皮具厂生产档案管理制度

PAGE皮具厂生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强皮具厂生产档案管理，确保生产过程中的各类文件、资料得到妥善保存与有效利用，保障生产活动的顺利进行，提高生产管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂生产部门涉及的所有生产档案管理工作，包括但不限于生产计划、工艺文件、质量记录、设备维护记录、人员培训记录等。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案应如实反映生产活动的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖生产过程的各个环节，保证档案资料的全面性和完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、文字等信息应清晰、明确，避免模糊或歧义。4.规范性原则：遵循统一的格式、标准和规范进行档案的编制、整理和存储，确保档案的规范性和一致性。5.保密性原则：对于涉及商业秘密和技术机密的生产档案，应严格保密，防止信息泄露。二、生产档案的分类与编号（一）生产计划档案1.年度生产计划：记录本年度皮具生产的总体目标、产品种类、产量计划等。2.月度生产计划：根据年度计划分解制定的月度生产任务安排，包括具体产品型号、数量、生产时间节点等。3.编号规则：以“PJ”开头，后接年份和月份，如“PJ202308”表示2023年8月的生产计划档案编号。（二）工艺文件档案1.产品设计图纸：包含皮具的外观设计、结构设计等详细图纸。2.工艺流程卡：明确每个皮具产品从原材料到成品的具体加工步骤、工艺要求、质量标准等。3.工艺变更记录：记录工艺文件在生产过程中的变更情况，包括变更原因、变更内容、审批情况等。4.编号规则：产品设计图纸以“TZ”开头，后接产品型号和版本号，如“TZ001V1”表示001型号皮具的第1版设计图纸编号。工艺流程卡以“GY”开头，后接产品型号，如“GY001”表示001型号皮具的工艺流程卡编号。工艺变更记录以“GB”开头，后接变更日期和流水号，如“GB2023090101”表示2023年9月1日的第1次工艺变更记录编号。（三）质量记录档案1.原材料检验报告：记录原材料的采购批次、检验项目、检验结果等信息。2.半成品检验记录：对生产过程中半成品的质量检验情况进行记录，包括检验时间、检验项目、检验人员、合格情况等。3.成品检验报告：详细记录皮具成品的各项质量指标检验结果，判定产品是否合格。4.质量事故记录：对生产过程中发生的质量事故进行记录，包括事故发生时间、地点、原因分析、处理措施等。5.编号规则：原材料检验报告以“YL”开头，后接原材料批次号，如“YL202309001”表示2023年9月第1批原材料的检验报告编号。半成品检验记录以“BC”开头，后接产品型号和检验批次，如“BC00120230901”表示001型号皮具2023年9月第1批半成品的检验记录编号。成品检验报告以“CP”开头，后接产品型号和检验批次，如“CP00120230901”表示001型号皮具2023年9月第1批成品的检验报告编号。质量事故记录以“ZL”开头，后接事故发生日期和流水号，如“ZL2023090101”表示2023年9月1日发生的第1次质量事故记录编号。（四）设备维护记录档案1.设备台账：记录本厂所有生产设备的基本信息，包括设备名称、型号、购置日期、使用部门等。2.设备维护计划：针对每台设备制定的定期维护计划，明确维护内容、维护周期、责任人等。3.设备维修记录：详细记录设备发生故障的时间、故障现象、维修过程、更换零部件等信息。4.设备保养记录：记录设备日常保养的执行情况，如清洁、润滑、紧固等工作的完成情况。5.编号规则：设备台账以“SBTZ”开头，后接设备编号，如“SBTZ001”表示001号设备的台账编号。设备维护计划以“SBWH”开头，后接设备编号和计划年份，如“SBWH0012023”表示001号设备2023年的维护计划编号。设备维修记录以“SBWX”开头，后接设备编号和维修日期，如“SBWX00120230901”表示001号设备2023年9月1日的维修记录编号。设备保养记录以“SBBY”开头，后接设备编号和保养日期，如“SBBY00120230901”表示001号设备2023年9月1日的保养记录编号。（五）人员培训记录档案1.培训计划：制定本厂员工生产技能培训的年度、月度计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训记录：记录每次培训的实际情况，包括培训日期、培训地点、培训讲师、培训内容、参与人员签到等。3.考核记录：对员工培训后的考核情况进行记录，包括考核时间、考核方式、考核成绩等。4.编号规则：培训计划以“PXJH”开头，后接年份和月份，如“PXJH202309”表示2023年9月的培训计划编号。培训记录以“PXJL”开头，后接培训日期和流水号，如果培训日期为2023年9月10日，流水号为01，则编号为“PXJL2023091001”。考核记录以“PXKH”开头，后接考核日期和员工编号，如“PXKH20230901001”表示2023年9月1日对编号为001员工的考核记录编号。三、生产档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责生产档案的收集工作，确保各类档案资料及时、准确地收集齐全。2.