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泵站精细化管理 之档案管理 刘老涧闸站管理所2015年10月22日 1 2 3 4 5 6 7 目录 一 技术档案管理 第一节一般规定水利工程技术档案是指经过鉴定 整理 归档后的工程技术文件 产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过程 包括工程建设 管理运用全过程所形成的应归档的文字 图纸 图表 声像材料等以纸质 胶片 磁介 光介等不同形式与载体的各种历史记录 是工程管理的重要依据之一 水利工程技术档案的收集 整理 归档应与工程建设 管理同步进行 各工程单位应明确专人负责档案的收集 整理 归档工作 以确保档案的完整 准确 系统 真实 安全 工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范 并按要求进行档案的整理 排序 装订 编目 编号 归档 确定保管期限 按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作 工程技术档案应设立专门的档案室 由专人负责管理档案 档案室应按档案管理要求设置档案管理库房 阅览室 应按档案保存要求采取防霉 防虫 防小动物 防火 避光措施 并按规定每年组织档案验收和移交 第二节档案收集工程技术文件分为工程建设 包括工程兴建 扩建 加固 改造 技术文件和工程管理技术文件 包括运行管理 观测检查 维修养护等 1技术档案收集要求1 1工程建设技术文件 是指工程建设项目在立项审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等以纸质 胶片 磁介 光介等载体形式存在的全部文件 按 江苏省水利厅基本建设项目 工程 档案资料管理规定 的要求 从立项开始随工程进程同步进行收集整理 建设单位应在工程竣工验收后3个月内 向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的工程建设技术文件 1 2工程管理技术文件 是指工程建成后的工程运行 工程维修 工程管理全过程中形成的全部文件 应包括 工程管理必须的规程 规范 工程基本数据 工程运行统计 工程大事记等基本情况资料 设备随机资料 设备登记卡 设备普查卡 设备评级卡等设备基本资料 设备大修卡 设备维修养护卡 设备修试卡 设备试验卡等设备维护资料 工程运用资料 工程维修资料 工程检查资料 工程观测资料 以及工程管理相关资料 防洪 抗旱方面的文件 消防资料 水政资料 科技教育资料等 2工程管理技术档案收集内容工程管理技术文件按要求与工程检查 运行 维修养护等同步收集 收集内容主要有 2 1工程基本情况登记资料 根据规划设计文件 工程实际情况 运行管理情况及大修加固情况编制 包括泵站工程平面 立面 剖面示意图 泵站基本情况登记表 水位流量关系曲线 垂直位移标点布置图 测压管布置图 伸缩缝测点位置结构图 上下游引河断面位置图及标准断面图等 2 2设备基本资料 其中设备登记卡 设备评级资料 消防资料按要求填写 2 3设备维修资料 2 3 1设备修试卡内容应包括检修原因 检修部位 检修内容 更换零部件情况 检修结论 试验项目 试验数据 试运行情况 存在问题等 2 3 2大修资料应包括实施计划 开工报告 解体记录及原始数据检测记录 大修记录 安装记录及安装数据 大修使用的人工 材料 机械记录 大修验收卡 大修总结 2 3 3大修总结主要记载大修中发现和消除的重大缺陷及采取的主要措施 检修中采用的新技术 新材料情况 对设备的重要改进措施与效果 检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施 检修后对设备的评估 对试验结果的分析以及结论 2 4工程运用资料 包括运行记录 操作记录 工作票 巡视检查记录 工程运行时间统计等 填写用黑色水笔 内容要求真实 清晰 不得涂改原始数据 不得漏填 签名栏内应有相应人员的本人签字 2 5工程维修资料 包括工程维修养护 防汛急办等项目的资料 具体内容应执行 江苏省骆运水利工程管理处工程维修养护项目管理办法 2 6检查观测分检查 观测两部分 检查包括工程定期检查 汛前 汛后检查 水下检查 特别检查 安全检测 观测包括垂直位移观测 测压管水位观测 伸缩缝观测 裂缝观测等 检查应有原始记录 内容包括检查项目 检测数据等 检查报告要求完整 详细 能明确反映工程状况 观测原始记录要求真实 完整 无不符合要求的涂改 观测报表及整编资料应正确 并对观测结果进行分析 其他资料按相关要求进行编制 第三节档案整理归档工程技术文件整理应按项目整理 要求材料完整 准确 系统 字迹清楚 图面整洁 签字手续完备 图片 照片等应附相关情况说明 1工程技术文件组卷要求1 1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 法律性文件手续齐备 符合档案管理要求 1 2工程建设项目按 江苏省水利厅基本建设项目 工程 档案资料管理规定 的要求组卷 施工文件按单项工程或装置 阶段 结构 专业组卷 设备文件按专业 台件等组卷 管理性文件按问题 时间或依据性 基础性 项目竣工验收文件组卷 设计变更文件 工程联系单 监理文件按文种组卷 原材料试验按单项工程组卷 1 3工程管理按类别 年份 项目分别组卷 卷内文件按时间 重要性 工程部位 设施 设备排列 