文秘高级资料 2

1 公文用纸采用 A4 型纸幅面尺寸 210mmX297. 天头 37mm 1 钉口 28mm 1 版心 156mmX225mm 2 公文格式各要素用 3 号仿宋体 字，每面排 22 行每行 28 个字并 撑满版心。 3 制版要求：版面干净无底灰， 字迹清楚无断划，尺寸标准，版 心不斜，误差不超过 1mm，双面 印刷页码套正，两面误差不超过 2mm 印品着墨实，均匀；字面不花， 不白，无断划。 应左侧装订，不掉页。两页页码 误差不超过 4mm.裁切误差 2mm 四角 90 度无毛茬或缺损。 订位两订外钉距边缘 70mm 误差 4mm 4 版头：公文首页红色分隔红以 上的部分。 5 主题：公文首页红色分隔线以 下，公文末页首条分隔线以上的 部分。 6 版记：公文末页首条分隔线以 下，末条分隔线以上部分。页码 位于版心外。 7 版头部分（份号，密级和保密 期限紧急程度，发文机关标志， 发文字号，签发人，版头中的分 隔线）份号：涉密公文用 6 位 3 号阿拉伯数顶格排在版心左上角 第一行。密级和保密期限用 3 号 黑体字顶格编排在版心左上角第 二行，之间用 隔开 8 紧急程度用 3 号黑体字顶格编 排在版心左上角。 9 发文机关标志居中排布，上边 缘至版心上边缘为 35mm 用小标宋 体字红色。 10 发文字号由发文机关代字，年 份，发文顺序号组成。 发文字号要编排在发文机关标志 下空二行位置，用 3 号仿宋体居 中排布；年份用六角括号发 文顺序号不加第字，数字后加号 字。 11 上行文发文字号居左空一字编 排，与最后一个签发人姓名处在 同一行。 签发人用 3 号仿宋体字，签发人 姓名用 3 号楷体字，居右空一字， 平行排列于发文字号右侧（编排 在发文机关标志下空二行位置） 。 一般每行排两个姓名。 版头中的分隔线位于发文字号下 4mm 处居中印一条与版心等宽的 红色分隔线。 12 主体部分（标题，主送机关， 正文，附件说明，发文机关署名， 成文日期，印章，附注，附件） 13 标题由发文机关全称，事由和 文种组成，用 2 号小标宋体字， 编排于红色分隔线下空二行，分 一行或多行居中排布，回行时要 做到词意完整，排列对称，长短 适宜，间距恰当，标题排列应当 使用梯形或菱形。 14 主送机关是公文的主要受理机 关，应当使用机关全称，规范化 简称或者同类型机关统称。编排 于标题下空一行居左顶格，回行 时仍顶格，最后一个机关名称后 标全角冒号。如主送机关名称过 多导致公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记。 15 正文是公文的主体，公文首页 必须显示正文。用 3 号仿宋体字， 编排于主送机关名称下一行，每 个自然段左空二字，回行顶格。 文中结构层次序数第一层黑体字 二层楷体字三层以上用仿宋字。 16 附件在正文下空一行左空二字 编排附件二字后标全角冒号 和附件名称。附件名称后不加标 点符号。 17 成文时间位于发文机关署名之 下，一般右空四字。 18 印章端正，居中下压发文机关 署名和成文日期，印章顶端应当 上距正文（或附件说明）一行之 内。 19 附件及顺序号用 3 号黑体字顶 格编排在版心左上角第一行。附 件标题居中编排在版心第三行。 20 版记中的分隔线与版心等宽， 首条分隔线和末条分隔线用粗线 (0.35mm)中间的分隔线 （0.25mm）.首条分隔线位于版记 中第一要素之上，末条与公文最 后一面的版心下边缘重合。 21 抄送机关用 4 号仿宋体字，在 印发机关和印发日期之上一行， 左右各空一字编排。 22 印发机关和印发日期用 4 号仿 宋体字，编排在末条分隔线之上， 印发机关左空一字，印发日期右 空一字，后加印发二字。 23 页码用 4 号半角宋体阿拉伯数 字，编排在公文版心下边缘之下， 数字左右各放一条一字线上距版 心下边缘 7mm 单页码居右空一字， 双页码距左空一字。 24 决定分类：指挥性，奖惩性知 照类。 25 决定特点：领导性，约束性， 稳定性。 26 决定的主体结构由标题。主送 机关。正文。发文机关署名。成 文日期和印章组成。 27 决定的标题由发文机关名称， 事由和文种组成。 （会议通过的决 定在标题的下方居中以括号注明 批准、通过的会议名称和会议通 过的日期） 28 决定的正文由决定的缘由，决 定事项和决定结语组成。 29 决定的标题应写明发文机关， 事由，文种。 30 决定的写作要求 1 标题要完整 规范 2 时间标注要准确 3 缘由要 准确，合理 4 事项要明确，清楚。 31 报告：是适用于向上级机关汇 报工作，反映情况，答复上级机 关询问的公文。 32 按报告内容分为 1 工作报告 2 情况报告 3 答复报告 4 报送报告 33 按报告的要求分为：呈报性和 呈传性报告。 34 报告的特点：1 单向性 2 陈述 性 3 建议性 35 报告的主体结构由标题、主送 机关、正文、发文机关署名、成 文日期和印章组成。 36 报告标题由发文机关名称，发 文事由，文种构成。 37 报告正文由报告缘由，报告事 项，报告尾语组成。 38 报告缘由交代报告的起因、理 由或目的、意义等是正文开头。 39 报告事项即主题内容，主要写 清基本情况、措施与办法、成效 与问题或经验与教训、打算与设 想。 40 报告的尾语：特此报告、以上 报告如有不妥，请指正、以上报 告如无不妥，请批转各地各部门 执行等语作结。 41 请示分为：1 请求指示的请示 2 请求批准的请示 3 请求帮助的 请示 4 请求批转的请示 42 请示的特点：针对性 2 呈批性 3 单一性 4 时效性 43 请示与报告的区别;1 行文时间 不同 2 行文目的和作用不同 3 篇 幅容量不同 4 对上级机关的要求 不同。 44 请示的主体结构由标题、主送 机关、正文、发文机关署名、成 文日期、印章构成。 45 请示标题由发文机关名称、发 文事由、文种构成。 46 请示正文由请示缘由、请示事 项和请示结束语构成。 47 请示结束语应另起段书写，常 用：1 当否，请批示 2 妥否，请 批复 3 以上请示，请予审批或以 上请示如无不妥，请批转各地区 部门研究执行等。 48 请示有附注（联系人和电话） 49 请示写作 1 一文一事 2 不得多 头请示 3 一般不能越级 4 不得直 接送交某个领导 5 语气要平实， 恳切（常用请、拟表达） 50 批复的特点 1 被动性 2 针对性 3 集中性 4 明确性 5 依据性 51 批复的主体结构由标题、主送 机关、正文、成文日期和发文机 关署名、印章组成。 52 批复标题由发文机关名称、发 文事由、文种组成 53 批复正文由引语、批复事项、 结尾组成 54 批复结尾用：此复、特此批复、 此复，望执行等。 55 批复写作要求 1 慎重及时 2 针 对请示答复 3 明确态度 56 通知是适用于发布、传达要求 下级机关执行和有关单位周知或 者执行的事项，批转、转发公文 的一种常用公文。 57 通知分类 1 发布性通知 2 指示 性通知 3 批转、转发性通知 4 知 照性通知 5 会议通知 6 任免通知 58 批转，转发区别：1 标题用语 有所不同。批转性标题为：批转 机关批转的文件名文种。转 发性标题为;转发机关转发文件 名文种 2 被批转和被转发文件 的来源不同。被批转的来自下级。 被转发的主要来自上级和不行隶 属机关。3 批转性的批转语要有 批转机关同意或批准等批示 意见。转发性的转发语中不需要 如此表态。 59 通知的特点 1 功能多样 2 运用 广泛 3 执行性强 4 时效性严 60 通知结构由标题、主送机关、 正文、发文机关署名、成文日期 和印章组成。 61 通知正文由通知缘由、通知事 项、通知要求构成 62 会议通知正文要写清;会议名 称、开会时间、地点、会议任务、 参加人员范围、人数，入场凭证， 报到时间及地点，与会人员须携 带的文件材料以及其他要求事项。 时间紧急注明紧急通知 63 通知写作要求：1 多为下行文， 具有较强的执行性 2 语言要求准 确 3 会议通知应注意时效性。 64 通报适用表彰先进、批评错误， 传达重要精神或者情况。 65 通报的种类 1 表彰性通报 2 批 评性通报 3 情况通报 66 通报特点 1 教育性 2 典型性 3 时效性 67 惩处性通报与惩处决定区别 1 对象不同（通报对象必须是典型 的人或事；处分是针对所有需给 予处分的人和事。