秘书实务论文-怎样当一名优秀秘书

八面玲珑七窍心八面玲珑七窍心 如何当一名优秀秘书如何当一名优秀秘书 正所谓“三百六十行，行行有秘书。 ” ，秘书作为各行各业都离不开的第三百六十一行， 在社会生活中处于非常重要的位置。想要做一名合格的秘书，可不是一件容易的事情，而 想要做到“优秀”二字更是难上加难。下面我们就一起来看一下， “优秀”秘书是怎样炼成 的。 所谓秘书，是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，为领导提供辅助性 工作和综合性服务，并能运用办公室工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。 简单概括起来就是“办事” 、 “办会” 、 “办文” 。 作为一名秘书应该具备以下一些基本能力：文字、语言沟通能力，综合协调与合作能 力，逻辑思维与分析能力。如果具备了以上能力，那么恭喜你已经是一名合格的秘书了， 但距离“优秀”二字尚有距离，且听我一一道来。 风度翩翩，温和有礼风度翩翩，温和有礼 秘书的形象一定程度上体现了一个公司的形象，那么好的仪容仪表对于秘书来说自然 是非常必要的。如果你不幸长得相貌平平甚至不太好看也不要着急，可以在着装与妆容方 面略加修饰，再注意一下自己的仪容仪态，一个彬彬有礼，落落大方的秘书就诞生了。 对于仪容仪表的要求总的来说是，发型要整齐美观，面容保持干净，着装得体协调。 秘书的着装要与场合相适应，有一定的目的性，符合自己的职业特征，注重自身的条件， 穿合适年龄，身材，肤色，气质的衣服，干净整洁却不夺人眼目为最佳，既给人留下了好 印象，也显得朴实低调，严谨庄重。女秘书还要化淡妆，这不仅仅是工作的需要，更是自 己的形象更加怡人，表现了对他人的尊重，最重要的是对自身职业的尊重。另外，注意自 己的站姿，坐姿，蹲姿，走姿都要雅观，并形成良好的习惯。 然而，得体的衣服和精致的妆容都不能替代礼貌在工作中的重要性。无论对直接领导 还是普通同事，重要的来宾还是陌生的访客，秘书都要注意自己的礼仪礼貌。秘书的礼仪 贯穿于整个工作过程中，有日常公务礼仪，接待和拜访礼仪，谈话礼仪和接打电话礼仪等 等。例如，在拜访他人时，事先要约好时间、地点，做好有关的准备工作，准时赴约，及 时告辞。接打电话时，态度要礼貌友好，注意礼貌用语；声音积极自然，语速音量适中； 通话简洁高效，三分钟为宜。总之，作为一名优秀的秘书，礼貌要得体而不做作,优雅而不 夸张，给人一种如沐春风的感觉。 卓有成效，尽责敬业卓有成效，尽责敬业 好的仪容和礼貌只是工作的一小部分，毕竟领导是叫你来做事的而不是当花瓶的，做 事才是工作的重头戏。当一名优秀的秘书，在办事情时就要注意到以下几点： 一、卓有成效，细心周到。当领导的秘书最起码要完成领导交给你的任务，但仅仅做 到完成是不够的，优秀的秘书还必须卓有成效并且超额完成。高效的执行力是领导最关注 的能力之一，它是一个人组织能力、协调能力、判断能力、预见能力和应变能力等综合作 用的结果，最能体现一个人的综合能力。要做到高效，首先要事先有计划，有效地利用时 间，选择最便捷的方法完成。其次，完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验，并 且积累相应经验，举一反三。最后，工作任务全部结束,或告一段落，要及时向领导汇报。 有时候你完成后领导可能还有进一步的指示，如果你不汇报领导可能会误以为你办事拖沓 没效率。 工作量加大了工作质量也不能忽视，因此，细心周到也是一名优秀秘书必备的品质。 要想到领导没有想到的，完成领导没有交代但必须完成的。例如，领导让你调查土豆多少 钱一斤，你不能只调查一家，而要货比三家；不能只调查今天的市价，而要调查多天的行 情，并进一步推测出之后的价格走势；不仅要关心价格，也要关心性价比买的数量多 了，也许有优惠等等，都是你要从“土豆多少钱一斤？”这一小小问题发散出来的。如此 看来，一颗七窍玲珑心能让你的工作更加有成效。另外， “行百里者半九十。 ” ，领导交代的 事虽然不是每一件都非常重要，但是每一件都得办好，尽量做到尽善尽美。十件事做对了 九件不会受表扬，做错了一件就有可能挨批评。 二、活跃思维，出谋划策。孔子云“不在其位，不谋其政。 ”这句话唯一不合适的就 是秘书这一行业，正相反，我们是要想领导之所想，急领导之所急。优秀的秘书在办事时， 事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究，勤于思考,把有用的、急需的信息情况和深 思熟虑的想法、建议提供给领导,超前地、有效地为领导当好参谋。另外，当领导的决策有 误时，也应当委婉地指正。 三、准确判断，从权从急。一名优秀的秘书还要有一定的判断力，重要的事情请示， 紧急的事情先办。但最重要的是你能准确地判断出那些事情是重要的，哪些事情是紧急的。 例如，过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作。一个优秀的秘书应该对自己的领 导比较熟悉；如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般 情况先都能判断自己是不是应该过滤，用什么方法过滤。 四、有责任感，有敬业心。这是作为秘书最重要的品质，也是优秀秘书区别于一般秘 书的重要特征。作为一个秘书，知识、能力固然重要，但具备能力而消极怠工是不可取的。 做了秘书，就不能像其他员工一样踩点来，到点走，而要有牺牲个人精力和时间的觉悟。 罗斯福是这样谈他的秘书洛布的：我的工作时间是没有规律的，当我在办公室外想要工作 时，洛布是我能够找到的唯一的一名速记员或秘书，洛布是愿意牺牲一切生活以满足其领 导需要的人。作为领导的秘书，要“揽事而不躲事” ，对于一些与领导密切相关,领导又 顾及不到的事情,也要主动承揽,不能一推了事或是一躲了之。“揽事”与“揽权”不同, “揽事”体现了工作的责任心, 八面玲珑，心有所属八面玲珑，心有所属 人们心目中的优秀秘书应该是在领导和同事之间能建立和谐型的工作环境氛围，在领 导和客户（来宾）之间能起到帮助和缓冲的作用，可谓是八面玲珑，长袖善舞。一个优秀 的秘书能在如此复杂的关系中如鱼得水，必须要有很好的沟通能力，察言观色，灵活多变， 礼貌友善，谦虚谨慎，适应力强，不卑不亢。这不是让人变得圆滑而狡诈，学会真诚才能 赢得信赖。待人接物掌握分寸，自信而不自负，认真而不较真，正直而不刻板，勇敢而不 鲁莽，坦荡而不轻狂，赞美而不虚伪，谦和而不自卑，拒绝而不冷漠。 优秀的秘书对于领导要奉献自己的忠诚。古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握 大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。病 从口入，祸从口出。对公司、对领导要忠诚，不对无关的人随便说出公司的事情，不对同 事随意提到领导的工作计划。 有条不紊，心细如发有条不紊，心细如发 秘书除了要“办文” 、 “办事”之外，还要“办会” ，办会时要想做到有条不紊，是有 一定规律可循的。会前，要做好与领导的沟通，明确会议的目标，时间，地点，参加人员， 会议流程，并提出相应的具体的方案，还要拟定应急方案来应对突发状况。会中，要做好 接待工作，安全工作，后勤工作，做好会议记录，维持会场秩序，保证会议的顺利进行。 会后，要安排与会人员离场，清理会场，撰写会务纪要、会议宣传、会议总结，并及时把 结果反馈给领导，相应的文书及时立卷归档。会务工作有固定的程序，看似简单，实际操 作起来很可能有各种突发状况，优秀的秘书能细心地提前预测到，就不会疲于应付，手忙 脚乱。 磨砺自身，终身学习磨砺自身，终身学习 一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质，复合型人才更能胜任这一职业，甚 至可以说是“全能型”秘书。例如外语，计算机，管理学，会计学等等方面的基础知识， 都是秘书必不可少的装备，有时候还