x大型服饰公司合同管理规定

x大型服饰公司合同管理规定一、总则1.目的为加强x大型服饰公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司及所属各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、技术合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。公平公正原则：合同内容应符合公平、公正的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和对方当事人的合法权益。诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责制定、完善公司合同管理制度，并监督执行。参与重大合同的谈判、起草、审查，提出法律意见。负责合同纠纷的处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。定期对公司合同管理情况进行检查和评估，提出改进建议。2.业务部门负责合同的前期调查、谈判、起草等工作。负责合同的履行、变更、终止等日常管理工作，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责向法务部门提交合同文本及相关资料，配合法务部门进行合同审查。负责收集、整理、保管合同档案资料。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，提出财务意见。负责监督合同的履行情况，根据合同约定办理款项收付手续。协助业务部门对合同执行情况进行分析和评价。三、合同签订管理1.合同签订流程项目发起：业务部门根据业务需要发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提交相关资料。部门审核：业务部门负责人对合同签订申请进行审核，重点审核合同内容是否符合业务要求、对方当事人的资质和信用状况等，审核通过后签署意见。法务审查：法务部门收到业务部门提交的合同文本及相关资料后，对合同的合法性、合规性、完整性等进行审查，提出审查意见。对于重大合同或法律风险较高的合同，法务部门应组织相关人员进行专题讨论，必要时可聘请外部法律顾问进行指导。领导审批：根据合同的性质、金额等情况，按照公司内部审批权限规定，报公司领导审批。审批通过后，由业务部门负责人在《合同签订申请表》上签字确认。合同签订：业务部门根据领导审批意见，与对方当事人签订合同。合同签订过程中，应确保合同文本的条款与审批通过的内容一致，合同签字盖章应符合法律法规和公司规定的要求。2.合同文本要求合同文本应使用公司统一制定的合同模板，如无合适模板，可根据实际情况自行起草，但应确保合同内容完整、准确、清晰，符合法律法规和公司规定的要求。合同条款应明确双方当事人的权利和义务，包括但不限于合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等内容。合同中涉及的金额、日期、数量等关键信息应准确无误，不得涂改。如有修改，应在修改处加盖双方当事人的印章或签字确认。合同文本应使用规范的汉字书写，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的语言。3.对方当事人资质审查业务部门在签订合同前，应对对方当事人的资质和信用状况进行审查，确保对方当事人具有签订合同的主体资格和履行合同的能力。审查内容包括但不限于对方当事人的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证件的真实性、有效性，以及对方当事人的经营范围、经营业绩、信誉状况等情况。对于首次合作的对方当事人，业务部门应通过实地考察、市场调研、信用查询等方式，全面了解对方当事人的情况，并形成书面报告。报告内容应包括对方当事人的基本情况、资质审查情况、信用状况评价、合作建议等内容。如发现对方当事人存在资质不全、信用不良等问题，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，要求其提供相关证明材料或采取其他补救措施。如对方当事人无法提供有效证明材料或拒绝采取补救措施，业务部门应暂停签订合同，并及时向公司领导汇报。四、合同履行管理1.合同履行跟踪业务部门负责合同的履行跟踪，指定专人负责合同履行情况的记录和反馈。合同履行过程中，如发现对方当事人未按照合同约定履行义务或出现可能影响合同履行的情况，应及时与对方当事人沟通协商，要求其采取措施予以解决。合同履行跟踪人员应定期对合同履行情况进行检查和总结，形成书面报告。报告内容应包括合同履行进度、存在的问题、解决措施及建议等内容，并及时提交给业务部门负责人和相关领导。业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行情况、款项收付情况等信息，确保合同履行情况可追溯。2.合同变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并经双方当事人签字盖章确认。业务部门应将合同变更协议及时提交给法务部门和财务部门进行审查，按照公司内部审批权限规定报公司领导审批。审批通过后，业务部门应按照变更后的合同内容履行义务。3.合同终止管理合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同即行终止。业务部门应及时通知对方当事人，并办理相关终止手续。合同终止后，业务部门应负责清理合同履行过程中遗留的问题，如款项结算、货物交付、质量验收等事项。对于需要退还的定金、保证金等款项，应及时办理退还手续。业务部门应将合同终止情况及时报告给法务部门和财务部门，并将合同档案资料整理归档。五、合同纠纷处理1.纠纷预防业务部门在合同签订前应充分了解对方当事人的情况，对合同条款进行认真审查，确保合同内容合法、合规、完整、明确，避免因合同条款不明确或存在漏洞而引发纠纷。合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协商，解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。法务部门应定期对公司合同管理情况进行检查和评估，及时发现合同管理中存在的问题，并提出改进建议，防范合同纠纷的发生。2.纠纷处理流程纠纷发生：合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据材料，包括合同文本、往来函件、票据、验收报告等，并进行整理分析。协商解决：业务部门应首先与对方当事人进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方当事人的意见，通过友好协商解决纠纷。申请调解：如协商不成，业务部门可根据合同约定或双方当事人的意愿，向相关调解机构申请调解。调解过程中，应积极配合调解机构的工作，提供相关证据材料，如实陈述纠纷情况，争取通过调解解决纠纷。提起诉讼或仲裁：如调解不成，业务部门可根据合同约定或法律法规的规定，向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。在提起诉讼或仲裁前，法务部门应组织相关人员对纠纷情况进行分析研究，制定诉讼或仲裁策略，准备相关证据材料。执行判决或裁决：如法院判决或仲裁机构裁决公司胜诉，业务部门应及时向对方当事人申请执行，确保公司合法权益得到实现。如法院判决或仲裁机构裁决公司败诉，业务部门应及时总结经验教训，分析原因，采取措施加以改进，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理1.档案收集业务部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关文件资料，如合同文本、合同签订申请表、审批文件、往来函件、票据、验收报告等，均应及时收集整理，并移交档案管理部门。档案管理部门应指定专人负责合同档案的接收工作，对业务部门移交的档案资料进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类整理、编号装订。合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类，每类合同应编制目录清单，注明合同名称、编号、签订时间、对方当事人名称、合同金额等信息。合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案装订要求进行装订，电子档案应按照公司电子档案管理规定进行存储和备份。3.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案管理部门应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，对档案保管场所进行定期检查和维护，防止档案资料丢失、损坏、泄密等情况发生。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。对于重要合同或涉及公司重大利益的合同，保管期限可适当延长。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门应对查阅申请进行审核，审核通过后，指定专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。七、监督与考核1.监督检查法务部门负责对公司合同管理情况进行定期监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订流程的合规性、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应每年至少进行一次，不定期抽查可根据实际情况随时进行。对于监督检查中发现的问题，法务部门应及时向公司领导汇报，并下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，法务部门应组织复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订数量、合同履行情况、合同纠纷发生率、合同档案管理质量等方面。考核