一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 1 4案卷及卷内文件不重份 同一卷内有不同保管期限的文件 该卷保管期限按最长的确定 1 5工程技术文件的分类及档号工程技术文件分类以工程为基本单位 1级类目工程代号 2级类目分为 01基本建设 02工程管理 03防洪 抗旱 04消防 05水政 06科技教育 07水利普查 08其他等 3级类目按各2级类目下包含的项目内容编制 01基本建设 下分01原建 02 一次 加固 改造 03 二次 加固改造 包括江堤达标等附属工程 02工程管理 下分01管理性文件 规程 规范 02工程基本资料 03设备基本资料 04设备维修 05设备修试卡 06设备试验 07工程运用 08工程维修 09工程检查 10工程观测等 各工程单位可根据工程档案情况增设4级类目 但档号层次不宜过多 工程单位可根据工程档案情况进行增加2级类目 3级类目的内容 2案卷编目2 1案卷页号有书写内容的页面均应编写页号 单面书写的文件页号编写在右上角 双面书写的文件 正面编写在右上角 背面编写在左上角 图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方 成套图纸或印刷成册的文件 不必重新编写页号 各卷之间不连续编页号 卷内目录 卷内备考表不编写目录 2 2卷内目录主要由序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号和备注等组成 2 3卷内备考表主要是对案卷的备注说明 用于注明卷内文件和立卷状况 其中包括卷内文件的件数 页数 不同载体文件的数量 组卷情况 如立卷人 检查人 立卷时间等 反映同一内容而形式不同且另行保管的文件档号的互见号 卷内备考表排列在卷内文件之后 2 4案卷封面主要内容有 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级 档案号等 案卷脊背 填写保管期限 档案号和案卷题名或关键词 保管期限可采用统一要求的色标 红色代表永久 黄色代表长期 绿色代表短期 需移送上级单位的档案 案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写 移交后由接收单位统一正式填写 3案卷装订要求3 1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式 图纸可不装订 但同一项目所采用的装订形式应一致 文字材料卷幅面应采用A4型 297mm 210mm 纸 图纸应折叠成A4大小 折叠时标题栏露在右下角 原件不符合文件存档质量要求的可进行复印 装订时复印件在前 原件在后 3 2案卷内不应有金属物 应采用棉线装订 不得使用铁质订书钉装订 装订前应去除原文件中的铁质订书钉 3 3单份文件装订 图纸不装订时 应在卷内文件首页 每张图纸上方加盖 填写档号章 档号章内容有 档号 序号 3 4卷皮 卷内表格规格及制成材料应符合规范规定 4档案目录及检索档案整理装订后 应按要求编制案卷目录 全引目录 案卷目录内容有案卷号 案卷题名 起止日期 卷内文件张数 保管期限等 全引目录内容有案卷号 目录号 保管期限 案卷题名及卷内目录的内容 4 1案卷号 分档案室编和档案馆编 工程单位编写的案卷号填写在 档案室编 栏内 4 2案卷题名 填写案卷封面编写的题名4 3起止日期 填写案卷内文件的起止日期 以起始日期最早的卷内文件为案卷起始日期 以终止日期最晚的卷内文件为案卷终止日期 起止日期应用8位编码方式填写 4 4卷内文件张数 卷内文件有书写内容的页面即编写页号的均应统计张数 卷内文件张数不含卷内目录和卷内备考表 4 5保管期限 以卷内文件保管期限最长的保管期限作为案卷保管期限 5归档要求5 1管理所每年年底至第二年1月需将当年的工程技术资料档案进行整理 装订 归档 5 2工程运行资料每年年底 由各工程管理单位对一年的运行情况进行统计填表 由本单位 处科技档案室分别存档 5 3工程大事记按要求每年年底进行汇总整编 5 4工程观测资料按要求每年年底在管理处进行整编 整编后各工程管理单位应及时将观测报表归档 次年年初参加过省厅组织的全省水闸泵站观测资料整编后 及时将观测资料 成果归档 5 5工程检查资料按要求在汛前汛后检查之后及时整理装订 5 6工程维修养护资料在每项目工程竣工验收后 进行整理 装订存档 5 7工程基本建设档案由工程建设管理单位相应的负责人进行审查 审查内容主要包括 档案应完整 无缺项 漏项 内容正确 签字 盖章手续完备 档案编目应齐全等 5 8每年年底考评时应检查各工程单位工程资料归档情况 管理处汛前检查时 同时进行工程资料档案管理的检查 第四节档案验收1档案验收水利基建项目档案的验收在工程竣工验收之前按 江苏省水利厅基本建设项目 工程 档案资料管理规定 的要求执行 1 1工程基本资料 设备基本资料在工程兴建 加固 改造等通过工程竣工验收 由管理单位接收管理后进行整理 并填写相应的表格 整理完成后由工程管理单位负责人进行审查 待达到资料验收要求后 由处相关科室参加验收 只要工程 设备或填写的表格没有新的变化 就不需再进行年验收 1 2设备维修资料 试验资料 工程检查资料验收 由工程管理单位负责人 或技术负责人 进行审查 保证资料达到验收要求 每年年底由有关科室参加验收 1 3工程维修养护资料在每个项目工程竣工时 由管理所进行整理装订 在竣工验收前将资料交管理处相关科室检查验收 对工程资料达不到验收要求的需限期整改 直至整改合格 方可进行工程竣工验收 