erp成本核算操作指引

1 文件编号 ERP 操作文件 版 本 A 页 数 共 9 页 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 生效日期 财务部成本核算 ERP系统操作规范 制定/日期 审核/日期 批准/日期 修改记录 修改 状态 时 间 修改内容概要 修改人 审 核 批 准 3 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 存货核算操作流程 一、日常业务操作（存货核算时需先核对入库、出库、调整等各业务的单据是否准确认无误； 如果发现有单据错误，需通知相关部门及时改正；还需确认单据是否全部审核完成） 提示：核对各业务单据时可以单张单据逐一核对（如图 1） ，也可以在单据列表处核对。 （如图 2） 。 作业简图 （图 1）单据核对界面图 1. 采购入库单：采购入库单都是由采购系统自动传递过来的，但在存货核算系统可以通过修改功能调整 入库金额。【核算规则】以已结算的采购入库单上存货的入库单价及金额记账。 2.产成品入库单：产成品入库单是指生产的产成品、半成品入库时，所填制的入库单据；存货核算系统 产成品入库单由存系统传递。材料出库单记账后，成本管理系统通过取数功能得到存货系统中的材料出库 数据，通过成本管理系统中对料、工、费的分配，得到完工入库产品成本。存货核算系统因此可以通过产 成品成本分配功能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。 对已记账的产成品入库单进行制单，传递至总账，月末可与总账对账。 3.其他入库单：其他入库单是指除采购入库、产成品入库等形式以外的存货的其他入库形式所填制的入 库单据，例：盘盈入库、调拨入库等。存货核算系统接收从库存系统自动生成的其他入库单，存货核算时 需对其他入库单记账，确认入库成本。对已记账的其他入库单进行制单，传递至总账，月末可与总账对账。 4.销售出库单：销售出库单一般指产成品销售出库时，所填制的出库单据。销售出库单由库存管理系统 传递，在这里您可对传递过来的销售出库单进行单价、金额的修改。存货核算时需依据您所选择的成本核 算方法，对销售出库成本进行核算，记账，对已记账的销售出库单进行制单，传递至总账，月末可与总账 对账。 5.材料出库单：材料出库单是指领用材料时所填制的出库单据，本功能用来录入正常情况下领用材料的 出库单及退库单。材料出库单记账后，成本管理系统通过取数功能得到存货系统中的材料出库数据，通过 成本 2.根据订单或其他依据核对单据内容 1.可根据单据类型，打开单据逐一核对 3. 在存货核算系统，系统调整单除外，通过修 改功能只能调整金额，其他内容错误需在库存 管理系统中进行 其他 点击定位，录入单据条件过滤可锁定查询单 据 4 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 管理系统中对料、工、费的分配，得到完工入库产品成本。存货核算系统因此可以通过产成品成本分配功 能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。材料出库单由存 货系统传递，您可对传递过来的材料出库单进行成本核算，依据您所选择的成本核算方法，对材料出库成 本进行核算，记账，成本管理系统从存货核算系统取材料出库的数据；对已记账的材料出库单进行制单， 传递至总账，月末可与总账对账。当本月正在进行期末处理，或已期末处理后，不允许增加本月单据。 6.其他出库单：其他出库单是指除销售出库、材料出库等形式以外的存货的其他出库形式所填制的出库 单据，例：盘盈出库、调拨出库等。存货核算系统接收从库存系统自动生成的其他出库单，存货核算时需 对其他出库单记账，确认出库成本。对已记账的其他出库单进行制单，传递至总账，月末可与总账对账。 7.出入库调整单：出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调 整。但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库 存金额的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。出入库调整单只能调整存货的金额，不能 调整存货的数量，已生成凭证的单据不允许调整，如果想进行调整，应先删除所生成的凭证。 8.系统调整单：对于系统自动生成的出入库调整单，用户可在此进行修改。生成调整单来源：单据记 账时，如果用户选择“账面负结存时入库单记帐自动生成出库调整单”，则单据记账时，账面负结存时入库 单记账系统自动生成出库调整单。存货结算成本处理，生成入库调整单或出库调整单。期末处理自动 生成调整单。 二、单据列表：单据核查也可以在单据列表处进行 作业简图 （图 2）单据列表界面图 1.选择需查询的单据列表 2.在栏目中可以选择列表需显示的项目 3.