在生产活动开始前，相关部门应准备好所需的各类档案表格和记录工具，以便在生产过程中及时记录相关信息。3.对于生产过程中产生的各类文件、资料，如生产指令单、检验报告、维修记录等，应在完成相关工作后立即收集，不得拖延。（二）整理规范1.收集到的生产档案应按照分类进行整理，同类档案应按照时间顺序或编号顺序排列。2.每份档案应确保内容完整，如有缺失应及时补充或说明原因。3.对于纸质档案，应去除无关的附件，如订书钉、回形针等，保持档案的整洁。4.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹或存储设备中，便于查找和管理。四、生产档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案柜，按照档案类别进行分类存放，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。2.电子档案：建立电子档案库，按照档案分类建立文件夹结构，每个文件夹应注明档案名称和内容简介。同时，应定期对电子档案进行备份，备份存储在不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点。（二）保管期限1.生产计划档案：年度生产计划保存5年，月度生产计划保存3年。2.工艺文件档案：产品设计图纸和工艺流程卡长期保存，工艺变更记录保存至该产品停止生产后5年。3.质量记录档案：原材料检验报告、半成品检验记录、成品检验报告保存3年，质量事故记录长期保存。4.设备维护记录档案：设备台账长期保存，设备维护计划保存至该设备报废后5年，设备维修记录和设备保养记录保存3年。5.人员培训记录档案：培训计划保存3年，培训记录和考核记录长期保存。（三）保管环境1.纸质档案存储的档案柜应放置在干燥、通风的房间内，避免档案受潮、发霉或被虫蛀。2.电子档案存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，应注意存储环境的温度、湿度等条件，避免因环境因素影响电子设备的正常运行。五、生产档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本厂员工因工作需要查阅生产档案的，应填写《生产档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、查阅原因、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.部门负责人查阅本部门相关生产档案的，可直接到档案管理部门查阅，但应在查阅记录上签字确认。3.涉及跨部门查阅生产档案的，需经相关部门负责人共同审批后，方可查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《生产档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅登记表上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅档案名称等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅生产档案的，应填写《生产档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自复印、转借、泄露档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，借阅人应承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题应及时报告并追究借阅人的责任。六、生产档案的销毁（一）销毁条件1.生产档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可进行销毁。2.因生产工艺变更、产品停产等原因，相关生产档案不再使用且已无保存必要的，可申请销毁。3.涉及商业秘密或技术机密的生产档案，在保密期限届满后，经相关部门审批同意，可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对到期或无保存价值的生产档案进行清理，编制《生产档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《生产档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报本厂主管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门组织专人对拟销毁的生产档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、参与人员等信息。4.对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。5.销毁工作完成后，参与销毁的人员应在《生产档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对生产档案的管理情况进行自查，确保档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、销毁等工作符合本制度的要求。2.本厂内部审计部门应定期对生产档案管理工作进行审计监督，检查档案管理工作的规范性、完整性和保密性，发现问题及