非生产物资采购实施制度

PAGE非生产物资采购实施制度一、总则（一）目的为规范公司非生产物资采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门非生产物资的采购活动，包括办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、礼品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，公正地对待每一个供应商。4.归口管理原则：非生产物资采购实行归口管理，明确各部门的采购职责和权限。二、采购职责与分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善非生产物资采购管理制度和流程。2.组织实施非生产物资的采购工作，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.收集、整理采购信息，为公司采购决策提供支持。（二）需求部门职责1.根据工作需要，提出非生产物资的采购需求，并填写采购申请单。2.参与采购过程，协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作。3.负责验收采购物资，对物资的质量、数量等进行确认。4.反馈采购物资的使用情况，提出改进建议。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。3.负责采购成本的核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和公司制度。2.审查采购合同的合法性、合规性和完整性。3.对采购过程中的违规行为提出处理建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请单，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行审核，核实采购物资的必要性和合理性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门需组织相关部门进行评审，提出采购建议，报公司领导审批。3.经审批后的采购申请单作为采购部门开展采购工作的依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证以及相关资质证书等，确保其具备合法经营资格。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等，并定期对供应商进行动态评估和调整。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最优采购条件。2.根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同需经公司法律部门或法律顾问审核后，报公司领导审批。3.采购部门与供应商签订采购合同，并将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。3.对于紧急采购项目，采购部门应采取特殊措施，确保采购任务的完成，但需按照规定补办相关审批手续。（六）验收与付款1.物资到货后，需求部门负责组织验收工作，按照采购合同和相关标准对物资的质量、数量、规格等进行检查。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。验收报告作为付款的依据之一。3.财务部门根据采购合同、验收报告等资料，审核无误后办理付款手续。对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购部门和相关部门进行处理。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门非生产物资采购预算，明确采购项目、数量、金额等信息。2.采购预算需经部门负责人审核签字后，提交采购部门汇总。3.采购部门会同财务部门对各部门采购预算进行审核和平衡，编制公司年度非生产物资采购预算草案，报公司领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写预算调整申请单，说明调整原因和调整金额，经部门负责人审核、采购部门和财务部门会签后，报公司领导审批。（三）预算分析与控制1.财务部门定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因，提出改进措施。2.采购部门应加强对采购预算执行情况的监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括供应商风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于供应商风险，通过加强供应商管理、建立供应商备用库等方式降低风险。2.对于质量风险，加强采购物资的检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺等。3.对于价格风险，通过市场调研、价格谈判、签订价格调整条款等方式进行应对。4.对于合同风险，加强合同审核和管理，明确双方权利义务，确保合同的合法性和有效性。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设置风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规等。2.通过多种渠道收集信息，如网络平台、行业协会、供应商提供等，并对收集到的信息进行整理和分析。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，将采购相关信息在采购部门、需求部门、财务部门等之间进行共享，提高信息传递效率和工作协同性。2.定期发布采购信息报告，向公司领导和相关部门汇报采购市场动态、采购工作进展等情况。（三）采购信息保密1.对于涉及公司商业秘密和敏感信息的采购信息，应严格保密，防止信息泄露。2.明确信息保密责任，对违反保密规定的行为进行严肃处理。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购违规行为的举报，对举报信息进行及时调查和处理。（二）供应商监督1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行监督和评价，及时反馈供应商存在的问题，并要求供应商进行整改。2.对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价指标包括采