双击可以打开单据，对单据进行编辑，在 这里你只能修单价金额，不能修改数量 4.点击列表表头，系统可以自 动 按升降排序 27 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 三、业务核算：存货系统的业务核算主要功能是对单据进行出入库成本的计算、结算成本的处理、 产成品成本的分配、期末处理 路径：供应链存货核算业务核算 1、特殊单据记账：特殊单据记账主要功能是提供用户对组装单、调拨单、形态转换单进行成本计算， 记入存货明细账的功能，如果调拨单、组装单、形态转换单等单据在【特殊单据记账】功能处已记账，则 由其生成的其他出入库单不允许再记账了。特殊单据记账采用整单记账的方式，但恢复记账时可按行记录 恢复。 作业简图 1.选择需记账的日期 2.点击确认 注：如果用户选择单据上系统 自动填写的金额记账时重新计 算，记账时要将出库单上系统 自填的单价、金额清空重新计 算单价、金额。 1.可全选单据 2.可单选单据 3.确认单据是否都已审核 4.点击打开单据 5.点击记账，如果有没单价的单据 会弹出手工录入单价列表 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 3）特殊单据记账条件过滤界面图 2、正常单据记账：单据记账用于将用户所输入的单据登记存货明细账、差异明细账/差价明细账、受托 代销商品明细账、受托代销商品差价账。先进先出、后进先出、移动平均、个别计价这四种计价方式的存 货在单据记账时进行出库成本核算；全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。 正常单据记账记账需先记原材料仓现场仓再记半成品、成品仓，单据记账顺序为：（原材料仓） 的采购入库单其他入库单其他出库单材料出库单销售出库单期末处理。做了产成品成本分配后 接着做产成品的记账，单据记账顺序为：（半成品成品仓）的产成品入库单其他入库单其他出库单 材料出库单销售出库单出入库调整单期末处理。当记账时金额有差异时，系统会自动生成出库调整 单调整金额（如图 7）。 A.原材料单据记账 作业简图 1.选择仓库，如右对话 框 选择仓库 6.手工录入单价 7.点击确认，记账成 功 确认 2.选择单据类型，如右对话框 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 4）正常单据记账查询条件过滤界面图 作业简图 （图 5）正常单据记账界面图 注意：没有单价金额的单据处理 存货核算日常业务单据列表选择对应的单据类型打开列表 作业简图 1.全选择单据 3.选择单据日期 4.确认 2 点击记账，没有单价金额 的单据不能记账，会弹出未 记账单据列表，需手工录入 单价后再重新记账（如图 6） 先记账原材料仓 3.若需对已经记账的单据恢复记账请点击 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 6）查询没单价金额的单据列表界面图 1.在列表表头，点击单价金额 栏目，系统自动按升降排序 2.经过排序后，对没有单价金 额的单据双击逐一打开，手工 录入单价金额 3.点击修改 4.录入单价金额 5.保存，然后再重新去记 账 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 7）出库调整单列表账界面图 注： a. 入库单据记账时取单据上的成本，若单据上无成本则取系统选项“入库单成本选择”中的选项成本记 账。计划价/售价法核算的存货则取其计划价、售价记账。 b. 出库单记账时取出库单上的成本，若单据上无成本则依据计价方式进行计算，核算出库成本。全 月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。 c. 若用户在选项中选择对于调拨入库单、组装入库单取不到对应出库成本时，取系统选项成本即取 入库单成本。否则手工输入。 d. 由于生成凭证只支持按整单制单，故在第 12 个会计月期末处理前，用户一定要将未整单记帐的单 据所有未记帐记录全部记帐，并且在月结前生成凭证；否则年结后，无法生成凭证。 B、原材料仓期末处理：原材料单据记账完成后，进行期末处理（原材料仓） 作业简图 1.确认，记账成功 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 7）期末处理界面图 （图 8）仓库平均单价计算表界面图 C、现场仓的记账与期末处理：现场仓的记账与期末处理和以上原材料仓的处理方法一样 D、半成品、成品仓的记账与期末处理：产成品分配后（如图 9） ，再进行半成品、成品仓的记账与期 末处理和以上原材料仓的处理方法一样 3、产成品成本分配：产成品成本分配表用于对已入库未记明细账的产成品进行成本分配 作业简图 1.选择原材料仓 勾选上此条件，系统自动生成调单 2.点击确认 3.需检查还有没记账的单据，单 据记账完成后，弹出仓库平均单 价计算表 1.