档案转递规章制度

档案转递规章制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案转递工作，确保档案的安全、准确、及时传递，维护档案的完整性和保密性，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构进行档案转递的相关工作。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案转递工作合法合规。2.遵循保密原则，对涉及公司/组织机密的档案进行严格保密，防止信息泄露。3.保证档案转递的准确性和及时性，避免延误和错误传递。4.建立健全档案转递流程，明确各环节职责，确保工作有序进行。二、档案转递流程（一）档案转出1.申请档案转出部门应填写《档案转出申请表》，详细注明档案转出原因、接收单位名称、档案内容清单等信息。申请表需经部门负责人签字确认，确保申请信息真实、准确。2.审核档案管理部门收到《档案转出申请表》后，对申请内容进行审核。审核重点包括申请原因是否合理、接收单位信息是否准确、档案内容是否符合转递要求等。如审核通过，档案管理部门在申请表上签字盖章；如审核不通过，应及时与申请部门沟通，说明原因并要求补充或修改相关信息。3.整理与封装申请部门按照档案管理部门的要求，对拟转出的档案进行整理。整理内容包括核对档案材料的完整性、准确性，去除无关材料，对档案进行分类、编号等。档案整理完成后，使用符合档案保管要求的封装材料进行封装，并在封口处加盖骑缝章。4.登记档案管理部门对转出档案进行详细登记，记录档案编号、名称、转出日期、接收单位、转递方式等信息。登记信息应录入档案管理系统，以便查询和跟踪。5.转递根据档案的重要性、紧急程度等因素，选择合适的转递方式。常用转递方式包括专人送达、机要通信、邮政特快专递（EMS）等。如选择专人送达，应安排责任心强、熟悉档案管理规定的人员负责，并要求其填写《档案转递交接单》，详细记录交接时间、地点、档案数量等信息，交接双方签字确认。如选择机要通信或邮政特快专递（EMS），应确保档案封装符合要求，并在交寄时留存相关凭证，如机要收据、EMS单号等。（二）档案接收1.确认接收单位收到档案后，应及时与档案转出部门或档案管理部门进行确认。确认方式可采用电话、邮件等，确认内容包括档案是否收到、数量是否相符、档案是否完好等。2.验收接收单位对收到的档案进行验收。验收内容包括档案封装是否完好、档案材料是否齐全完整、档案内容是否与转出清单一致等。如发现档案存在问题，应及时与档案转出部门沟通，要求其采取相应措施进行处理。3.登记与入库验收合格后，接收单位应填写《档案接收登记表》，详细记录档案编号、名称､接收日期、转出单位等信息。将档案及时入库保管，按照档案管理要求进行分类存放，确保档案安全。（三）档案转递跟踪1.建立跟踪机制档案管理部门应建立档案转递跟踪机制，对档案转递过程进行全程跟踪。通过档案管理系统、电话、邮件等方式，及时了解档案的转递状态，确保档案按时、准确到达接收单位。2.异常处理如在档案转递过程中出现异常情况，如档案延误、丢失、损坏等，档案管理部门应立即启动应急预案。与转递机构或接收单位沟通，查明原因，采取相应措施进行补救。对异常情况进行详细记录，并及时向上级领导汇报。三、档案转递的保密要求（一）保密责任1.档案管理人员在档案转递过程中，档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的档案信息予以保密。不得向无关人员泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。2.转递人员负责档案转递的专人送达人员、机要通信人员、邮政特快专递（EMS）工作人员等，应与公司/组织签订保密协议。严格遵守保密规定，确保档案在转递过程中的安全，防止信息泄露。（二）保密措施1.档案封装对涉及机密的档案，应采用加密、密封等特殊封装措施，确保档案在转递过程中不被非法打开或窥视。2.传递方式选择根据档案的保密级别，优先选择保密程度高的转递方式，如机要通信。在条件不允许的情况下，选择邮政特快专递（EMS）时，应要求其提供保密服务。3.交接过程保密在档案交接过程中，如专人送达，交接双方应在保密场所进行交接，避免无关人员在场。交接过程中不得谈论档案内容，确保交接环节的保密性。四、档案转递的责任追究（一）责任界定1.转出部门责任如因转出部门填写信息错误、档案整理不规范等原因导致档案转递出现问题，转出部门应承担相应责任。2.档案管理部门责任档案管理部门在审核、登记、跟踪等环节存在过错，导致档案转递延误、错误或信息泄露等，应承担相应责任。3.转递机构责任如转递机构（如机要通信部门、邮政特快专递公司等）因工作失误导致档案丢失、损坏、延误等，转递机构应承担相应责任。（二）追究方式1.批评教育对于情节较轻的责任事故，对相关责任人给予批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚根据责任事故造成的损失大小，对相关责任人给予一定的经济处罚，处罚金额从责任人工资中扣除。3.行政处分对于情节严重、造成重大损失的责任事故，对相关责任人给予行政处分，如警告、记过、降职、撤职等。4.法律责任如责任事故涉及违反法律法规，依法追究相关责任人的法律责任。五、档案转递的监督与检查（一）内部监督1.定期检查档案管理部门应定期对档案转递工作进行检查，检查内容包括档案转递流程的执行情况、档案登记信息的准确性、档案保密措施的落实情况等。检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告。2.不定期抽查公司/组织内部审计、监察等部门应不定期对档案转递工作进行抽查。抽查重点关注档案转递过程中的合规性、安全性等问题，对发现的问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级部门监督公司/组织应接受上级主管部门对档案转递工作的监督检查，积极配合上级部门的工作，及时汇报档案转递工作情况。2.接受相关部门监督如涉及档案转递的机要通信部门、邮政管理部门等对档案转递工作有监督职责的部门，公司/组织应按照其要求，提供相关档案转递信息，接受其监督检查。六､附则（一）解释权本规章制度由公司/组织档案管理部门负责解释。（二）修订与废止1.本规章制度应根据国