公务员文件规范化制度

PAGE公务员文件规范化制度一、总则（一）目的为加强公务员文件管理，确保文件处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，保证文件质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体公务员在文件起草、审核、印发、归档、保管、查阅、借阅等环节的管理。（三）基本原则1.准确规范原则：文件内容应准确无误，符合法律法规和政策要求，格式规范统一。2.及时高效原则：文件处理应及时、迅速，确保工作的时效性，提高工作效率。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保文件信息安全，防止文件泄露。4.精简实用原则：文件应精简扼要，突出重点，注重实效，避免冗长繁琐。二、文件起草（一）职责分工1.根据工作需要，明确各部门在文件起草方面的职责。一般来说，涉及全局性工作、综合性政策等文件由办公室牵头起草；涉及业务部门具体工作的文件由相关业务部门负责起草。2.起草人员应熟悉相关政策法规和业务知识，具备较强的文字表达能力和综合分析能力。（二）起草要求1.深入调研：起草前应进行充分的调查研究，了解实际情况，掌握第一手资料，确保文件内容具有针对性和可操作性。2.主题明确：文件应围绕一个中心主题展开，避免内容分散、条理不清。3.结构合理：一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等部分。结构应严谨，层次应分明。4.语言规范：使用规范的汉字、标点符号和计量单位，语言表达应准确、简洁、通顺，避免使用生僻字、模糊不清的语言和口语化表述。（三）起草流程1.明确任务：接到文件起草任务后，起草人员应与相关部门或人员沟通，了解文件的背景、目的、要求等。2.拟定提纲：根据文件主题和要求，拟定文件提纲，确定文件的结构框架和主要内容。3.撰写初稿：按照提纲进行初稿撰写，注重内容的完整性和准确性，同时注意语言的规范性和逻辑性。4.征求意见：初稿完成后，应征求相关部门、领导和专家的意见，对意见进行认真梳理和分析，合理吸收采纳，对文件进行修改完善。三、文件审核（一）审核职责1.初审：由起草部门负责人对初稿进行初审，重点审核文件内容是否符合政策法规要求、是否与本单位实际情况相符、语言表达是否准确规范等。2.复审：办公室对经过初审的文件进行复审，主要审核文件格式是否规范、发文程序是否合规、是否需要会签等。3.终审：由单位领导对文件进行终审，领导根据文件的重要性、涉及范围等因素，对文件进行全面审核，做出最终审批决定。（二）审核内容1.合法性审核：文件内容是否符合法律法规和政策要求，是否存在违法违规条款。2.合理性审核：文件提出的措施和要求是否合理可行，是否符合本单位实际情况和工作需要。3.规范性审核：文件格式是否符合规定，语言表达是否准确规范，标点符号、计量单位等是否正确使用。4.协调性审核：文件是否与其他相关文件相协调，是否存在矛盾或冲突之处。（三）审核流程1.初审：起草部门负责人在收到初稿后，应在规定时间内完成初审，并提出初审意见。2.复审：办公室收到初审后的文件后，对初审意见进行审核，并提出复审意见。复审意见应明确文件是否需要修改、修改的内容及理由等。3.终审：单位领导根据复审意见，对文件进行终审。如领导同意发文，应签署审批意见；如领导不同意发文，应说明理由，由起草部门重新修改完善。四、文件印发（一）印发准备1.编号登记：对审核通过的文件进行编号登记，建立文件印发台账，记录文件的编号、名称、印发时间、印发范围等信息。2.排版校对：按照规定的格式要求对文件进行排版，确保格式规范、美观。排版完成后，进行认真校对，避免出现错别字、排版错误等问题。3.盖章装订：根据领导审批意见，在文件上加盖单位印章。对文件进行装订，确保整齐、牢固。（二）印发范围1.根据文件内容和工作需要，明确文件的印发范围。印发范围一般包括主送机关、抄送机关等。2.主送机关应是文件的主要受理机关，抄送机关应是与文件内容相关的其他机关或部门。（三）印发方式1.纸质印发：对于需要纸质文件的，应按照印发范围进行打印、盖章、装订，然后分发到各主送机关和抄送机关。2.电子印发：对于一些不需要纸质文件的通知、通报等，可以通过单位内部办公系统、电子邮件等方式进行电子印发。电子印发的文件应确保格式规范、内容完整，同时应做好电子文件的备份和管理工作。五、文件归档（一）归档范围1.本单位形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等，均应归档。2.归档文件应具有保存价值，能够反映本单位的工作历史和业务活动情况。（二）归档要求1.分类整理：按照文件的来源、时间、内容等因素进行分类整理，确保归档文件条理清晰、便于查找。2.编号编目：对归档文件进行编号编目，建立归档文件目录，记录文件的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.装订编页：对归档文件进行装订，去除文件上的金属物等，确保文件整齐、牢固。同时，对文件进行编页，标注页码，便于查阅。（三）归档流程1.收集文件：各部门在文件办理完毕后，应及时将文件收集整理，移交办公室。2.整理分类：办公室对收集到的文件进行整理分类，按照归档要求进行分类、编号、编目等工作。3.装订编页：对整理好的文件进行装订编页，确保文件符合归档要求。4.装盒上架：将装订编页后的文件装入档案盒，按照档案管理要求上架存放，便于查阅和保管。六、文件保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.根据文件的性质、重要程度、历史价值等因素，确定文件的保管期限。保管期限一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件应是具有重要历史价值、对本单位工作具有重大影响的文件；长期保管的文件应是在一定时期内具有查考利用价值的文件；短期保管的文件应是在较短时间内需要查考利用的文件。（三）保管措施1.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.安全防护：加强档案库房的安全防护工作，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，确保档案安全。3.电子档案管理：对于电子档案，应采取加密存储、备份等措施，确保电子档案的安全。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案的完整性和可用性。七、文件查阅（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位归档的文件。2.外单位人员因工作需要查阅本单位文件的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅要求1.查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅文件的名称、编号、查阅时间、查阅目的等信息。2.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案库房。3.查阅人员应爱护档案，不得在文件上涂改、标记、污损等。（三）查阅流程1.申请查阅：查阅人员向档案管理人员提出查阅申请，填写查阅登记表。2.审批登记：档案管理人员对查阅申请进行审核，报经领导批准后，进行登记。3.提供查阅：档案管理人员按照查阅登记表的内容，为查阅人员提供相应的文件，并在旁监督查阅。4.归还文件：查阅完毕后，查阅人员应及时将文件归还档案管理人员，档案管理人员对归还的文件进行检查，确保文件完好无损。八、文件借阅（一）借阅范围1.本单位工作人员因工作需要，可以借阅本单位归档的文件。2.外单位人员因工作需要借阅本单位文件的，应按照规定办理借阅手续。（二）借阅要求1.借阅人员应填写借阅登记表，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间、借阅期限等信息。2.借阅人员应按照借阅期限及时归还文件，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应爱护档案，不得将借阅的文件转借他人，不得在文件上涂改、标记、污损等。（三）借阅流程1.申请借阅：借阅人员向档案管理人员提出借阅申请，填写借阅登记表。2.审批登记：档案管理人员对借阅申请进行审核，报经领导批准后，进行登记。3.提供借阅：档案