高清视频会议协议书

高清视频会议协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京智联科技有限公司

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街1号智联大厦A座1001室

甲方法定代表人/负责人：张伟

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：上海云视科技有限公司

乙方地址：上海市浦东新区张江高科技园区科苑路88号云视中心B座2002室

乙方法定代表人/负责人：李明

乙方联系方式/p>

协议简介：

鉴于甲方为提升商务沟通效率及远程协作能力，有需求引入专业化、高清晰度的视频会议系统及配套服务；

鉴于乙方具备先进的高清视频会议设备、专业的技术支持团队及成熟的服务方案，能够为甲方提供稳定、高效的视频会议解决方案；

基于平等互利、协商一致的原则，甲乙双方经友好协商，就甲方采购并使用乙方提供的高清视频会议系统及相关服务事宜达成如下协议，以兹共同遵守。

本协议的签订背景基于双方在商务合作中的实际需求，甲方通过市场调研及产品评估，确认乙方的视频会议系统在技术性能、用户体验及服务保障方面具有显著优势，符合甲方对远程协作工具的预期标准。同时，乙方作为行业内的专业服务商，拥有丰富的项目实施经验及完善的售后服务体系，能够满足甲方在视频会议系统部署、使用及维护等方面的综合性需求。双方基于此合作基础，通过本协议明确各自的权利与义务，确保高清视频会议系统的顺利交付、有效运行及长期稳定服务。协议内容涉及技术参数、服务范围、费用标准、履行期限、违约责任及争议解决等核心条款，旨在构建长期稳定的合作关系，保障双方利益。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲乙双方围绕高清视频会议系统的采购、部署、使用及服务保障等事宜所产生的权利与义务关系，确保乙方为甲方提供符合约定标准的高清视频会议系统及相关服务，提升甲方的远程沟通与协作效率。协议范围涵盖以下具体内容：1.高清视频会议系统的技术规格、功能要求及交付标准；2.系统的安装、调试、培训及验收流程；3.乙方向甲方提供的技术支持、维护保养及升级服务；4.双方在系统使用过程中的配合事项及责任划分；5.相关费用结算方式、支付条件及违约责任；6.争议解决机制及不可抗力事件的处置办法。本协议旨在通过清晰界定合作范围，为双方后续的顺利合作奠定基础，保障高清视频会议系统能够有效满足甲方在商务谈判、远程会议、在线培训等场景下的实际应用需求。

第二条定义

在本协议中，除非上下文另有明确解释，下列术语具有以下含义：

“高清视频会议系统”指由乙方提供，具备高清晰度视频传输、音频处理、屏幕共享、会议录制及多方协作等功能的软硬件集成解决方案。

“服务期限”指乙方根据本协议约定向甲方提供高清视频会议系统及相关服务的具体时间段。

“技术支持”包括乙方为甲方提供的系统安装指导、故障排除、用户培训及咨询服务等。

“维护保养”指乙方定期对高清视频会议系统进行检查、清洁、更新及备份，确保系统稳定运行。

“升级服务”指乙方在服务期限内，根据技术发展或甲方需求，对系统进行功能或性能升级。

“验收标准”指双方约定的系统交付及使用效果评估标准，作为甲方支付款项及乙方履行义务的依据。

“保密信息”指双方在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术参数及客户资料等未公开信息。

本定义条款旨在消除协议中关键术语的歧义，为双方正确理解和履行协议内容提供统一标准。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照协议约定提供符合规格的高清视频会议系统及相关服务，并对交付的设备、软件及服务进行验收。

（2）甲方有权获得乙方提供的技术支持、维护保养及升级服务，确保视频会议系统能够满足其日常办公及商务活动的需求。

（3）甲方应按照协议约定支付相关费用，并配合乙方完成系统的安装、调试及验收工作。

（4）甲方有义务妥善保管和使用高清视频会议系统，防止设备损坏、丢失或被盗，并采取必要的安全措施保护会议信息安全。

（5）甲方应指定专门联系人负责与乙方对接系统使用、维护及服务请求等事宜，并及时反馈使用过程中发现的问题。

（6）甲方有义务遵守国家及行业关于视频会议系统的相关法律法规，不得利用系统从事违法活动或侵犯第三方权益。

（7）甲方在享受服务的同时，应配合乙方进行系统升级及优化，提供必要的数据支持及用户反馈意见。

（8）甲方应按时提供必要的场地、电源及网络环境，确保高清视频会议系统的正常运行。

（9）甲方有权要求乙方对系统操作人员进行专业培训，并提供相应的培训材料和考核标准。

（10）甲方在协议终止后，有权要求乙方对使用过的系统进行数据备份及安全销毁，并支付相关费用。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方提供必要的场地、网络环境及操作人员配合，以完成高清视频会议系统的安装、调试及验收工作。

