社工协会档案管理制度

PAGE社工协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强社工协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社工协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：协会档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映协会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理协会工作中形成的各类档案，确保档案的齐全。4.保密性原则：对涉及协会机密、会员隐私等内容的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置协会设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责协会档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善协会档案管理制度。2.负责协会各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案保管环境符合要求。6.组织开展档案管理业务培训，提高工作人员的档案管理水平。7.参与协会重大活动、重要项目档案的专项管理工作，提供档案支持和服务。三、档案分类及归档范围（一）行政类档案1.协会章程、理事会决议、会员代表大会文件等重要文件。2.协会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.协会内部管理制度、工作流程、岗位职责等。4.协会会议记录、纪要、简报等。5.协会与上级主管部门、其他社会组织的往来文件、函件等。6.协会工作人员的人事档案、劳动合同、培训记录等。7.协会财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等财务档案。（二）业务类档案1.社工服务项目申报书、计划书、实施方案等。2.社工服务项目活动记录、服务对象反馈、评估报告等。3.社工培训资料、教材、课件等。4.社工案例分析、经验总结、研究报告等。5.与社工服务相关的政策法规、行业动态、研究成果等资料。（三）会员类档案1.会员入会申请表、会员登记表、会员证等。2.会员会费缴纳记录、会员活动参与记录等。3.会员表彰奖励、违规违纪处理等相关文件。（四）其他类档案1.协会举办活动的方案、通知、宣传资料、照片、视频等。2.协会获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。3.协会参与的对外交流合作项目的相关文件、协议等。4.其他具有保存价值的文件、资料和物品。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案归档范围及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内将档案材料移交档案管理部门。3.工作人员在工作中形成的个人业务档案，应在工作完成后及时整理并移交档案管理部门。(二)档案整理1.档案管理部门收到档案材料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录清单，确保档案的准确性和完整性。3.对纸质档案进行装订、装盒，对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。4.在档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。五、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案类别和年度顺序依次排列上架。2.档案管理人员应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、类别、数量等信息，便于查询和统计。3.对于跨年度的档案，应在次年归档时进行集中整理和归档。（二）档案保管1.档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等保管条件，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.对纸质档案应存放在专用档案柜中，按照类别和年度顺序排列，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格限制非档案管理人员进入档案管理室，确需查阅档案的，应办理相关手续。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.协会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅协会档案的，应持单位介绍信，经协会秘书长批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案时，需经协会会长批准。3.会员查阅本人档案的，应向档案管理部门提出申请，经核实身份后，予以查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据查阅申请表提供档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记本上注明归还时间。（三）利用规定1.档案的利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容，不得擅自将档案用于非工作目的。2.如需对档案进行公开引用或发表的，应经协会秘书长审核，报协会会长批准。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，为协会工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，综合评估确定档案的保管期限。3.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是协会的重要文件、历史资料等；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并报协会秘书长审核。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，《档案销毁清册》应作为档案资料永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.对协会现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.购置档案信息化管理软件，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅等功能的信息化管理。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，确保档案数据的安全和保密。5.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）数据管理1.电子档案数据应与纸质档案内容一致，确保数据的真实性和完整性。2.对电子档案数据进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。3.建立电子档案数据访问权限管理制度，严格控制数据的访问和使用。九、监督与考核（一）监督检查1.协会定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管利用情况等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行考核评价。