单位文书档案制度

单位文书档案制度一、总则（一）目的为加强本单位文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位文书档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则归档的文书材料应真实反映本单位各项工作的实际情况，严禁弄虚作假、伪造档案。3.完整性原则应保证归档文书材料的齐全完整，涵盖本单位工作活动的各个方面，避免遗漏重要文件。4.规范性原则文书档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家有关档案管理的规范和标准，确保档案质量。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类文书档案，接收、整理、保管、统计和提供利用档案。3.对各部门文书档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。5.做好档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文书材料的收集、整理和初步分类工作，确保材料的齐全完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的文书材料移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和帮助。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、文书材料的收集与归档（一）收集范围1.上级机关来文，包括上级机关的命令、决定、指示、通知、通报、批复等。2.本单位形成的文件材料，如党组（委）会议纪要、行政办公会议纪要、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、合同协议、规章制度、统计报表、财务凭证等。3.下级机关上报的文件材料，如请示、报告、统计报表等。4.本单位与其他单位之间的往来文件，如函件、协议、合同等。5.本单位召开会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、记录等。6.本单位重要活动形成的文件材料，如活动方案、领导讲话、照片、录像等。7.本单位干部职工的人事档案材料，如履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文书材料的收集工作，确保材料及时、完整地收集上来。2.收集的文书材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、剪裁、损毁。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保电子文件的可读性和完整性。（三）归档时间1.当年形成的文书材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊情况或紧急文件，应及时归档，确保档案的时效性。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的文书材料进行初步整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类排列。2.对整理好的文书材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。3.编制文书材料的页码，填写卷内目录，注明文件的标题、文号、日期、页码等信息。4.填写卷皮，注明案卷标题、年度、保管期限、起止日期、卷号等内容。5.将整理好的案卷移交综合档案室，办理交接手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和统计。（二）分类方法本单位文书档案采用年度机构保管期限分类法。1.年度分类将文书档案按照年度进行分类，即以文件形成的年度为依据，将同一年度的文件集中在一起。2.机构分类在年度分类的基础上，按照本单位内部的机构设置进行分类，将同一机构形成的文件归为一类。3.保管期限分类根据文件的重要程度和保存价值，将文书档案分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。（三）整理要求1.对归档的文书材料进行全面检查，确保文件齐全、完整、准确。2.去除文件上的金属物、订书钉等，对破损的文件进行修补或复制。3.按照分类方法，对文件进行系统排列，编制档号。档号应包括全宗号、年度、机构代码、保管期限、案卷号等要素。4.编制案卷目录，注明案卷标题、年度、保管期限、起止日期、卷号、页数等信息。案卷目录应一式三份，一份留存综合档案室，一份交档案管理部门负责人，一份供查阅使用。五、档案的编号与编目（一）编号规则1.全宗号全宗号是本单位档案管理部门赋予本单位的唯一标识符，由档案管理部门统一编制。2.年度以公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.机构代码根据本单位内部机构设置，为每个机构编制一个代码，代码采用三位数字表示，如“001”表示办公室。4.保管期限永久保管的档案用“Y”表示，定期30年保管的档案用“D30”表示，定期10年保管的档案用“D10”表示。5.案卷号按照案卷整理的顺序，从“1”开始依次编号，每个保管期限内的案卷号连续编排。（二）编目内容1.案卷目录案卷目录应包括案卷号、案卷标题、年度、保管期限、起止日期、页数、备注等信息。2.卷内目录卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。3.备考表备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等信息。备考表应置于卷尾。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管的要求。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严禁在档案库房内吸烟、用火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。5.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（三）档案的安全保密1.严格执行档案查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，确保档案安全。4.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，加强安全防范。5.定期对档案管理人员进行安全保密教育，提高安全保密意识。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位的文书档案。外单位人员查阅本单位档案，应按照有关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员对《档案查阅申请表》进行审核，报综合档案室负责人批准。3.查阅人凭批准后的《档案查阅申请表》到综合档案室查阅档案，档案管理人员应按照查阅要求提供档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。5.查阅结束后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提交所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员对《档案借阅申请表》进行审核，报综合档案室负责人批准。3.借阅人凭批准后的《档案借阅申请表》到综合档案室办理借阅手续，档案管理人员应按照借阅要求提供档案，并填写《档案借阅登记簿》，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（四）利用反馈档案管理部门应定期对档案的查阅和利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，及时调整档案管理工作，提高档案的服务质量。同时，鼓励利用者对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的不断改进。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点、发展的观点，准确判定档案的保存价值，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行比较分析，判断档案的重要性和独特性，确定档案的保存价值。（四）鉴定标准1.永久保管的档案反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，如重要会议记录、重要决策文件、重大事件档案、人事档案等。2.定期30年保管的档案在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、一般性业务文件、短期的工作计划和总结等。3.定期10年保管的档案在较短时间内对本单位工作有参考价值的档案，如临时性文件、事务性文件等。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对经过鉴定确定无保存价值的档案编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、年度、保管期限、卷号、文号、责