办公室工作业务知识

办公室工作业务知识 【按】办公室是一个部门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要 位置，是办文、办公、办事、办会的主要平台。如何 围绕服务大局这一中心，注重 专业和理论 两方面学习，搞好政务、事务、财务三项服务， 发挥参谋助手、综合协调、督 查督办、后勤保 障四个作用，念好“宽” （眼界宽、思 维宽、胸襟宽）、 “严”（政治 严肃、管理 严格、纪律严明）、 “深” （学习深刻、调研深入、对策深化）、 “实”（为人踏实、 责任落实、工作 务实）、 “快”（运转快、反馈 快、督办快）“五字 经” ，追求“零差 错”，不让“ 中枢”成为“梗阻”，确保各项工作政令畅通，高效 运转，尤为重要。近日，市委、市政府制定下 发了关于开展机关作风整顿活动的实施意见。 现将市统计局党组书记、局长 高强结合市委、市政府出台的意见，不久前在全局干部职工 大会上所作的专题辅导报告办公室里无小事兼谈如何做好办公室工作刊发，以便使办 公室这个“窗口” 更加明亮，同时与同志们共勉， 进一步提升办公室工作水平。 办公室是一个部门办文、办公、办事、 办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛万 苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误，稍有 不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起，从基础做起，认真 做好政务、事务、财务、服务这四篇文章，充分发挥参谋助手、综合协调、督 查落实、后勤保 障四个作用，确保政令畅通、高效运转。 按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢 琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，坚持 “办公室里无小事” 的工作理念，形成 大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办” 的工作格局， 以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作，带动和促使局机关整体工作质量和水平的 提高。 一、内强素质，外塑形象办公人员必须具备“四种”功底 （一）着力锤炼“四种”素质 一要发扬忘我工作的作风。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础， 严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。要加强理论学习，坚定理想信 念，熟悉统计业务，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不 计个人得失，甘当无名英雄。 二要发扬实事求是的作风。坚持说实话、办实事，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说 话朴实、作风扎实、办事老实，不摆花架子，不做表面文章，凭真抓实干，靠真才实学， 求真功实绩。 三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时 性任务要经得起端详，提高一次工作完成率和工作质量精品率。 四要发扬雷厉风行的作风。对既定的各项目标、措施、任务落实要不折不扣、迅速到 位，绝不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对局领导交办的事情，要快办、办好；对县区反映的问 题，要认真分析，及时汇报；对上级下达的指示，要准确记录，及时传达。同时，要解放 思想，与时俱进，适应新形势，理清新思路，拿出新招数，开创新局面。 （二）着力塑造“四种”形象 一要树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”。 如果不会耍“笔杆子” ，就很难发挥更重要的作用。办公室人员成为“笔杆子” 应该做到 4 点： 一是勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难 写好材料。要坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、 解决问题能力，为写材料打下良好的基础。二是多实践。要写一手好材料，必须要有持之 以恒的精神，多想多思，多写多练，在实践中不断提高。要坚持自我加压，勇挑重担，多 写“大块头” 的材料，多记读书笔记，多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过 硬的“ 笔功 ”，成为名符其实的“ 笔杆子”。三是善观察。办公室工作的特殊性要求其工作人 员必须站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发 展走向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况；既要善于观察分析领导 的言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在“结合” 上做好文章，使 自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一个人综合素质的体现。写好材料既 需要有较高的文字表达水平，也需要有较高的政策理论水平，更需要吃透情况、熟悉业务。 