档案管理示例-石家庄物业公司

1、 物业(w y)档案管理共二十四页培训(pixn)提纲第一部分：档案管理的目的第二部分：档案室设置(shzh)要求第三部分：各类档案的建立第四部分：档案许可、保密、保存、销毁共二十四页第一(dy)部分：档案管理的目的1、规范档案(dng n)编号、分类、整理、保管和借阅工作2、规范档案管理是实现物业信息化服务的奠基石3、档案管理规范化、标准化是物业服务规范化、标准化的具体体现4、创市优、省优、国家示范工作亮点展示迫切要求共二十四页第二部分：档案室设置(shzh)要求一、档案室选址 1、档案室最好安排在二楼以上的楼层，如果无法满足，则地面(dmin)高度应选比首层基准地面(dmin)600mm以

2、上空间。 2、档案室不宜设在有给排水管、雨水管、消防栓等设施的室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。共二十四页第二(d r)部分：档案室设置要求二、档案室门、标识设置 1、一般室门高2m，宽1m，特殊馆室可加高，加宽门。要求门采用防火防盗门，窗户(chung hu)加防盗窗、必须加防尘橡胶条密封，窗户(chung hu)建议装双层玻璃并严格密封。 2、防盗门上框距下方30设置醒目的档案室标识。标识牌防盗门共二十四页第二部分(b fen)：档案室设置要求三、消防设施、卫生洁具配备要求 1、室内明显位置配置灭火器2个、并张贴使用方法标识牌。 2、配备必要清洁工具、定期打扫(dso)室内

3、卫生保持室内洁净度。 灭火器及使用说明清洁工具共二十四页第二(d r)部分：档案室设置要求四、室内防潮、防蛀虫要求 1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温湿度范围采暖期夏季：温度 1424；相对湿度45%60% 。注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。 2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。 3、湿度过大的地区，如南方(nnfng)地区可采用抽湿机。 4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。 5、室内应避免真菌、霉菌等微生物的

4、繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。共二十四页第二部分(b fen)：档案室设置要求五、档案柜配置及选材(xun ci)要求1、10以下项目可配置档案室面积25-30；室内档案柜采用单个文件柜组成，建议采用洛阳永威YW-39型通玻对开柜、YW-60立式档案柜。（单独使用） 存放运作档案样柜存放业主档案样柜石家庄公司实例共二十四页第二部分(b fen)：档案室设置要求五、档案柜配置及选材要求2、10-30以下项目可配置档案室面积30-50；室内档案柜采用多个文件柜并列组成，建议采用洛阳(lu

5、 yn)永威YW-39型通玻对开柜、YW-12对开门柜。（采用以下柜子组合） 多组合存放档案样柜石家庄公司多组合文件柜实例共二十四页第二(d r)部分：档案室设置要求五、档案柜配置及选材要求1、30以下项目(xingm)可配置档案室面积50-100；室内档案柜采用定制密集架柜组成，建议采用洛阳永威YW-M-60密集架。 密集柜样板柜石家庄公司密集柜实例共二十四页第三(d sn)部分：各类档案的建立一、档案目录建立要求 1、档案目录分类 档案目录分为三级目录：分别为一级目录（总目录索引）、二级目录、三级目录；通过日常管理实操，实施分目录分级管理非常(fichng)方便各类档案的查找。 一级目录明

6、细演示如下：档案台账一级目录索引档案总目录总目录明细共二十四页第三部分：各类档案(dng n)的建立一、档案目录建立要求 1、档案目录分类 二级目录演示(ynsh)如下： 档案柜内桌牌二级目录共二十四页第三(d sn)部分：各类档案的建立一、档案目录(ml)建立要求 1、档案目录分类 三级目录演示如下： 档案盒内三级目录共二十四页第三(d sn)部分：各类档案的建立二、档案编号及目录要求 公司、物业服务中心编号：1、物业服务公司 编号为： （公司英文缩写）2、物业服务中心 编号为： （物业服务中心英文缩写） 部门编号1、 行政(xngzhng)、人事部 编号为：XZ2、 客服部 编号为：KF3

