公司文件资料管理制度

XX市尚拓环保科技XX 文件编号 ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度

版本/修订页码

B/01/8总则目的为加强公司文书档案、音像资料的治理工作，保证文件资料的准时归档和妥当保管，特制定本制度。X本方法适用于公司全部文件资料的治理。制定、修改、废除本方法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。治理权责综合治理中心企管部负责公司全部文件资料的归档催促和日常治理工作。作业规定文件资料的分类文件资料的分类公司文件资料是指公司在生产、经营、治理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。公司的文件、资料分为行政治理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展现类、后勤保障类、音像图书类。X行政治理类①公司对内和对外已行文的治理体系文件〔治理手册、程序文件、作业文件、记录文件〕；②部门内部文件〔部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、治理制度〕；③公司打算、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；XX市尚拓环保科技XX 文件编号 ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度

版本/修订

B/0页码 2/8④公司各类证照资质及相关资料。经营业务类①公司规划、年度打算、经营状况等相关资料；②公司各类工作打算、工作总结、工作日志、统计报表等；③托付书、协议书、标书、合同、工程方案等。技术资料类①根底资料〔原始资料、技术报告、工艺、材料试生产报告、质量总结、设备记录、X〕②工程资料〔工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动掌握流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等〕；③受控的技术文件〔X、工艺卡作业指导书、客户供给的技术文件、图纸等〕。人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳开工资档案、培训档案等。财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。政府行业类：①政府下发至公司的各类文件；②企业执行的行业、地区、国家、国际标准；③与企业有关的法律事务的相关资料。企业形象类VI相关资料；②及其他平台相关资料；③企业内刊及周年庆等企业活动相关资料；XXXX文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度版本/修订B/0页码3/8④公司参与的各类展会、社会活动、公益活动等相关资料；⑤公司所获得的奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书、成果展现品等荣誉成果。实物展现类①公司重要的产品样品及其他外来产品样品；②公司具有纪念意义及保存价值的各类礼品等；③由于机构变更或撤销、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。后勤保障类：垃圾清理、保洁保安、工服、绿化、食堂、水电气等合作协议。音像图书类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像、图书等。文件资料的格式对于有公司明确规定格式的依据规定的格式编写，详见治理体系文件《文件和资料掌握WORDEXCEL版本。没有明确格式的文件的编写正文均承受宋体五号字，眉和页脚均使用宋体小五号字并且加黑。文件序号统一使用阿拉数字序号1.1.11.1.1 三层序，号第四层承受①第六层承受1.5倍行距。部门代码XSXS1-XS2--XS3--销售三部；JS—技术中心：JSKJ--科技部，JSZJ--质检部，JSJS--技术部，JSYF--研发部；GCGCXM--GCZC--GCSJ—工程设计部；YYFW--生产效劳；ZH-ZHHR--ZHXZ--ZHQG--ZHCW—财务部；WZWZCG采-WZSC--WZCK--仓库；Z—总经理办公室。XX市尚拓环保科技XX 文件编号 ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度

