财务档案库房制度及流程

PAGE财务档案库房制度及流程一、总则1.目的为了加强公司财务档案的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的财务档案管理。3.定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的各种凭证、账簿、报表、文件等资料。4.管理原则财务档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、安全性和可追溯性的原则。二、档案管理职责1.财务部门职责负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交工作。建立财务档案台账，记录档案的名称、数量、存放地点、保管期限等信息。定期对财务档案进行清查和核对，确保档案的安全和完整。按照规定的期限和程序，对超过保管期限的财务档案进行鉴定和销毁。2.档案管理部门职责负责提供财务档案库房的存储空间，并确保库房的安全和卫生。对进入库房的人员进行登记和管理，防止无关人员进入。协助财务部门对档案进行整理、装订和保管工作。按照规定的期限和程序，对超过保管期限的财务档案进行鉴定和销毁。3.审计部门职责定期对财务档案管理情况进行审计，检查档案的真实性、完整性和合规性。对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。4.其他部门职责各部门应积极配合财务部门做好财务档案的收集、整理和移交工作，确保本部门形成的财务档案及时、完整地移交财务部门。三、档案收集与整理1.收集范围会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。会计账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账等。财务报表：包括月度、季度、年度财务报表等。财务文件：包括财务制度、财务报告、财务分析等。其他财务资料：包括银行对账单、发票、收据、合同等。2.收集要求财务人员应及时收集本部门形成的财务档案，并按照规定的分类标准进行整理。收集的财务档案应内容完整、字迹清晰、签章齐全，不得有涂改、挖补等现象。对于电子财务档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，并按照规定的格式进行存储。3.整理方法会计凭证应按照编号顺序排列，附件应齐全，并在记账凭证上注明附件张数。会计账簿应按照科目顺序排列，账页应连续编号，不得有跳页、缺号等现象。财务报表应按照时间顺序排列，装订成册，并加盖单位公章。财务文件应按照类别和时间顺序排列，装订成册，并加盖单位公章。其他财务资料应按照类别和时间顺序排列，整理成册，并加盖单位公章。四、档案装订与编号1.装订要求会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、散页等现象。会计账簿应使用专用的账簿装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、散页等现象。财务报表、财务文件和其他财务资料应使用专用的装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、散页等现象。2.编号方法会计凭证应按照年度、月份和凭证编号顺序进行编号，编号应连续，不得有重号、漏号等现象。会计账簿应按照年度、科目和账页编号顺序进行编号，编号应连续，不得有重号、漏号等现象。财务报表应按照年度、月份和报表编号顺序进行编号，编号应连续，不得有重号、漏号等现象。财务文件和其他财务资料应按照年度、类别和资料编号顺序进行编号，编号应连续，不得有重号、漏号等现象。五、档案保管1.库房建设财务档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防潮性能良好的地方。库房应配备必要的消防器材、防盗设备和温湿度调节设备，确保档案的安全。库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，并按照档案的类别和保管期限进行分类存放。2.保管期限会计凭证的保管期限为30年。会计账簿的保管期限为30年。财务报表的保管期限为10年。财务文件和其他财务资料的保管期限按照国家有关规定执行。3.保管要求财务档案应妥善保管，不得随意堆放、丢弃或损坏。库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。库房应设置专人负责管理，严格控制库房的出入人员，防止无关人员进入。财务档案应定期进行清查和核对，确保档案的安全和完整。六、档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，经财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅财务档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅财务档案时，不得在档案上涂改、标记、拆封等，不得损坏档案。查阅财务档案后，应及时将档案归还库房，并办理归还手续。2.借阅规定公司外部人员借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，经公司总经理批准后，方可借阅。借阅财务档案时，应出具单位介绍信，并注明借阅目的、借阅期限等。借阅财务档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司。借阅财务档案时，不得在档案上涂改、标记、拆封等，不得损坏档案。借阅财务档案后，应及时将档案归还公司，并办理归还手续。七、档案移交与销毁1.移交规定财务档案保管期满后，财务部门应按照规定的程序将档案移交档案管理部门。移交档案时，应填写《财务档案移交清单》，注明档案的名称、数量、存放地点、保管期限等信息，并由双方签字确认。档案管理部门应按照规定的期限和程序对移交的档案进行保管和利用。2.销毁规定财务档案保管期满后，需要销毁的，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。鉴定档案时，应由财务部门、档案管理部门和审计部门共同组成鉴定小组，对档案的真实性、完整性和合规性进行鉴定。经鉴定可以销毁的档案，应填写《财务档案销毁申请表》，经公司总经理批准后，方可销毁。销毁档案时，应在指定的地点进行，并由专人负责监销。监销人应在销毁清单上签字确认。销毁档案后，应将销毁清单归档保存，以备查阅。八、档案信息化管理1.信息化建设公司应加强财务档案信息化建设，建立财务档案管理信息系统，实现财务档案的电子化管理。财务档案管理信息系统应具备档案的收集、整理、存储、查询、借阅、移交、销毁等功能，并应保证数据的安全和完整。2.数据备份财务档案管理信息系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。数据备份应按照规定的期限进行，备份数据应进行完整性和可读性检查，确保数据的安全和可用。3.安全管理公司应加强财务档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统。财务档案信息化系统应安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止病毒、黑客等攻击。公司应定期对财务档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全问题。九、监督与检查1.内部监督公司应建立健全财务档案管理内部监督制度，定期对财务档案管理情况进行检查和评估。财务部门应定期对本部门形成的财务档案进行自查，发现问题及时整改。档案管理部门应定期对库房的档案进行清查和核对，确保档案的安全和完整。