平均单价为空的，需手工录入账 2.点击确认，期末处理完成 4.取消期末处理，点 击 确认 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 9）产成品成本分配表界面图 4、月末结账（特别提醒月末结账需财务核算之后再进行）：进入月末结账窗口，显示月末结账月 份，选择月末结账，点击确认按钮，系统开始进行合法性检查。如果检查通过，系统立即进行结账操 作；如果检查未通过，系统会提示您不能结账的原因。 注意：A. 月末结账只能每月进行一次。结账后本月不能再填制单据。 B. 月末结账必须在库存系统、采购系统、销售系统结账后，存货核算系统才能进行结账。 C. 只能对当前会计月进行结账，即只能对最后一个结账月份的下一个会计月进行结账。 1.点击查询 2.选择成品、半成品仓 3.选择按生产订单号、批号进行分配 4.点击确认 6.录入模组、备品配 件的价格，系统自动 合计存货总金额 5.输出产成品成本分 配表，按订单在系统 外计算出成品、半成 品的成本 7.点击明细，弹出 入库为详细情况 8.点击分配 9.如果要清除已分配的成本数据， 点击清空，恢复产成品分配 点击明细后弹出的 入库详细情况列表 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 D. 月末结账之前用户一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果 E. 月末结账后将不能再做当前会计月的业务，只能做下个会计月的日常业务 F. 当某月账结错了时，可用取消结账按钮取消结账状态，然后再进行该月业务处理，再结账. 作业简图 （图 10）产成品成本分配表界面图 四、财务核算：系统在进行出入库核算后，下一步就要生成记账凭证。关于凭证的生成、修改、 查询操作在此完成。存货核算管理系统生成的记账凭证自动会传递到总账系统，实现财务和业务的一体化 操作。 1、生成凭证：生成凭证用于对本会计月已记账单据生成凭证，并可对已生成的所有凭证进行查询显示； 所生成的凭证可在账务系统中显示及生成科目总账 作业简图 （图 11）生成凭证选择查询条件界面图 作业简图 1.选择月末结账 2.点击确认 3.此提示确认月末结账已完成 4.本月结账完成后，若要取消结账， 需用下月的日期登录系统才能执行 1.选择，弹出查询条件界面图 2.选择仓位 4.点击确认，弹出未生成凭证单据一览表 3.选择日期 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 12）未生成凭证单据一览表界面图 （图 13）生成凭证界面图 作业简图 1.可全选全消单据 3.点击确认，弹出凭证生成界面 2.可单选单据 1.科目为空的需 手工录入 2.点击生成逐一生成凭证点击合成将所有 单据合成一张凭证 注：调拨单进行制单时，只能点击合 成按钮进行制单。对于其生成的出入 库单，则可以点击生成按钮进行制 单。 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 14）记账凭证界面图 业务规则： 产成品入库业务：产成品入库单制单时，借方取存货科目，贷方取对方科目中收发类别对应的科目。 普通销售业务：销售出库单制单时，借方取对方科目中收发类别对应的科目，贷方取存货科目。 发出商品业务：发出商品发货单制单时，借方科目取发出商品对应的科目，贷方取存货对应的科目。 材料出库业务：材料出库单制单时，借方取对方科目中收发类别对应的科目，贷方取存货科目。 调拨业务：调拨业务制单时，借方取存货科目，贷方取存货科目。 盘点业务：盘盈业务制单时，借方取存货科目，贷方取对方科目。盘亏业务制单时，借方取对方科 目，贷方取存货科目。 组装、拆卸、形态转换业务：制单时，借方取存货科目，贷方取存货科目。组装单制单时，组装单 的组装费将作为贷方的一条分录，其对应科目为组装费科目。拆卸单制单时，拆卸单的拆卸费将作 为贷方的一条分录，其对应科目为拆卸费科目。 其它入库业务：其它入库单制单时，借方取存货科目，贷方取对方科目中收发类别对应的科目。 其它入库业务：其它出库单制单时，贷方取存货科目，借方取对方科目中收发类别对应的科目。 入库调整业务：入库调整单制单时，借方取存货科目，贷方取对方科目。 出库调整业务：出库调整单制单时，贷方取存货科目，借方取对方科目 2、凭证列表：本功能用于查询本会计年度的存货核算系统的凭证。 1.点击保存 2.点击下一张，然后 再保存 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 注意： 在凭证列表中删除凭证，只是将总账系统中的凭证做作废处理。 总账中已审核的凭证不能删除。 系统只能对总账中的有效凭证和有错凭证进行删除。 即查询存货跌价准备所制的凭证可选择月份进行查询外，没有其他查询条件 作业简图 （图 15）凭证列表界面图 1.可以全选 2.选择条件过滤 3.点击确认4.点击可查询单据 5.