7、、 秩序维护部 编号为：ZX4、 维修部 编号为：WX5、 环境部 编号为：HJ 共二十四页第三部分：各类档案(dng n)的建立二、档案编号(bin ho)及目录要求 档案号为：采用年月份编号+档案序号，200605001、200605002 档案编号举例 （物业公司编号）- （物业服务中心编号）- （部门编号）- （类别编号）- （档案序号）石家庄物业公司编号为：SJZWY石家庄阿尔卡迪亚荣景园物业服务中心编号为：SJZAKRJY编号图例一编号图例二共二十四页第三部分：各类档案(dng n)的建立三、档案封皮(fngp)要求 为规范各部门档案存档，做到各部门运作档案封皮统一整齐、醒目，对部

8、门各类档案封皮进行了优化规整。设计有整理人、移交人、接收人、档案接收时间、档案数量等，便于查询。 封皮示例如下： 共二十四页第三(d sn)部分：各类档案的建立四、档案装订要求 为使档案装订统一整齐、醒目，标准化、规范化，要求装订档案按照图示执行(zhxng)。 装订示例如下： 装订过程装订完成效果共二十四页第三部分(b fen)：各类档案的建立五、档案柜摆放顺序要求 根据档案(dng n)目录索引排序，对档案(dng n)室内各专业组文件柜按顺序摆放。 示例如下： 目录索引排序柜子编号摆放顺序效果图共二十四页第四部分：档案(dng n)许可保密保存销毁一、档案管理职责与制度上墙 职责： 1、

9、物业服务中心经理审批档案的借阅及销毁清单。 2、行政负责人监督档案管理的实施工作(gngzu)。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 制度上墙： 明显位置悬挂共二十四页第四部分(b fen)：档案许可保密销毁二、档案管理许可要求 物业公司总经理可查阅公司所有档案。 物业服务中心经理（经理助理）可查阅所负责物业服务中心的工作档案。 部门负责人可查阅该部门所有档案。 其他人员根据审批查阅有关档案。 查阅/借阅/复制(fzh)人需到档案室在文件查阅/借阅/复制(fzh)登记表中登记。 文件查借阅登记表明显位置悬挂借阅审批表共二十四页第四部分：档案许可保密(bo m)保存销毁三、档案秘级要求 档案

10、的秘级分为三级：绝密、机密、普通。1、绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。2、机密档案包括：员工人事档案、重要的会议记录、物业管理运作档案和其它属机密的档案。3、普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划(jhu)总结、通知、通报等普通性文件及其它不属于绝密和机密的档案。 绝密合同机密会议纪要普通通报共二十四页第四部分：档案许可(xk)保密保存销毁四、档案保存要求 1、档案的保管期限分为永久保存、定期保存（壹、贰、叁年期）两种。2、各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程(guchng)，对档案的

11、保存价值进行鉴定及标注。3、保存要做到便于查阅、保证档案的安全、防止档案的损坏。印章示例共二十四页第四部分：档案(dng n)许可保密保存销毁五、档案(dng n)销毁程序 1、超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程），每年编制销毁计划及清单，报行政负责人审核；审核无误后报物业服务中心经理审批。 2、物业服务中心经理审批同意后，由行政负责人指定二人监销人员（档案管理员、行政人事文员）将超过保存期限的档案销毁。 3、监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 销毁清单目录销毁清单明细共二十四页内容摘要物业档案管理。三、消防设施、卫生洁具配备要求。1、室内明显位置配置灭火器2个、并张贴使用方法标识牌。四、室内防潮、防蛀虫要求。3、湿度过大的地区，如南方(nnfng)地区可采用抽湿机。4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。2、10-30以下项目可配