档案管理值班制度

档案管理值班制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案资料的安全与完整，规范档案管理值班工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及档案管理值班工作的所有人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规以及行业标准中关于档案管理的相关规定。2.确保档案管理值班工作的连续性和稳定性，保障档案信息的安全。3.明确职责，规范流程，提高档案管理值班工作效率和质量。二、值班人员职责（一）值班期间全面负责档案管理工作1.负责档案库房的日常巡查，包括检查门窗是否关闭、门锁是否正常、消防设施是否完好、温湿度是否适宜等，确保档案存放环境安全。2.对档案的出入库进行严格登记和管理，核实档案借阅、归还手续是否齐全，防止档案丢失、损坏或擅自外借。3.监控档案管理区域的安全情况，如发现异常声响、异味、烟雾等情况，应立即采取相应措施，并及时向上级报告。（二）档案整理与维护1.按照档案分类标准，定期对档案进行整理和清查，确保档案分类准确、排列有序。2.对破损、褪色等有问题的档案进行及时修复或处理，保证档案的完整性和可读性。3.协助档案管理人员进行档案数字化工作，确保电子档案与纸质档案内容一致，并做好数据备份和存储安全工作。（三）信息沟通与协调1.与各部门保持密切联系，及时了解档案需求动态，协调解决档案使用过程中出现的问题。2.向上级领导汇报档案管理值班工作情况，及时反馈重要信息和突发事件。3.做好与其他值班人员的交接工作，确保值班工作的顺利衔接。三、值班安排（一）值班时间1.实行[具体值班时间段，如周一至周五每天上午8:30下午5:30]值班制度，确保档案管理工作在工作日内得到有效保障。2.根据公司业务需求和实际情况，可适当安排节假日值班，具体值班时间和人员另行通知。（二）值班人员轮换1.由公司各部门轮流选派人员参与档案管理值班工作，每次值班期限为[X]个工作日。2.提前一周公布值班人员名单，以便值班人员做好准备。值班人员如有特殊情况需要调整，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可更换。（三）值班人员要求1.具备良好的责任心和保密意识，熟悉档案管理相关业务知识。2.身体健康，能够胜任值班期间的各项工作任务。3.经过档案管理部门组织的专门培训，了解档案管理值班工作流程和要求。四、值班工作流程（一）值班开始1.值班人员应提前1530分钟到达档案管理办公室，做好值班准备工作，包括检查值班记录、通讯设备是否正常等。2.与上一班值班人员进行交接，详细了解上一班值班期间档案管理工作情况，包括有无异常事件、档案出入库情况等，并在值班交接记录上签字确认。（二）档案巡查1.每[X]小时对档案库房进行一次巡查，巡查内容包括但不限于：检查档案库房门窗是否关闭，门锁是否完好，防止无关人员进入。查看档案架、柜是否摆放整齐，有无档案掉落或损坏现象。检查消防设施设备是否在位、完好，灭火器压力是否正常，消防通道是否畅通。记录库房温湿度情况，如温湿度超出规定范围，应及时采取相应措施进行调节。2.在巡查过程中，如发现问题应及时处理并记录。对于无法立即解决的问题，应及时向上级报告，并跟踪处理进度。（三）档案出入库管理1.档案借阅借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。值班人员收到借阅申请表后，应认真审核申请内容，核实借阅人身份和审批手续。如申请信息完整、手续齐全，方可办理档案借阅手续。值班人员根据借阅申请表，在档案管理系统中登记借阅信息，并按照档案存放位置查找相应档案，当面清点数量后交予借阅人。同时，要求借阅人在《档案借阅登记册》上签字确认。2.档案归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，值班人员应认真核对档案数量、完整性和质量，检查档案有无损坏、涂改等情况。如档案完好无损，值班人员在档案管理系统中登记归还信息，并在《档案借阅登记册》上注明归还日期。同时，将归还的档案按照原存放位置归位。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应说明原因，并按照公司相关规定进行赔偿处理。值班人员应及时向上级报告，并做好记录。（四）突发事件处理1.如遇火灾、水灾、盗窃等突发事件，值班人员应立即启动应急预案，并采取以下措施：迅速拨打报警电话（火警：119；匪警：110），并向上级领导报告事件情况。组织人员进行初期扑救或抢险救援工作，尽量减少损失，但要注意自身安全。保护好现场，防止证据灭失。协助相关部门进行调查处理工作，提供必要的档案资料和信息。2.在突发事件处理过程中，值班人员应及时记录事件发生的时间、地点、经过、处理措施等详细情况，并形成书面报告，向上级领导汇报。（五）值班结束1.值班人员在完成当天值班工作后，应对档案管理区域进行全面检查，确保门窗关闭、设备断电、档案整理有序等。2.整理值班期间的各项记录，如巡查记录、档案出入库记录、突发事件处理记录等，并将值班记录簿放置在指定位置。3.与下一班值班人员进行交接，详细说明当天值班工作情况，包括未处理完毕的事项及注意事项等，并在值班交接记录上签字确认。五、档案安全保障措施（一）库房安全管理1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全设施，确保档案存放环境安全。2.库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。值班人员在值班期间负责库房钥匙的使用和保管，下班后应将钥匙交回指定保管人员。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入库房的，必须经档案管理部门负责人批准，并在值班人员陪同下进入。（二）档案实体安全保护1.对档案进行分类存放，按照档案类别、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、实体完整。如发现档案数量不符或有损坏情况，应及时查明原因并进行处理。3.采取防潮、防虫、防火、防盗、防光等措施，保护档案实体安全。如档案库房应配备温湿度调节设备、防虫药品、灭火器等。（三）档案信息安全管理1.加强档案管理系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，严格控制对档案信息的访问。2.定期对档案管理系统进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.对涉及档案信息的电子设备进行安全管理，如设置开机密码、定期查杀病毒等，防止档案信息泄露或被篡改。4.严格遵守档案保密制度，值班人员不得擅自泄露档案内容，对因工作需要接触档案的人员进行保密教育，签订保密协议。六、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织值班人员进行业务培训，培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、值班工作流程、安全防范措施等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高值班人员的业务水平和综合素质。3.新入职的值班人员应在入职后一周内接受岗前培训，培训合格后方可上岗值班。（二）考核1.建立值班人员考核制度，对值班人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括值班工作执行情况、档案管理业务能力、安全责任落实情况、信息沟通协调能力等。2.考核方式采用日常检查、定期评估、群众评议相结合的方式进行，确保