2 内容性质不 同（通报常要求其他有关人员汲 取教训，采取有关措施，处分无 此类内容；处分中必须有明确的 纪律处分意见，通报不一定有） 3 发送范围不同：通报发送范围 广泛。处分一般只与当事人及有 关方面见面，很少普发。 68 通报写作要求 1 内容真实 2 决 定恰当 3 语言庄重 69 函是不相隶属机关之间相互商 洽工作、询问和答复问题，或者 向有关主管部门请求批准和答复 审批事项时使用的公文。 70 函的特点 1 使用的广泛性 2 行 文方向的多向性 3 内容的单一性。 71 函的主体结构由标题、主送机 关、正文、发文机关署名、成文 日期和印章构成 72 公函标题由发文机关名称、发 文事由和文种构成 73 去函的开头主要说明发函的缘 由，常先概括交代发函的目的、 根据、原因等然后用现将有关 问题说明如下：等过渡语。 函的结尾可用 1 即请函复 2 请函 复 3 特此函告 4 特此函复 5 此复 74 函写作要求 1 行文简洁明确， 用语把握分寸，语气平和，不要 倚势压人或强人所难，也不必奉 迎恭维 2 复函的行文要有针对性， 答复要明确 3 行文要及时，特别 是复函更应该迅速、及时，以保 证公务等活动的正常进行。 75 纪要是适用于记载会议主要情 况和议定事项的公文 76 纪要分为 1 办公会议纪要 2 专 项会议纪要 77 纪要特点 1 纪实性 2 综合性 3 指导性 4 称谓的特殊性 78 纪要主体由标题和正文、发文 单位署名、成文日期和印章 79 纪要标题由发文单位名称、会 议名称、文种组成 80 纪要写作要求 1 掌握会议的全 部情况 2 抓住要点，突出会议主 题 3 文字简洁明快 4 层次清晰， 脉络分明 81 计划：单位根据党和国家的有 关方针、政策以及上级的指示要 求，根据本部门实际情况，对未 来一定时间内要达到的目标或完 成的任务提出具体要求，制定相 应的措施和执行步骤，并写成系 统化、条理化的书面材料。 82 计划特点 1 目标性 2 预见性 3 客观性 4 规范性 83 计划的作用 1 明确奋斗目标 2 合理配置资源 3 加强行为约束 84 计划的结构由标题、正文落款 85 计划标题由计划的制定单位名 称、适用时间、计划事项及文种 四部组成。 86 计划的正文包括前言、任务和 目标、步骤及措施、结语等 87 计划写作要求 1 调查研究，实 事求是 2 内容具体明确，语言简 明扼要 3 针对性和灵活性 88 总结是对过去某一阶段的工作、 学习、生活、思想等加以回顾、 分析和研究，从中找出经验和教 训，引出规律性的认识，明确今 后努力方向，用以指导今后的工 作和学习的应用文体。 89 总结与报告区别;1 行文格式不 同；报告属党政公文一种而总结 是一般的事务性文书 2 说明要求 不同；报告只要求说明做了什么 工作，对今后工作的意见或建议 是什么，不许做任何评价和议论。 而总结必须说明做的怎样，并分 析原因，总结经验教训。 90 总结的特点 1 实践性 2 说理性 3 客观性 91 总结的作用 1 有利于提高认识 水平 2 有利于信息的交流 3 有利 于工作借鉴 4 有利于资料积累 92 总结的正文内容有 1 前言 2 主 体 3 结尾 93 总结写作要求 1 叙述、议论相 结合的表达方式 2 总结出个性 3 实事求是、一分为二 94 简报是在日常工作中用来汇报 工作、反映情况、传达信息、交 流经验的一种简明扼要的、带有 新闻性质和指导意义的事务性文 书。 95 简报分类 1 工作简报 2 信息快 报 3 情况反映 4XX 动态 5XX 信息 6 内部参考 7 送阅件等 96 简报特点 1 简 2 真 3 快 4 准 97 简报作用 1 便于领导机关掌握 情况，指导工作。2 便于平级机 关之间交流经验沟通情况。3 便 于向下通报情况传达上级意图 98 简报结构由报头、报核、报尾 99 简报写作要求 1 抓准问题，有 的放矢 2 材料准确，内容真实 3 简明扼要，一目了然 4 讲究时效， 反应迅速。 100 规章制度是在一定范围内为 规范人们的行为而制定的一种具 有法规性和约束力的文书。它是 国家法律、法令、政策的具体化， 是人们行动的准则和依据。 