非生产物料采购管理制度

PAGE非生产物料采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司非生产物料采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司运营和发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物料的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、礼品、宣传物料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物料质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.归口管理原则：明确各部门在非生产物料采购中的职责，实行归口管理，确保采购工作有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定非生产物料采购计划，根据公司需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。3.执行采购流程，与供应商签订采购合同，跟踪采购订单执行情况，确保物料按时、按质、按量供应。4.负责采购成本控制，进行市场调研，争取有利的采购价格和条款。（二）需求部门1.提出非生产物料的需求申请，详细说明物料的规格、型号、数量、用途等信息。2.参与供应商的评估和选择，提供技术支持和质量要求。3.负责对采购的非生产物料进行验收，确保物料符合需求标准。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购费用在预算范围内。2.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保资金安全。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）质量管理部门1.制定非生产物料的质量验收标准，并参与验收工作。2.对采购物料的质量问题进行调查和处理，确保公司使用的物料符合质量要求。三、采购流程（一）需求申请1.各需求部门根据工作需要，填写《非生产物料需求申请表》，详细注明物料名称、规格型号、数量、预计使用时间、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人审核需求的合理性和必要性，签字确认后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求申请后，结合库存情况进行综合分析，制定非生产物料采购计划。2.采购计划应明确采购物料的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面的情况，确定入围供应商名单。3.采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察或样品测试，进一步了解供应商的实际情况，评估其是否符合公司采购要求。4.根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，并定期对供应商进行评价和更新。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、清晰明确、具有可操作性。3.采购合同签订后，报财务部门审核备案。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物料的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购订单下达后，及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（六）到货验收1.采购物料到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备。2.需求部门和质量管理部门按照验收标准对采购物料进行验收，重点检查物料的规格型号、数量、质量、外观等是否符合要求。3.验收合格后，填写《非生产物料验收单》，相关人员签字确认。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，直至物料符合要求或采取退货等措施。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收单，填写付款申请单，附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单的真实性、合法性、准确性，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和实际需求，编制非生产物料采购预算。2.采购预算应明确各项采购物料的名称、规格型号、数量、预计采购金额等内容，并按照不同的费用项目进行分类汇总。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、库存情况、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，报采购部门负责人审核，经公司领导审批后执行。2.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。（三）预算执行与监控1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购费用在预算范围内。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，并向公司领导汇报。如发现预算执行偏差较大，应及时查明原因，采取有效措施进行调整和纠正。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、信誉状况、产品质量、价格水平、服务能力等方面的要求。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，采购部门按照准入标准进行审核。3.审核通过的供应商纳入公司供应商名单，成为合格供应商。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重和评分标准，通过量化评估对供应商进行综合评价。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格、服务等方面表现突出的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、提供优惠价格、延长付款期限等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反采购合同、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、减少采购份额、终止合作等。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门对非生产物料采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.分析各种风险产生的原因和可能造成的影响，为风险应对提供依据。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险进行综合评估，为制定风险应对策略提供参考。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.针对不同类型的风险，采取具体的措施进行防范和控制，如加强市场调研、严格供应商管理、完善合同条款、优化付款流程等。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对非生产物料采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等。2.审计过程中发现的问题，及时提出整改意见和建议，督促相