凡工程资料不合格者 工程一律不得验收 工程竣工验收后 各管理所应及时将工程资料归档 每年年底由相关科室参加对当年所有工程维修养护资料及存档情况进行全面验收 1 4工程运用资料每月由工程管理单位负责人 或技术负责人 进行审查 年底由有关科室进行验收 1 5工程观测资料每年年底进行资料整编 整编后及时存档 由相关科室进行验收 1 6防洪 抗旱 消防 水政 科技教育及其他资料应及时存档 每年年底由相关科室进行验收 第五节档案保管1档案室要求1 1档案室要求档案库房 阅览室 办公室三室分开 应配备专用电脑 实行电子化 信息化管理 档案室应建立建全档案管理制度 档案管理制度 档案分类方案应上墙 1 2档案库房 应配备温湿度计 安装空调设备 以控制室内的温度 14 24 为宜 日温度变化不超过 2 湿度 相对湿度控制在45 60 室内温湿度宜定时测记 一般每天两次 并根据温湿度变化进行控制调节 1 3档案柜架应与墙壁保持一定距离 一般柜背与墙不小于10厘米 柜侧间距不小于60厘米 成行地垂直于有窗的墙面摆设 便于通风降湿 1 4新建房屋竣工后 应经6 12个月干燥方可作为档案室 将档案入库 1 5档案库房不宜采用自然光源 有外窗时应有窗帘等遮阳措施 档案库房人工照明光源应选用白炽灯或白炽灯型节能灯 并罩以乳白色灯罩 1 6档案库房应配备适合档案用的消防器材 定期检查电器线路 严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品 2档案保管要求2 1档案保管要求防霉 防蛀 定期进行虫霉检查 发现虫霉及时处理 档案柜中应放置档案用除虫驱虫药剂 樟脑 并定期检查药剂 樟脑 消耗情况 发现药剂消耗殆尽应及时更换药剂 以保持驱虫效果 2 2档案室应建立健全档案借阅制度 设置专门的借阅登记薄 一般工程单位的档案不对外借阅 本单位工作人员借阅时应履行借阅手续 借阅时间一般不应超过十天 若需逾期借阅的 应办理续借手续 档案管理者有责任督促借阅者及时归还借阅的档案资料 2 3档案室及库房不应放置其他与档案无关的杂物 档案室及库房钥匙应由档案管理员保管 其他人员未经许可不得进入档案库房 需借阅档案资料时 应由档案管理者 或在档案管理员陪同下 查找档案资料 借阅者不得自行查找档案资料 2 4过了保管期的档案应当鉴定是否需要继续保存 若需保存应当重新确定保管期限 若不需保存可列为待销毁档案 2 5保管期限低于五年的工程档案资料 工程管理单位可自行销毁 销毁前应填写档案销毁清单 上报处工管科待批准后方可销毁 其他过期待销毁的工程技术档案应移交处工程技术档案室进行档案鉴定 确认需销毁的档案应填写档案销毁清册 交由领导和档案内容相关专业的专家组成的档案销毁专家鉴定组进行鉴定后集中销毁 2 6对已更换不用的旧设备的资料和工程更新改造后 工程单位已不使用的工程技术资料应移交处工程科技档案室保存 对于旧设备资料的重复件 处工程科技档案室可将其列入待销毁档案 经鉴定后集中销毁 二 技术档案管理制度第一节技术资料存档制度1凡加固改造 重大岁修项目 维修工程的资料 工程结束后一个月内整理成册 交处资料室二份存档 自存一份 有必要保存的原始数据记录整理后装订成册 原件交处资料室存档 复印件存于本单位 2凡大修项目在工程完工后将施工时间 批准经费 完成经费 大宗材料 完成工程量等填写在 大修报告书 中 交处资料室一份 自存一份 3每年工程观测整编资料 含机组运行情况 交处资料室一份 自存一份 各观测项目原始记录交处资料室保存 4设备技术资料为设备的随机资料 检修资料 试验资料 设备检修记录 蓄电池充放电记录等应在工作结束后由技术人员认真整理 编写总结 及时归档 运行值班记录 交接班记录等必须在下月月初整理 装订成册 年底将本年度所有的试验记录 运行记录 检修记录等装订成册 保证资料的完整性 正确性 规范性 第二节技术档案管理制度1技术资料应分类 装订成册 按规定编号 存放在专用的资料柜内 资料柜应置于通风干燥处 并做好防潮 防腐蚀 防霉 防虫和防污染 同时应有防火 防盗等设施 2工程基本资料永久保存 规程规范可保存现行的 其他资料应长期保存 3已过保管期的资料档案 必须经过主管部门领导 有关技术人员和本单位领导 档案管理员共同审查鉴定 确认可销毁的 造册签字 指定专人销毁 4技术档案应专人管理 人员变动时应按目录移交资料 并在清单上签字 同时得到单位领导认可 不得随意带走或散失 第三节技术档案查阅制度1单位技术档案资料一般不对外 外单位一律到处资料室查阅 2本单位 本处有关人员需查阅时 须在本单位办公室内查阅 3查 借阅档案者 必须爱护档案 保证档案完好无损 严禁撕毁 拆卷 划线 画圈 涂改 剪页 水湿 烟烧等 4遵守保密规则 所查 借阅的档案材料 未经有关领导同意 不准复制和对外公布 5档案一般不外借 确需借出利用 应经主管领导同意 办理借阅手续后 方可借出 但必须按期如数归还 6凡查 借阅档案资料 均应登记清楚 并记录存档 第四节技术档案复制制度1本单位职工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批 本单位职工复制本职工作范围以外的档案 需经有关业务部门负责人同意 复制机密档案材料须经所档案员和分管档案工作的所领导审批后方可复制 2外单位一般不予复制 确因工作需要应持单位介绍信 经档案员同意方可复制 3复制后要及时进行登记 第五节技术档案统计制度1档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象 以表格 