（2）乙方有权按照协议约定收取相关费用，并有权在甲方未按时支付费用时采取相应措施（如暂停服务）。

（3）乙方应保证提供的高清视频会议系统符合约定的技术规格及功能要求，并具备稳定的运行性能。

（4）乙方应提供全面的技术支持服务，包括7×24小时故障响应、远程协助及现场服务，确保系统及时恢复正常运行。

（5）乙方应定期对系统进行维护保养，包括清洁、检查、更新及备份，并提前通知甲方维护计划及预计影响时间。

（6）乙方应提供协议约定的升级服务，并根据甲方的实际需求提供定制化升级方案，但升级费用另计。

（7）乙方有权要求甲方提供真实的系统使用情况及用户反馈，以便改进产品及服务质量。

（8）乙方应确保系统符合国家及行业的安全生产、信息安全及环保标准，并对系统可能存在的风险承担责任。

（9）乙方应向甲方提供系统的操作手册、维护指南及培训材料，并安排专业人员进行用户培训。

（10）乙方应建立完善的客户服务体系，及时响应甲方的服务请求，并定期回访了解系统使用效果及满意度。

（11）乙方在协议终止后，应负责对系统进行数据备份及安全销毁，并确保甲方数据不被泄露或滥用。

（12）乙方应遵守相关法律法规，保护甲方的商业秘密及知识产权，未经甲方同意不得对外泄露或使用。

（13）乙方应配备专业的技术团队及客服人员，确保服务响应及时、问题解决高效，并定期接受甲方及第三方机构的满意度。

（14）乙方应提供系统的远程监控服务，实时掌握系统运行状态，并提前预警潜在故障风险。

（15）乙方应配合甲方完成系统的验收工作，并提供必要的验收报告及测试数据，确保系统符合双方约定标准。

第四条价格与支付条件

本协议项下的高清视频会议系统及相关服务费用按以下方式确定和支付：

1.费用构成：总价款为人民币肆拾伍万元整（¥450,000.00）。该价格包含高清视频会议系统硬件设备、授权软件、一次性部署实施服务费、首年技术支持与维护费以及约定的培训服务费。具体费用明细详见附件一《价格明细表》，该附件为本协议不可分割的一部分。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方指定账户支付上述款项。乙方指定收款账户信息如下：

开户名称：上海云视科技有限公司

开户银行：中国工商银行上海张江支行

银行账号：6222020100134567890

3.支付时间：

(1)预付款：本协议签订后7个工作日内，甲方向乙方支付总价款的30%，即人民币壹拾叁万伍仟元整（¥135,000.00）。

(2)设备交付款：乙方完成所有设备交付并运抵甲方指定地点后5个工作日内，甲方向乙方支付总价款的40%，即人民币壹拾捌万元整（¥180,000.00）。

(3)尾款：系统完成安装调试并通过甲方最终验收合格后10个工作日内，甲方向乙方支付剩余的30%，即人民币壹拾叁万伍仟元整（¥135,000.00）。

4.费用调整：如因国家政策调整、原材料价格波动或技术标准变更导致乙方成本发生重大变化，经双方书面确认后，可对协议价格进行相应调整，调整幅度不得超过原合同价格的5%。

5.付款保障：甲方在支付尾款前有权要求乙方提供等额的支付凭证或验收合格证明文件。乙方应确保所有收款符合税法及相关财务规定，并配合甲方完成税务处理所需的手续。

第五条履行期限

1.协议有效期：本协议自双方授权代表签字盖章之日起生效，有效期为三年，自2024年1月1日至2026年12月31日止。协议期满前三个月，如双方无书面异议，可自动续延三年，续延次数不限。