这就要求办公室人员要注意研究经济，研究数字，研究问题，特别是对全年重点工作要跟 踪调查，掌握进度，这样写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性，避免大而 空。 二要树“活电脑”形象。一是知识要广。要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科 学、前沿知识都要有所涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书 ”和方方面面的“百事通” 。二 是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士，对国际、国内以及本地本部门发生的重要 事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反 馈，及时提供。三是情况要熟。办公室人员要做“有心人 ”，注意搜集整理各层面的情况， 成为领导的“资料库” 。对兄弟市州地好的经验和做法，注意搜集总结，并结合实际加以吸 收利用；对本地本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层 先进典型等要掌握具体，能够熟记在胸，做到心中有数。四是反应要快。坚持高效率，快 节奏，雷厉风行，立竿见影。对局领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事 特办，今日事今日结，不推诿扯皮，不拖拉散漫。 三要树“老黄牛”形象。一是敬业。办公室工作非常辛苦，加班加点是家常便饭，在这 里工作就要付出比别人更多的努力和艰辛。因此，办公室人员必须有强烈的事业心和责任 感，有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。 “老黄牛” 精神的实质就是干。在办公室工作尤其需要实干，花招是站不住脚的。办公室人 员要象“老黄牛” 一样，既要抬头看路，盯准目标方向，又要低头实干，靠实干取得政绩， 靠实干赢得领导和同志们的信任，靠实干树立良好的形象。三是诚信。诚信是人生第一大 财富，也是一个人思想品质的重要体现。办公室人员要以诚信为本，操守自重，一诺千金， 不说空话，更不允许欺上瞒下，弄虚作假。四是奉献。办公室工作辛苦，生活清苦。在办 公室工作本身就是对一个人党性、意志和品格的锻炼。办公室人员应该以苦为荣，安贫乐 道，真正耐得住清贫，抵得住诱惑，守得住防线。 四要树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到 脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤，就是要多动脑，多思考，特别要注意研究和思考一些事 关全局的重大问题和重点工作，理出一些规律性的东西，经常提出一些建设性意见和建议。 腿勤，就是要求办公室人员对负责的每一项工作要认真抓，多跑腿，加快工作节奏，提高 工作效率，确保工作落实。口勤，就是要对基层热情接待，不厌其烦；向领导多请示、多 汇报，争取支持；与同志多交流、多谈心，加强沟通。手勤，既要多办事，勤办事，会办 事，又要多写多练，不断提高文字表达能力，提高以文辅政水平。 二、统筹兼顾，善弹钢琴实践中要正确处理“四个”关系 办公室工作纷繁复杂，如何在“两眼一睁，忙到熄灯 ”的处境中理出一点头绪来，在工 作中争取一点主动，少一点被动呢？ 一要处理好大事和小事的关系。办公室管了许多事，有大事、也有小事。怎样处理好 大事和小事的关系？基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事 来做。作为办公室主任或人秘科长，首先应该把自己的主要精力放在协助局领导解决大事 上。局领导一个时期想什么问题，研究什么问题，需要提供什么信息，也就是办公室主任 或人秘科长同时期应该抓的大事。也就是说，应该适应决策层的要求来安排和组织办公室 的工作。特别重要的是，要千方百计替局领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。挡小事 不是不管大事，而是把小事揽过来，由办公室消化掉，不要使一些小事去干扰领导工作。 这样，办公室看起来办了一些小事，但让领导能集中精力抓大事，从某种意义上说，也是 抓了大事。 二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点 所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是要妥善处理好主动和被动的关系。一是 要具有善于主动参政的意识。办公室的工作比较接近局领导，对上级的精神、同级党委、 政府和部门一个时期的中心工作及领导的思想意图，一般来说能较早的知道。领导的思想、 意图都离不开上级的精神，离不开每个时期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情况，领导 的思想意图也是不难掌握的，这样就可以及时准确地为局领导提供情况，出主意，提建议。 二是要通过规范化变被动为主动。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的 行动，作为办公室可以建议局领导对工作实行长计划、短安排，用“碰头会” 或其它形式， 把一周或一个月的工作部署及每位局领导的工作安排，由办公室按周或按月排出日程安排 表，印发各位领导和各科室，并由办公室协调、组织、实施。同时还要注意多与省局、队 及市委、市人大、市政府、市政协等方面联系，加强联系和衔接。这样，不仅工作的计划 性和主动性增强了，而且办公室的工作也会主动许多。三是要注意总结办公室工作的规律 性。办公室工作虽然头绪多，但只要善于总结，都有规律可循，大事小事按照客观规律去 办，都会主动的。