解决大问题。 虽然职位说明书要定期或不定期修改，但也无需 “朝令夕改 ” 。 在企业进入一定时期后，职位说明书一年修改一次即可。所以在主 要职责部分增加一句如 “完成上级交给的其他临时性任务 ” ，或 “在 必要的情况下 ，上级主管可以委派其他任务 ”是必要的。类似的句 子可以解决许多在撰写职位说明书时没有出现或没有想到的问题。 6所列任职资格必须与工作相关，不应追求理想化的东西。 如某职位要求大专毕业即可，就没有必要在任职资格中写上研 究生以上学历。 撰写时应注意的问题： 28 五、职位说明书的撰写五、职位说明书的撰写 撰写时应注意的问题： 7有灵活性。 由于企业运作上的灵活性和技能上的多样性，因此职位说明 书的灵活性也显得尤为重要。这就要求在撰写职位说明书时关注 结果而不是过程。 8提倡团队工作。 由于经济全球化以及新知识、新技术的采用，组织结构扁平 化已在许多企业 /组织中实现，这就使他们越来越依靠优秀的团队 工作，因而这一点必须强调。 29 五、职位说明书的撰写五、职位说明书的撰写 职位说明书的 撰写流程 落实责任人 职位分析 职位设置与职位清单 拟制初稿 讨论 修改 确认 川汽集团组织机构图 31 人力资源部岗位架构图人力资源部岗位架构图 人力资源总监 招 聘 专 员 培 训 专 员 薪 酬 专 员 绩 效 专 员 员 工 关 系 专 员 32 小 结小 结 目 标 职位目的 想要的结果 责 任 与 贡 献 实现的结果 衡量指标 KPI 责任 / 活动 职位说明书各个项目的关系 33 组织职位管理体系建设工作计划组织职位管理体系建设工作计划 工作项目工作项目 完成完成 时间时间 分工分工 各部门各部门 人力资源部人力资源