点击可查询凭证 6.可全选单据 7.点击冲销：在凭证查询列表中，选择要冲销的凭 证，按冲销按钮，可将选中的凭证进行红冲 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 3、与总账对账：本功能用于存货核算系统与总账系统核对存货科目和差异科目在各会计月份借方、贷方 发生金额、数量以及期末结存的金额、数量信息 作业简图 （图 16）与总账对账界面图 注意： 系统可以进行数量核对、进行金额核对、数量金额全部核对，用户只需点击界面功能按钮最后的两 个核对方式选择按钮后再点击刷新按钮即可将核对结果显示。 对于核对结果是否两账相符，系统采用不同显示颜色加以区分，白色显示记录表示对账结果相平； 蓝色显示记录表示对账结果不平。 1.选择金额检查 2点击刷新 3.点击明细，弹出与总账 对账明细表 4.对账不平，需查明原因， 修改或调整单据，直至对 账相平 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 五、总账： 1.审核凭证：【路径】财务会计总账凭证审核凭证 作业简图 1.选择凭证 2.点击确定，列出凭 证 3.双击打开凭证 可以选择对照式审核凭证 4.对已审核的凭证取消审核，可直接弃审 这张凭证 确认可打开凭证 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 17）审核凭证界面图 注：A.对已作废的凭证不能复核 B.同一凭证，制单人与审核人同一人不能进行审核凭证 5.点击审核 6.审核后退出该张凭证 可直接点击上一张下一张 9.可以点击在这里批量审核与弃审凭证 8.可点击在这里审核与取消凭证 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 2 记账凭证：【路径】财务会计总账凭证记账凭证 作业简图 （图 18）凭证记账界面图 1.录入需记账的凭证范围，如 1 到 50 张录入 1-50 2.点击记账 可选择与弃选所有凭证 点击可查询记账报告 3.可选择预览、打印、输出凭 证 3.退出界面 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 3.查询与打印凭证：【路径】财务会计总账凭证查询凭证（打印凭证） 作业简图 （图 19）凭证记账界面图 （图 20）凭证打印界面图 1.录入查询条件 2.确认 1.录入凭证打印范围 2.设置打印格式 3.打印 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 4.科目汇总：【路径】财务会计总账凭证科目汇总 科目汇总可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。 作业简图 （图 21）科目汇总条件选择界面图 （图 22）科目汇总界面图 1.录入条件 2.汇总 3.点击专项，弹出科目汇总表专项明细 4.点击明细，弹出科目汇总表详细明细 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 5. 期末处理：【路径】财务会计总账期末处理 .转账生成 1.系统提供八种转账功能的转账生成 2.点击按钮，弹出结转设置 3. 点击按钮，选择科目 4.选择科目 5.确认 6.结转 7.确认，结转完成，生成转账凭证 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 （图 23）结转界面图 【操作步骤】 A. 选择【期末】-【转账生成】，显示“转账生成“界面，上面提供可供选择的转账方式； B. 选择您要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等），选择要进行结转的月份和要结转的凭 证。操作方法：在“是否结转“栏内选择是否结转，选中后显示不同的背景颜色。这里的转账凭证是 在转账定义中设置好的凭证。 C. 选择完毕后，按确定按钮，屏幕显示您将要生成的转账凭证。 D. 按首页上页下页末页可翻页查看将要生成的转账凭证。 E. 若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。 F. 当您确定系统显示的凭证是您希望生成的转账凭证时，按保存按钮将当前凭证追加到未记账凭 证中。 提示 由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账 凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。 单击八种转账功能选项右侧的 按钮，可调出相应的转账定义功能，对转账定义进行修改 8.保存转账凭证 9.在总账模块审核记账凭证 2 ERP 操作文件 文件编号版 本 A 作业指导书 财务部成本核算ERP 系统操作规范 页 数 共 9 页 生效日期 6.