特别是在超前服务上多动脑筋、多想办法，把工作做细做实做精，被动 的问题就会迎刃而解。 三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务， 一是事务。而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想 又不知忙了些什么。别的科室年度述职时，一二三四，甲乙丙丁，一条一条明明白白，而 办公室的工作，一堆乱麻，理不出个头绪，没有一条能提得起、道得明。但是，无论是政 务，还是事务，都是办公室份内的工作，都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定 的。我局办公室按政务类和事务类作了较为明确的内部分工，将政务类与事务类工作分而 管之，政务和事务的关系问题得到了较好的解决，这样就不至于把主要负责同志缠在事务 堆里。但作为办公室主任或人秘科长，应该有全局观念、整体观念，眼睛不能只盯在办公 室这个小范围，主要精力应该放在配合局领导处理好关乎全局的政务工作上。办公室主任 或人秘科长分管一大摊子，要保证杂而不乱，有章法地工作，就要象毛泽东同志讲的那样 “会弹钢琴” ，按照办公室 “参谋、协调、服务”这个主旋律，奏出一个协调的乐章来。 四要处理好工作与学习的关系。办公室主任或人秘科长没有不忙的，可以说基本上没 有时间学习，真是“入不敷出”。怎么办？最好的办法是在工作中学习，在实践中学习。一 是要认识到学习如逆水行舟，不学则退，会无所作为。二是要善于抓住各种机会，向领导 学习，向同事学习。平时应注意学习领导同志观察分析和处理问题的方法；勤于发现、吸 纳同事的长处，善于取长补短。三是要利用各种文件、资料、信息，勤于思索，勤于积累， 学以致用，为用而学，不断充“电”，才不致落后。 三、创新服务，提高效率促使办公室工作向“五化”转变 如何进一步做好统计部门办公室工作？我个人的体会是必须在强管理、抓协调、重服 务、促高效上下功夫，只有这样，才能使办公室工作提高到一个新的水平，更好地适应统 计事业发展的需要。 （一）管理要科学化 管理出效率、出成绩。近年来，市统计局人秘科坚持了周一例会、事务值班、人秘科 长工作请示、信息报送督查、财务季报和目标管理考评 6 项制度，在作用发挥上尽职尽责， 积极主动，在事务管理上严格程序，力求规范，在任务落实上督办到位，扎实有效，在全 省统计系统办公室主任会议和全市党委秘书工作座谈会议上交流了经验。 一要强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有责任、有 任务，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。对临时性工 作要切忌同时交给同一职级的两个人。否则，就会出现“龙多不下雨” 、 “三个和尚没水吃” 等 相互推诿、互相扯皮的现象。即使不得已需要两位或多位同志办理同一工作时，也要讲明 责任，明确谁牵头，谁配合。二是量化考核。要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应 承担的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操 作性强。对事务性的岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定规范目标； 对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。三是靠实责任。对领导交办的任务要“热心 办、马上办、办得好”，不推拖、延误。把“办公室里无小事”的工作理念印在脑海，牢记每 一件事都牵涉大局，关乎局机关整体利益，必须时刻注意。 二要抓主保重。办公室工作的运转形态大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。 每项确定或不确定的工作都有相对稳定的办理方式和程序。对确定性的工作只要在总结经 验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对非确定 性的工作，主要是指局领导临时交办任务、应急工作和突发事件的处理等，除加强预见性 外，更重要的是要有灵活应变能力，做到“三巧”：巧筹划、巧运时、巧用兵。巧筹划，即 工作上分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上；巧运时，即合理运筹时间，既保证按 时完成任务，又做到忙而不乱；巧用兵，即运用分权、分责等办法，调动众人的积极性。 这样，工作再重、再急、再难，也可做到井然有序。 三要力求规范。提高办公室工作效率和服务质量，必须把加强制度建设、强化内部管 理、大力推进办公自动化放在突出位置，将各项工作纳入规范化轨道。一是规范行为。建 立健全各项规章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有 明确规定，做到有章可循。二是规范工作。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定 严格标准，使各项工作程序化；努力改进办公室工作条件，实现办公自动化、信息网络化。 三是规范机制。在办公室内部建立良好的选人、用人机制。在选人上，要严把“入口关” ， 真正将那些思想政治素质高、热爱办公室工作的同志充实进来；在用人上，引入竞争机制， 真正将那些埋头苦干，业务精湛，群众信得过，领导满意度高的同志安排到重要岗位上来。 （二）协调要规范化 协调是纽带、是桥梁。在具体工作中，我们始终坚持“两不” 、 “两多” 、 “两少”、 “五不让”。 “两不 ”，即 “鞍前”不越位， “马后”不掉队；“两多”，即事先多商请，事后多沟通； “两少”， 即少摆架子，少添乱子；“五不让”，即不让领导安排的工作在科里延误，不让办理的文件、 事务在科里积压，不让各种差错在科里发生，不让衔接的事项在科里断档，不让局机关的 形象在科里受损害。 一要发挥桥梁纽带作用。在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上报，既有纵 向的沟通，也要有横向的联络，充分发挥好办公室的桥梁纽带作用。这就要求我们必须找 准位置，选好切入点。办公室是窗口，代表着统计部门、统计队伍的形象，平时待人接物 的几句话、接电话的口气都关乎桥梁纽带的作用的发挥，确实没有小事。同时，督办、信 息、保密、文书处理等工作，对下都有管理、指导、协调职能，不仅要做好办公室自身工 作，还要拿出足够的精力去管理和指导面上的工作。安全保卫、后勤服务等工作，都需要 据情督查落实，杜绝出现不到位的问题。 二要发挥综合协调作用。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。情况综合、工 作协调、确实不容易。比如召开一次会议顶多半天、一天时间，但具体的协调、综合任务 提前数天就得着手准备，领导讲话要赶写，有关情况要搜集综合，开会时间、地点、参会 人员要协调，会后各县区的贯彻落实情况还要整理反馈，一环扣一环，环环不可少，少了 哪一个环节都会出问题。因此，综合情况角度要准，有理有据，准确可靠；协调工作要有 力度，横到边，竖到底，发挥最大效能。 三要发挥“一盘棋”作用。办公室是一个整体，要使这架机器正常运转，就需要各个岗 位和全体工作人员之间的相互合作。怎样做到相互配合支持、沟通协调呢？一是要搞好相 互之间的团结。没有全体人员思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就 没有好的工作基础和氛围，也不可能把工作做好。二是要加强在工作中的磨合，多信任， 多支持，多理解。要像运动员踢足球、打篮球一样，必须做到球到人到，配合默契，才能 取得好成绩。如果能在工作上达到这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一 个层次。 （三）服务要优质化 优质服务的关键是创新。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好服务方式的创新， 强化“ 三种意识” ，实现“三个转变”。 一要强化超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。一方面，要善于分 析、总结办公室工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增 强工作的计划性，科学规划工作，注重超前预测，既要想领导之所想，更要想领导之未想， 及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。 二要强化服务全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这要求办公室工作 人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，围绕中心工作想事、谋事、干 事，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局 工作的开展和落实。 三要强化优质服务的意识，实现按“惯例” 办事向开拓新局面转变。要优质服务，以实 现工作“零差错” 为标准，严谨细致地做好每一个环节的工作。特别是要克服墨守成规的经 验主义做法，面对不断发展变化的新形势，善于应变求新，尽可能堵塞工作上、制度上的 漏洞，为统计业务工作的顺利开展提供全过程的优质化服务。 （四）信息要超前化 信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。多年来，我们坚持按月编发以经济分 析、调研报告为主的庆阳统计和以发布各行业月进度数据为主的庆阳统计月报两 种信息内刊，在拓展信息资源上下功夫，在丰富咨询内容上做文章，在提升服务水平上求 实效，为领导决策、经济发展、社会需要提供了大量的经济社会信息资料。实践中要做好 信息工作，必须突出“三点” 、把握“ 三性”、抓好“三新”。 一在信息内容上应突出“三点” 。一是捕捉亮点。在实施“工业强市、产业富民”战略进 程中，全市、各县区、各行业、各部门的工作都卓有成效，但最重要的是要善于透过进度 数据寻觅亮点、通过调研反映综合的、行业的、部门的闪光之处。二是关注热点。不仅要 及时报送各行业经济社会发展的动态信息，而且要特别注意扣紧群众反映强烈、领导极为 关注的重大经济社会问题，超前编报苗头性、倾向性的预警信息。三是剖析难点。对重大 的经济现象，例如与西陇海西兰经济段的对接、长-环经济带的发展、油煤气产业的开发等， 要在深入调研的基础上，剖析问题及原因，有针对性地提出对策建议，帮助领导“解难” 。 二在信息质量上应把握“三性” 。一要有真实性。要全面准确反映客观现象，切忌随意 修饰、笔下生花，必须用事实和数据说话，避免掺杂个人主观成份，切实做到不渲染、不 遮掩、不扩大、不缩小，有喜报喜，有忧报忧，为领导提供真实可靠的信息。二要有时效 性。信息的时效性是关乎信息质量的重要因素。信息一经形成，提供的时间越短，其价值 就越大，而时间的延误，会使信息的价值衰减以至消失。同时，要充分发挥信息网络优势， 增强信息传输时效。三要有超前性。要从新情况、新问题中筛选信息，要从领导关心而亟 待解决的问题中透视信息，要从不同时间带倾向性和关键性的问题中过滤信息，做到靠前 提供，超前预警。 三在信息拓展上应抓好“三新” 。一要在发展、变化中抓新。要善于寻觅无形的新信息， 如观念转变、思想变化、作风改进