101 规章制度包括条例、规定、 办法、细则、章程、制度、规则、 规程、守则、公约等。 102 规章制度特点 1 约束性 2 程 序性 3 严密性 103 规章制度写作要求 1 依法制 定，按法执行 2 明确权限，严格 制定 3 内容明确，语言规范 104 合同是平等主体的自然人、 法人、其他组织之间设立、变更、 终止民事权利义务关系的协议。 105 合同作用有利于维护合同当 事人的合法权益和明确当事人的 权利、义务。 106 合同特点 1 合法性 2 平等互 利性 3 协商一致性 4 规范性 107 合同结构包括标题、首部、 正文、结尾 108 合同正文包括 1 引言 2 主要 条款（标的、数量和质量、价款 或酬金、合同履行的期限、地点 和方式、违约责任、解决争议的 方法） 109 合同写作要求 1 合法 2 合理 3 合格 4 完善、明确 5 做好调查 研究 110 意向书是双方或多方就合作 项目在进入实质性谈判之前，根 据初步接触所形成的带有原则性、 意愿性和趋向性意见的文书 111 意向书作用 1 有利于双方进 行下一步的实质性接触和谈判 2 可作为下一步实质性谈判客观的、 基本的依据。 112 意向书特点 1 目标的导向性 2 条款的原则性 3 行文的灵活性 113 意向书写作要求 1 关键问题 的要求要回避 2 承诺要慎重 3 意 向不越轨 4 重点突出、用词准确 114 招标书是招标人为了征招承 包者或合作者而对招标的有关事 项和要求做出解释和说明，利用 投标者之间的竞争而达到优选投 标人的一种告知性文书。 115 招标书写作要求 1 内容合法 合理、切实可行 2 重点明确、内 容周密 3 语言表述应简明、准确 116 投标书是投标人为了中标而 按照招标人的要求，具体地向招 标人提出订立合同的建议，是提 供给招标人的备选方案。 117 投标书写作要求 1 认识要客 观 2 内容要明确具体 3 行动要果 断 118 可行性研究报告是一种为拟 建设项目提供最终决策依据的文 书。 119 可研报告特征 1 具有预测性 2 具有系统性 3 具有论证性 120 可研报告作用 1 为决策者提 供项目决策的重要依据 2 为保证 资金来源提供保障条件 3 为提高 投资效益提供理论保证。 121 可研报告正文由概述、论证、 结论、附件组成。 122 可研报告写作要有明确的目 的和突出的重点；评价要客观公 正、全面深入；分析要有说服力， 论证要严密，文字要简炼。 123 文书处理的内容包括公务文 书的制作形成、传递、办理、管 理、立卷归档或销毁等环节。 124 文书处理制作过程包括拟稿、 审核、签发、复核、缮印、校对、 盖章等还包括对各种会议、汇报、 电话、重大活动的记录及整理等。 125 文书办理包括对文件的拟办、 批办、承办、催办、查办等 126 文书工作必须遵循实事求是、 准确规范、精简高效、安全保密 的基本原则，具体必须做到 1 准 确、周密，确保质量 2 及时、迅 速，注重实效 3 精简、求实，注 重效用 4 安全、可靠，确保国家 机密 5 认真、负责，加强统一管 理。 127 适用上行文有报告、请示等 2 适用下行文有决议、命令、通 知、通报、公告、通告、批复、 意见、纪要 3 适用平行文有通知、 议案、函 4 适用不相隶属机关的 只能用函。 128 收文办理程序包括签收、登 记、初审、承办、传阅、催办、 答复等。 129 发文办理程序包括拟稿、审 核和登记、签发、复核、缮印、 校对、用印或签署、分发、封装、 发送传递。 130 公文立卷原则;保存文件之间 的历史联系，区分保存价值，便 于保管和利用。 131 卷内文件数量是 50 张到 200 张之间，国标文件规定案卷的厚 度为 10、15、20 毫米三种。 132 公文立卷 1 按文件特征立卷 包括：问题特征、作者特征、名 称特征、时间特征、通讯者特征 和地区特征等六特征。 