数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状 发展过程及其一般规律性的工作 2统计作用 档案统计工作 为制定档案工作的方针 政策 编制档案事业发展规划 开展档案科学研究 进行定性分析与定量分析 提供科学的依据 3统计内容 对档案的收进 移出 整理 鉴定 保管数量和状况 以及档案的构成 利用 机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计 4统计任务 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查 统计分析 提供资料 实行统计监督 5统计对象 对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计 6统计方法 档案统计工作 必须把零星的个别的原始资料 进行综合整理 使之成为能反映整体现象的资料 再进行分析和研究 总结出典型性的经验教训 以提高档案的科学管理水平 7按期统计 平时必须积极收集资料 做好单项的统计 半年必须做好各项工作的初步统计 年终必须进行全面的系统的统计 8资料室专人统计 统计人员 熟悉统计业务 掌握统计资料 数字统计连贯 准确统计数字 按时统计上报 第六节技术档案销毁制度1档案的销毁 是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理 2档案销毁 必须按照国家规定档案销毁的标准 严格进行鉴定 3经过鉴定确需销毁的档案 必须写出销毁档案内容分析报告 列出档案销毁清册 4档案销毁 必须严格执行审批制度 履行批准手续 5批准销毁的档案 应及时焚毁 且要有两人鉴销 销毁完毕 鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章 6档案的销毁 必须在相应的 案卷目录 档案总登记簿 和 案卷目录登记簿 上注明 已销毁 第七节档案工作岗位责任制1分管档案工作的所领导职责1 1组织全所性的宣传 贯彻 执行 中华人民共和国档案法 和上级关于档案工作的各项方针政策的活动 1 2加强对档案工作的领导 将档案工作纳入整体发展计划 列入议事日程 督促分管部门按上级和档案部门要求做好应做的工作 1 3关心档案工作和档案室的建设与发展 从人力 物力 财力上给予支持 及时解决工作中的重大问题和困难 改善工作条件 使档案工作与所内各项工作协调发展 2分管档案工作的部门领导职责2 1配备具有较好政治业务素质的专 兼 职档案人员 并保持相对稳定 2 2将档案工作纳入本部门的议事日程 每半年研究一次档案工作 帮助专 兼 职档案人员解决工作中的实际困难 2 3组织本部门人员学习档案法规 执行所内档案工作的规章制度 2 4疏通渠道 严格制度 督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累 积极配合专 兼 职档案人员的归档工作 2 5协同档案室监督 检查本单位文件材料预立卷 整理组卷 归档验收及档案鉴定工作 2 6负责检查本单位专 兼 职档案人员履行档案岗位职责情况 3专 兼 职档案人员职责3 1熟悉所藏档案资料的情况 主动了解本单位各项工作对档案资料的需要 积极做好提供利用工作 3 2努力钻研档案管理和科技专业知识 提高档案管理水平 更好地为工程管理服务 3 3承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案的具体工作 3 4编制必要的档案检索工具和参考资料 注意收集 宣传利用技术档案 资料的效果 3 5对设施 设备的设计 竣工资料 图纸等进行分类整理 3 6负责收集 整理 保管和统计本单位的技术档案 推行部门立卷工作 整理需要归档的技术文件材料和确定保管期限 3 7逐步实现技术资料的微机化管理 3 8编制必要的档案检索工具和参考资料 注意收集宣传利用技术档案资料的效果 3 9协助其他技术干部搞好汛前 汛后的检查 观测及资料整编 归档工作 对所有报告 报表及运行 检修 水情等资料进行搜集整理 并登记入册 3 10负责设备台帐的录入 整理和管理工作 3 11做好资料借阅的登记工作 借阅资料归还时做好详细的检查工作 3 12充分利用现代化网络资源 逐步实现资料区域共享 3 13服从工作安排 按时完成部门领导分配的其它工作 三 技术档案保管期限 四 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定1文件材料归档范围1 1反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 对本单位工作具有利用价值的文件材料 1 2需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 1 3其他对本单位工作具有查考价值的文件材料 2文件材料不归档范围2 1上级单位的文件材料中 普发性不需本单位办理的文件材料 任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 2本单位文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 内部互相抄送的文件材料 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 2 3同级单位的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 