关于招投标文件资料的管理办法10.02.25(精).doc

关于招投标文件的管理办法为了确保公司的招投标文件资料管理工作的系统化和规范化，确保资料的适时收集和整理，避免随时间的延长而将重要的资料丢失，方便公司各部门随时借阅，提高工作效率，结合公司的实际情况，特制定该管理办法。一、指定专人管理根据实际情况，公司在技术部成立资料室并指定由技术部专人担任公司各类技术文件的管理工作，并负责按照本办法对公司各个项目的招投标文件资料进行规范和系统的管理。二、招投标资料管理范围1招标资料：招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件。2投标资料：投标文件，即：设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、商务标、技术标、经济标等。（包括纸质文件和电子版文件）。三、招投标文件的收集（一）招标阶段1无论公司任何部门、任何人取到招标文件或其他相关文件后，应立即交与市场部，由市场部根据招标文件的要求，复印相关内容，分发到各投标相关部门。2分发之后，市场部负责将原版的招标文件及其他相关文件三日内移交技术部档案室，由档案室人员签收、分类、整理、归档。3任何部门人员从技术部借阅招标文件原件，都必须严格遵照技术部制定的借阅程序，须经技术部经理签字批准后方可借阅。4已存档的文件缺少或丢失由技术部负责，未及时存档文件缺少或丢失并给公司的投标工作造成损失由市场部负责，已借出的文件缺少或丢失由借阅人和该部门主管经理负责。（二）投标后1无论中标与否，各参与投标的部门在向市场部送交投标资料时应备份，并由市场部整理、收集，确认完整后五日内将整套投标文件移交技术部存档。2参与投标的相关部门，不得私自从市场部借出备份文件，市场部将招投标文件资料移交技术部后，有关部门方可根据需求从技术部登记借阅，借阅人应有部门领导的签条（见样条）。3市场部领取中标通知书后，应即刻交与技术部档案室存档，使用时按借阅制度借阅和归还。（三）中标图纸的发放和存档1根据惯用的招投标程序，凡甲方或招标公司发放的正式的施工图纸，由市场部取回后，必须在技术部档案室存档一份备用图纸，给公司各部门借阅提供方便。2对于公司自行设计的施工图纸，同样按照上述规定自觉执行。3甲方、招标公司发放的正式图纸（盖有报审章或甲方签字认可）存档后，不得随意借出、涂改。如需要，可临时翻阅或复印，复印者应在文件借阅处登记。4上述要求会给公司在中标后的决策、设计、施工、设计变更，施工变更以及决算工作提供依据。四、存档后招投标文件的管理1招投标文件资料由专人负责管理，按照日期，项目、及不同的性质进行整理、分类、登记、存档备案，负责对存档文件资料的定期整理和检查，负责统计文件借阅登记及归还情况，确保文件的完好性和有效性。2所有招投标资料由专人统一管理，因工作原因需要借阅招投标资料，要明确责任人和使用期限，并持有部门领导的签条，使责任明确化、具体化，以保证资料的完整和如期归还。使用期间，使用人要保证资料的完整和清洁，造成破碎和丢失的要追究相应的责任。3报废的资料严格按照销毁和监销制度进行销毁。4公司职员调离或离开之前，要到技术部签字确认是否有借阅记录，如有借阅，要将所借阅的文件资料完整归还，负责人签字后方可离开。5技术部专职资料员应遵守资料保密的原则，公司文件不得外借、刻录、所使用