单位档案安全制度

单位档案安全制度一、总则（一）目的为加强单位档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，维护单位合法权益，为单位各项工作的开展提供可靠的档案支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则强化安全防范意识，建立健全各项安全管理制度和操作规程，加强日常检查和隐患排查，及时消除安全隐患。3.责任追究原则明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，对因工作失误或违规操作导致档案安全事故的，依法依规追究相关责任人员的责任。二、档案安全管理职责（一）单位档案管理部门职责1.负责制定和完善单位档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全管理工作，定期开展档案安全检查和评估。3.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备正常运行，档案存放安全有序。4.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高全体员工的档案安全意识。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级主管部门报告事故情况，并配合相关部门进行调查处理。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整、准确。2.建立健全本部门档案安全管理制度，明确专人负责档案安全管理工作。3.按照单位档案管理部门的要求，定期对本部门档案进行清查和核对，发现问题及时整改。4.配合单位档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，接受档案安全管理培训。5.在档案利用过程中，严格遵守档案安全规定，确保档案的安全使用。（三）档案工作人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案安全管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架等，确保档案整理规范、存放有序。3.做好档案库房的安全防范工作，定期检查库房设施设备，及时发现和处理安全隐患。4.负责档案信息的安全保密工作，严格控制档案的查阅、借阅范围，防止档案信息泄露。5.积极参加档案安全培训和教育活动，不断提高自身的档案安全管理水平。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，标识清晰，不得随意堆放。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案整理与装订1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案装订应牢固、整齐、美观，不得使用金属钉等易生锈的材料。装订后的档案应平整、结实，便于翻阅和保管。3.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案存放与保管1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，不得混放。2.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，按照档案架（柜）的编号顺序依次排列，不得随意打乱。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等，确保档案的安全。4.档案保管期限应严格按照国家有关规定执行，到期档案应及时进行鉴定和销毁。（四）档案搬运与运输1.档案搬运和运输过程中，应采取必要的防护措施，确保档案的安全。搬运档案时应轻拿轻放，避免碰撞和挤压。2.档案运输应使用专门的档案运输工具，如档案箱、档案袋等，并确保运输工具的清洁卫生和安全可靠。3.在档案运输过程中，应安排专人负责押运，防止档案丢失、损坏或泄露。四、档案信息安全管理（一）档案信息系统安全1.建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、操作员等人员的职责和权限。2.档案信息系统应采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法入侵和恶意攻击。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理系统安全漏洞，确保系统的稳定运行。4.加强档案信息系统的备份和恢复管理，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的位置，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。（二）档案信息保密1.严格遵守国家有关档案信息保密的法律法规和单位的保密制度，加强对档案信息的保密管理。2.明确档案信息的保密范围和密级，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取严格的保密措施。3.限制档案信息的查阅、借阅范围，未经批准，不得擅自扩大档案信息的知悉范围。查阅、借阅档案信息时，应严格履行审批手续，并做好登记记录。4.加强对档案工作人员的保密教育和培训，提高保密意识，防止因工作人员疏忽或违规操作导致档案信息泄露。（三）档案信息利用安全1.在档案信息利用过程中，应严格遵守档案利用的相关规定，确保档案信息的安全使用。利用档案信息时，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。2.对档案信息的利用情况进行登记记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用范围等，以便对档案信息的利用情况进行跟踪和管理。3.加强对档案信息利用场所和设备的管理，确保利用场所的安全和设备的正常运行。利用档案信息后，应及时归还档案，并做好档案的整理和清点工作。五、档案安全检查与隐患排查（一）定期检查1.单位档案管理部门应定期组织开展档案安全检查，每年不少于[X]次。检查内容包括档案实体安全、档案信息安全、库房设施设备运行情况等。2.各部门应每月对本部门档案进行自查，及时发现和整改存在的问题，并将自查情况报单位档案管理部门。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时组织开展专项检查，如火灾隐患排查、汛期档案安全检查、档案信息系统安全检查等。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和步骤。2.专项检查结束后，应及时形成检查报告，对检查中发现的问题进行分析和总结，并提出整改措施和建议。（三）隐患排查与整改1.建立健全档案安全隐患排查治理机制，对检查中发现的安全隐患，应及时进行登记和分析，明确隐患的类型、等级和整改责任人。2.针对安全隐患，应制定切实可行的整改措施，明确整改期限和整改目标。整改责任人应按照整改措施认真组织实施整改，确保隐患得到及时消除。3.对安全隐患整改情况进行跟踪复查，确保整改工作落实到位。对因整改不力导致安全事故发生的，依法依规追究相关责任人员的责任。六、档案安全应急处置（一）应急处置预案制定1.单位档案管理部门应制定档案安全应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、应急救援措施等内容。2.应急处置预案应定期进行修订和完善，确保预案的科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置组织机构与职责1.成立档案安全应急处置领导小组，由单位分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。应急处置领导小组负责全面指挥和协调档案安全应急处置工作。2.应急处置领导小组下设办公室，设在档案管理部门，负责日常应急处置工作的组织和协调。办公室主任由档案管理部门负责人兼任。3.明确各成员在应急处置工作中的职责分工，确保应急处置工作有序开展。（三）应急处置程序1.档案安全事故发生后，事故现场人员应立即报告本部门负责人，并及时采取必要的应急措施，保护事故现场，防止事故扩大。2.各部门负责人接到报告后，应立即报告单位档案管理部门和应急处置领导小组，并组织本部门人员开展应急救援工作。3.档案管理部门接到报告后，应迅速启动应急处置预案，组织应急处置人员赶赴事故现场，开展应急处置工作。同时，及时向上级主管部门报告事故情况。4.应急处置领导小组应根据事故情况，及时指挥和协调各方面的力量，采取有效的应急救援措施，最大限度地减少事故损失。（四）应急救援措施1.火灾事故应急救援措施立即组织人员疏散档案，确保人员安全。使用消防器材进行灭火，控制火势蔓延。及时拨打火警电话报警，并通知相关部门和人员。火灾扑灭后，对受损档案进行清理和抢救，尽可能减少档案损失。2.盗窃事故应急救援措施立即封锁现场，保护好盗窃现场，防止证据被破坏。根据现场情况，判断是否有人员受伤，如有人员受伤，应及时进行救治。及时报警，并向单位领导和相关部门报告盗窃情况。配合公安机关开展调查工作，提供相关线索和证据。3.自然灾害事故应急救援措施在自然灾害发生前，应及时组织人员对档案进行转移和保护，确保档案安全。自然灾害发生后，对受损档案进行清理和抢救，对档案库房设施设备进行检查和修复。根据灾害损失情况，及时向上级主管部门报告，并申请相应的支持和援助。（五）后期处置1.事故处理结束后，应及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。2.对在应急处置工作中