版本/修订

B/0页码 4/8文件资料的处理发文内部发文拟稿人起草→核稿人所在部门负责人审核修改→公司总经理核准→打印、盖章〔总经理签字〕→企管部备案→发出部门负责发放对外发文拟稿人起草→核稿人所在部门负责人审核修改→公司总经理核准→打印、盖章〔总经理签字〕→企管部备案→发出部门负责发放公司全部发文企管部均要备份，并统一记录在《公司发文登记表》，然后由发出部门负责发放到各相关部门：销售中心、技术中心、工程中心、运营中心、综合治理中心、物资中心、财务部。文件公布以电子版形式公布于公网的文件和公共群中，或直接以邮XPDF格式有效版，有效编码在通知中表达。收文公司经营业务类〔特别是合同原件〕、政府行业类〔特别是适用于公司的法律、法规、行标和其他外来文件〕、公司各类证照资质等文件资料由企管部负责收取，并记录在《公司收文登记表》。各职能部门不得对需送至企管部的文件资料积压迟误，应即时报送。文件资料的处理企管部负责公司全部文件资料的发文、收文以及登记、保存。文件的更改。更改文件需由更改的部门编写《文件更改通知单》，并由企管部统一X贴公布。文件更改后由文件原审批人审批，如不能由原审批人审批时，接替审批人应在了解文件审批的背景资料后进展审批，并在文件中备注说明。文件更改审批后，应对全部受控发放的文件进展相应修改。XXXX文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度版本/修订B/0页码5/83月份，企管部对现有体系文件进展评审，填写《文件评审记录》。各部门结合寻常使用状况适时进展评审，必要时予以修改。审核后的修改体系文件以胶装的格式装订成册，每部门两本，一本发放到相应部门，一本在企管部备存，并对旧版本予以回收。公司各职能部门负责本部门文件资料的治理。部门文件资料的治理，要XX行分4个字，即分别为行政治理、经营业务、技术资料、人力资源、政府行业、财务会计、企业形象、实物展现、后勤保障、音像图书，标题前要添LOGO和中英文简称。文件夹内设名目便于查找。各部门指定具体负责人〔资料员〕负责本部门文件、资料的整理和治理。假设资料员离职需要进展文件交接。每年10月企管部对各部门文件保管状况进展检查，填写《文件保管状况检查记录》。文件资料的归档文件资料的整理3月份，各职能部门对上一年度的文件资料做年度整理，对于需要归档的文件资料，由各部门填写《归档交接表》，将资料分类装订或打包，打印统一的《档案封面》〔档案号由行政部填写〕，最终交由行政部归入档案室保管。程序文件、作业文件本部门永久保存；原始记录文件在本部门保存两年。两年以上记录文件，需交由行政部归档治理。对于电子版文件，由行政部网络治理员刻盘或拷贝在移动硬盘中，建档保管。《归档交接表》要注明文件名称、归档周期、密级、存档年限、归档日期、销毁日期、归档数量并交由总经理审批，审批后交档人、档案接收人分别在对应处签字确认。《归档交接表》一式两份，双方各留一份备查。档案的保存行政部指定专人对档案进展治理，收到各部门《归档交接表》及归档文件后，及XXXX文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度版本/修订B/0页码6/8时计入《档案名目》，并将各部门资料分柜治理，各柜及每柜各格标号治理。《档案名目》必需显示部门、时间、档案名称、档案存放地、保存年限、销毁日期等信息，便于快速查找。档案的级别XXXXA()、B(XX)、C()、D(一般)四种。①A()：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。②B(XX)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。()﹑能为企业带来经济利益﹑具有有用性并经企业实行XX④D()：指一般性的可以供给应全部员工查考利用的文件资料。档案的存档期永久保存：☆公司章程☆组织及业务规章☆财务报表☆政府机关核准文件☆不动产全部权及其它债权凭证☆工程设计图☆其它经核定须永久保存之文书10年：XX市尚拓环保科技XX 文件编号 ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度

版本/修订

B/0页码 7/8☆预算决算书☆事业打算数据10年之文书5年☆期满或解除之合约☆其它经核定须保存5年之文书1年：☆使用后无长期保存必要者其他档案由部门确定，总经理批准其存档期限。档案的借阅、复制D级档案查〔借〕阅在行政部《借阅登记表》登记后，由行政部专人带到档案室查〔借〕阅。ABC级档案查〔借〕阅必需经部门经理及总经理审批前方可查〔借〕阅。公司档案仅限公司内部人员查〔借〕阅，如外部人员需查〔借〕阅须由公司内部相应对口人员依据公司规定查〔借〕阅，外部人员如需对公司档案进展复印或摘抄，须经总经理批准前方可进展。原则上外部人员不得进入公司档案室。公司档案借阅时间一般不超过五个工作日，如需延期必需重补办相应手续。行政部专人负责超期借阅档案的催还。财务档案柜钥匙由财务主管/经理及总经理保管，档案室门钥匙由行政部保管。查看财务资料时须由总经理签字批准，行政人员伴随查阅。文件的作废与销毁如文件下发，旧版本作废，则应在文件下发后马上废止旧文件，且废止的旧文件须由企管部收回，并填写《作废文件回收记录》，加盖作废章予以存档或销毁。XXXX文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料治理制度版本/修订B/0页码8/8每年初整理上年度文件资料档案时，须查看资料的时效性，如确实不需要的资料及保存期到的资料，可由各部门填写《失效/作废〔销毁〕文件登记表》，经部门主管审核，总经理批准后销毁。销毁程序ABC2名以上成员共同见证，使用碎纸机粉碎，或在有金属围档的固定地点燃烧。一般的文件加盖作废章简洁处理掉。②电子版文件，由文件使用部门及行政部专人粉碎光盘或进展彻底删除，删除公网或者工作群中的文件③在相关名目或档案名目上