2.项目实施期限：

(1)需求调研与方案设计：协议签订后10个工作日内完成。

(2)设备交付与运输：方案确定后15个工作日内完成设备交付，并确保设备完好无损运抵甲方指定地点。

(3)系统安装与调试：设备交付后20个工作日内完成所有设备的安装部署，并在30个工作日内完成系统调试，达到协议约定的功能及性能标准。

(4)用户培训：系统调试完成后5个工作日内完成至少2次集体培训及1次现场答疑，确保甲方关键用户掌握基本操作技能。

(5)最终验收：培训结束后3个工作日内完成系统功能、性能及用户体验的最终验收。

3.服务期限：乙方提供的技术支持与维护服务期限为协议有效期内，包括但不限于7×24小时故障响应、定期维护保养及年度升级服务。服务响应时间标准为：普通问题2小时内响应，紧急问题30分钟内响应。

4.关键时间节点：

(1)协议生效日：2023年12月1日

(2)首付款支付日：2023年12月15日

(3)设备交付日：2024年2月15日

(4)系统验收日：2024年3月20日

(5)尾款支付日：2024年3月30日

5.期限顺延：如遇不可抗力事件或经双方协商一致，履行期限可相应顺延。乙方因需配合甲方进行重大活动或系统升级而需调整服务期限的，应提前30日书面通知甲方，双方协商确定新的时间安排。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

(1)逾期付款：甲方未按本协议第四条约定的期限支付任何款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金。逾期超过30日，乙方有权暂停提供相关服务或解除协议，并要求甲方支付已完成工作的80%作为违约补偿，甲方仍需支付剩余款项及违约金。

(2)验收障碍：甲方无正当理由拒绝或拖延验收，或因甲方提供场地、网络等条件不达标导致系统无法按期验收的，每延迟一日，甲方应向乙方支付总价款万分之五的违约金，累计违约金不超过总价款的10%。逾期超过60日仍未验收，视为甲方认可乙方交付成果。

(3)信息提供不实：甲方提供的系统部署所需信息或环境条件不真实或存在重大遗漏，导致系统无法正常运行或造成损失的，甲方应承担全部责任，包括但不限于设备修复费、额外服务费及第三方索赔，乙方有权解除协议并要求甲方赔偿损失。

(4)保密义务违反：甲方及其员工、代理人违反保密义务，泄露乙方商业秘密或技术信息，应赔偿乙方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于研发成本、商誉损失，违约金按泄密金额的1-3倍计算，且甲方相关责任人员承担无限责任。

2.乙方违约责任：

(1)设备质量缺陷：交付的设备不符合协议约定的技术规格或存在制造缺陷，经调试后仍无法满足标准要求的，乙方应在收到甲方书面通知后15个工作日内完成更换或修复。逾期未处理的，甲方有权要求退货并要求乙方退还相应设备款项的120%作为赔偿，并解除协议剩余部分。

(2)系统无法验收：因乙方原因导致系统在约定期限内无法通过验收的，乙方应负责承担所有额外费用，并每延迟一日向甲方支付总价款万分之五的违约金，累计违约金不超过总价款的20%。违约金不足以弥补甲方损失的，甲方有权要求补充赔偿。

(3)服务延迟：乙方未按本协议第五条约定的期限完成安装、调试、培训或提供必要的维护服务的，每延迟一日，应向甲方支付合同总价款万分之五的违约金。因延迟服务直接导致甲方错过商业机会或造成损失的，乙方还应赔偿直接经济损失。

(4)知识产权侵权：乙方提供的系统侵犯任何第三方知识产权，导致甲方遭受诉讼、仲裁或行政处罚的，乙方应承担全部责任，包括但不限于赔偿金、律师费、诉讼费等，并解除协议。若甲方因此遭受损失的，乙方应予以全额赔偿。

(5)服务中断：在服务期内，核心系统（如视频传输、会议录制等关键功能）发生非甲方原因导致的连续服务中断超过2小时的，每次中断，乙方应向甲方支付中断时长对应服务费5倍的赔偿金。连续中断累计超过48小时的，甲方有权解除协议并要求乙方支付总价款50%的赔偿金。