133 文书立卷步骤 1 将处理完毕 的文件集中在一起 2 拟分类大纲 或立卷类目 3 按照立卷类目和立 卷归档范围将文件一一归入到相 应的类别 4 将不需要立卷归档的 文件剔除另放一边，妥善保管 5 再次分卷 6 对夹入卷夹的各个文 件集合体，在小纸条上拟出一个 能够比较确切反映卷内文件内容 及特点的标题，即案卷标题 7 卷 内文件排列 8 编页码 9 填写卷内 文件目录和备考表 10 拆除文件上 的金属物 11 确定保管期限 12 案 卷排列 13 编案卷号 14 填写案卷 封面和卷脊 15 填写案卷目录。 134 文书归档新规则：1 整理单位， 以件取代卷 。将归档文件以 件为单位进行装订、分类、排 列、编号、编目、装盒，使之有 序化（一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件，正文于 附件为一件，原件与复制件为一 件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册为一件。 来文与复文可为一件。2 保管单 位，以案盒取代；案卷。档案 盒封面标明全宗名称，根据摆放 方式的不同，在盒脊或底边设置 全宗号、年度、保管期限、起止 件号、盒号等并可设置机构等选 择项，盒内文件不必装订。3 分 类方式，以年度、机构（问题） 、 保管期限取代六个特征。 135 文书归档基本程序一、编制 分类方案类目（一般 1 按保管期 限分类、2 按组织机构分类、3 按 问题分类）二、平时归整三、系 统整理(1 确定案盒内文件 2 对案 盒内文件编号 3 填写案盒各项内 容1 案盒内文件目录表（件号、 责任者、文号、文件题名、日期 页数和备注）2 备考表 3 案盒封 面、盒脊。四、移交归档 136 印章的使用 1 履行手续 2 监 督用印 3 用印登记 4 正确用印 137 接听电话技巧 1 必须及时 2 首先问候并通报 3 做好电话记录 4 正确处理电话的临时中断 5 学 会处理特殊电话 6 学会处理转接 电话 7 适时结束电话。 138 拨打电话技巧 1 尽量选择合 适的时间打 2 做好打前准备工作 3 准确拨号，耐心等待 4 及时自 我通报 5 准确陈述通话内容 6 如 通话临时中断或受干扰，应主动 回电话 7 运用语言技巧，及时结 束通话。 139 接受电子邮件主意 1 每天至 少检查一次邮箱 2 对收到有保存 价值的进行分类保存 3 需回复的 分别处理 4 及时删除垃圾邮件。 140 发送电子邮件注意 1 认真填 收信者地址 2 主题词一目了然， 吸引收件人翻阅 3 重要保密信件 要慎重 4 行文自由、便捷需要注 意礼仪 5 回复邮件要及时。 141 使用电话原则 1 态度要热情 周到，礼貌友好 2 表达规范正确 3 语言简洁明了 4 注意保密 5 注 意时间。 142 值班工作任务 1 安排值班人 员 2 承办临时事项 3 接待来访人 员 4 处理来电来函 5 处理突发事 件 6 协调安全保卫工作 143 值班要求 1 认真负责 2 热情 待人 3 遵守制度 4 做好记录 144 会议是为了达到某种目的， 有组织地召集人们商议事情、沟 通信息、表达意愿的行为过程。 145 会议的基本要素 1 会议议题 2 会议主持人 3 会议名称 4 会议 时间 5 会议地点 6 与会人员 7 会 议议程 8 会议组织者 146 会前筹备有 1 拟定会议议程、 日程 2 选择会议场地 3 布置会场 和安排座次 147 会议记录的重点应将主要讨 论的观点、决议、决定、重要的 声明、修正案内容、结论一字不 漏地记录下来。 148 会议记录的正文由首部、主 体、结尾。1 首部：会议概况； 会议名称；会议时间；会议地点； 会议列席和缺席情况；会议主持 人；会议记录人等。2 主体;会议 议题，发言人及发言内容，每人 的发言写一段；会议决议事项分 条列出，有表决程序的要记录表 决的方式和结果。3 结尾另起行， 写明散会并注时间。 （尾部右下方 主持人、记录人要签字。 149 会议简报要求 1 真实准确 2 短小精悍 3 快是质量体现 4 生动 活泼 150 会后需收集的文件资料 1 会 前准备并分发的文件，包括指导 性文件、审议表决性文件、宣传 交流性文件、参考说明性文件、 会务管理性文件；会议期间产生 的文件包括决定、决议、议案、 提案、会议记录、会议简报等； 会后产生的文件包括会议纪要、 传达提纲、会议总结等。