2 4下级单位的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 3凡属归档范围的文件材料 必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 4文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 5永久保管的文书档案主要包括 5 1本单位制定的法规政策性文件材料 5 2本单位召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 5 3本单位职能活动中形成的重要业务文件材料 5 4本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 5本单位机构演变 人事任免等文件材料 5 6本单位房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 5 7上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料 5 8同级单位 下级单位关于重要业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 6定期保管的文书档案主要包括 6 1本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料 6 2本单位召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 6 3本单位人事管理工作形成的一般性文件材料 6 4本单位一般性事务管理文件材料 6 5本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 6 6上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料 6 7上级单位和同级单位制发的非本单位关主管业务但要贯彻执行的文件材料 6 8同级单位 下级单位关于一般性业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 6 9下级单位报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 7单位形成的人事 基建 会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限 按国家有关规定执行 8对应归档电子文件的元数据 背景信息等要进行相应归档 应归档纸质文件材料中 有文件发文稿纸 文件处理单的 应与文件正本 定稿一并归档 9联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档 其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档 五 电子文件归档与管理范围1总则1 1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施 确保其真实性 完整性和有效性 1 2应对电子文件的形成 收集 积累 鉴定 归档等实行全过程管理与监控 保证管理工作的连续性 1 3应明确规定电子文件归档的时间 范围 技术环境 相关软件 版本 数据类型 格式 被操作数据 检测数据等要求 保证归档电子文件的质量 1 4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时 应在内容 相关说明及描述上保持一致 1 5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件 如没有纸质等拷贝件 必须制成纸质文件或缩微品等 归档时 应同时保存文件的电子版本 纸质版本或缩微品 1 6应保证电子文件的凭证作用 对只有电子签章的电子文件 归档时应附加有法律效力的非电子签章 2电子文档的收集与积累2 1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况 有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留 正式文件是纸质的 如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作 则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留 否则可根据实际条件或需要 确定是否保留 2 2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时 应采取严格的安全措施 保证电子文件不被非正常改动 同时应随时对电子文件进行备份 存储于能够脱机保存的载体上 2 3对在网络系统中处于流转状态 暂时无法确定其保管责任的电子文件 应采取捕获措施 集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中 以防散失 2 4对用文字处理技术形成的文本电子文件 收集时应注明文件存储格式 文字处理工具等 必要时同时保留文字处理工具软件 文字型电子文件以XML RTF TXT为通用格式 2 5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件 