(6)保密义务违反：乙方及其员工、代理人违反保密义务，泄露甲方商业秘密或会议内容的，应赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于合同金额的200%作为违约金，且乙方相关责任人员承担无限责任。

3.责任限制：除本协议明确约定的违约责任外，任何一方对于因不可抗力、法律变化或第三方行为导致的违约不承担责任。但违约方应在知晓违约事由后立即采取补救措施，并通知对方，尽力减少损失。损失赔偿以实际发生且可证明的损失为限，每方累计赔偿总额不超过协议总价款的30%，且赔偿范围不包括预期利益损失。

4.协商补救：发生违约行为时，守约方应先向违约方发出书面通知，要求其在合理期限内纠正违约行为。违约方应在收到通知后15个工作日内提供解决方案或赔偿方案，双方友好协商解决。协商不成的，按争议解决条款处理。

5.紧急救济：如违约行为导致系统功能严重受损或服务无法继续，守约方有权要求违约方立即采取补救措施恢复功能，或暂时更换为同等价值的服务方案，相关费用由违约方承担。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、军事冲突、恐怖袭击、政府行为（如征收、征用、法律变更、政策调整等）、流行病疫情、网络攻击、电力或通讯中断以及其他类似无法预见、无法避免的意外事件。

2.通知义务：任何一方因不可抗力事件不能履行或不能完全履行本协议义务时，应在不可抗力事件发生后7个工作日内，向对方发出书面通知，详细说明事件情况、影响范围以及预计持续期限，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、事故报告等）。若不可抗力影响持续超过30日，双方应协商决定是否解除协议或调整履行期限。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行本协议全部或部分义务的，受影响方不承担违约责任，但应采取合理措施减少损失。协议履行期限根据不可抗力影响的实际程度相应顺延，顺延期限不超过不可抗力事件持续时间。

4.协议终止：若不可抗力事件导致本协议目的无法实现，或双方协商一致认为继续履行已无实际意义，本协议可提前终止。发生不可抗力时，双方应尽力保存协议已履行部分的有效性，并可根据实际情况协商解除协议的条件及责任分担。

5.不可免除责任：本不可抗力条款不适用于任何一方因疏忽、故意或重大过失造成的损失或违约，也不免除因违反保密义务、知识产权侵权等特殊条款的责任。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议项下的任何争议包括但不限于协议解释、履行、违约及终止等，均应首先通过友好协商解决。双方应指定专门联系人负责处理争议事宜，并在争议发生后30日内就争议解决方式达成一致。

2.协商程序：协商应在甲方所在地或乙方所在地进行，双方应派出授权代表参与协商。协商应本着诚实信用原则，以书面形式记录协商内容、达成的共识或未能达成共识的事项。若双方在30日内未能达成一致，应立即进入下一争议解决程序。

3.调解程序：协商不成的，双方应共同委托具有相关行业经验的调解机构进行调解。调解机构应在收到调解申请后60日内完成调解程序，并出具调解书。调解书经双方签字盖章后具有约束力，调解不成的，视为调解失败，双方可依法选择仲裁或诉讼。

4.仲裁程序：调解失败的，或双方在协议签订时明确选择仲裁的，应将争议提交至中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为甲方所在地，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担，若双方均败诉，则平均承担。

5.诉讼程序：除仲裁外，双方均未选择其他争议解决方式，且未在争议发生后6个月内达成和解的，争议应提交有管辖权的人民法院诉讼解决。诉讼地点应为乙方所在地或合同履行地，具体由双方协商确定。诉讼过程中，双方应遵守法院的传唤及判决，并承担相应的诉讼费用。

6.争议解决原则：无论采用何种争议解决方式，双方均应遵守法律及相关司法解释，尊重商业信誉，以最小化争议影响为原则。争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受争议影响的条款。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前10日以书面形式通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后3日视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方授权代表签署书面文件后方能生效。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。重要变更应在本协议首页或单独附件中明确列出。

3.分割性：若本协议任何条款被认定为无效、非法或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款，以取代原无效条款。

4.可分割性：本协议各条款相互独立，任何一方未能完全履行某项条款，不影响其履行其他条款的权利和义务。

5.法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和