收集时应将其转换成通用格式 如无法转换 则应将相关软件一并收集 扫描型电子文件以JPEG TIFF为通用格式 2 6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件 收集时应注明其软硬件环境和相关数据 2 7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件 应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件 视频和多媒体电子文件以MPEG Avl为通用格式 2 8对用音频设备获得的声音文件 应同时收集其属性标识 参数和非通用格式的相关软件 音频电子文件以WAV MP3为通用格式 2 9对通用软件产生的电子文件 应同时收集其软件型号 名称 版本号和相关参数手册 说明资料等 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件 如不能转换 收集时则应连同专用软件一并收集 2 10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数 管理数据等应与电子文件一同收集 2 11对套用统一模板的电子文件 在保证能恢复原形态的情况下 其内容信息可脱离套用模板进行存储 被套用模板作为电子文件的元数据保存 2 12定期制作电子文件的备份 3电子文档的归档3 1电子文件的归档 按照鉴定标识进行 电子文件的归档可以分两步进行 对实时进行的归档新作逻辑归档 然后定期完成物理归档 归档时 应充分考虑电子文件的技术环境 相关软件 版本 数据类型 格式 被操作数据 检测数据等技术因数 3 2标准推荐采用的载体 按优先顺序依次为 只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保持的载体 3 3存储电子文件的载体或者装具上应贴有标签 标签上注明载体序号 全宗号 类别号 密级 保管期限 存入日期等 归档后的电子文件的载体应设置禁止写操作的状态 3 4对需要长期保存的电子文件 应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录 归档完毕 电子文件形成部门应将现有归档前电子文件的载体保存至少1年 3 5对归档电子文件 应按有关规定进行认真检查 在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门 进行集中保管 在已联网的情况下 归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行 但仍需履行相应的手续 3 6归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外 还应符合下列条件 3 6 1归档载体应作防写处理 避免擦 划 触摸记录涂层 3 6 2单片载体应装盒 竖立存放 且避免挤压 3 6 3存放时应远离强磁场 强热源 并与有害气体隔离 3 6 4环境温度选定范围 17 20 相对湿度选定范围 35 45 4电子文件的利用与销毁4 1归档电子文件的封存载体不外借 未经审批同意 任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件 4 2利用电子文件应当使用拷贝件 具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时 应当遵守国家或部门有关保密的规定 有稳妥的安全保密措施 利用电子文件不得超出权限规定范围 4 3归档电子文件的鉴定销毁 参照国家有关档案鉴定销毁的规定执行 并且应当在办理审批手续后实施 属于保密范围的归档电子文件 如存储在不可擦除载体上 应当连同存储载体一起销毁 并在网络中彻底清除 不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除 六 电子档案目录表 七 照片档案管理1照片档案收藏范围1 1反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案 1 2领导人参加与单位有关的重大公务活动的照片档案 1 3单位组织或参加的重要外事活动的照片档案 1 4记录单位重大事件 重大事故的照片档案 1 5与其他载体档案有密切联系的照片档案 1 6其他具有保存价值的照片档案 2照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 便于为利用者提供服务为整理原则 照片档案的底片应单独整理和存放 照片和说明一同整理和存放 2 1底片整理方法2 1 1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种 并单独整理和存放 2 1 2底片的编号2 1 2 1在全宗内编流水号 格式如下 全宗号 底片号例 13 5352 1 2 2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处 2 1 3底片放入底片袋内保管 底片袋的右上方应标明底片号 大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后 缠在卷筒纸芯上 外面用衬纸包装并注明底片号 2 1 4按底片号顺序将底片插入底片册 2 2说明的编写方法和要求2 2 1符号说明的项目有 照