零星物料财务制度

PAGE零星物料财务制度一、总则（一）目的为了加强公司零星物料的财务管理，规范零星物料的采购、验收、存储、使用及核算等流程，确保公司资产的安全与完整，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及零星物料采购、使用及相关财务处理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家相关法律法规和财务制度，确保零星物料的采购、使用等活动合法合规。2.准确性原则财务核算应准确反映零星物料的采购成本、库存数量及使用情况，保证财务数据的真实可靠。3.效益性原则在满足公司正常生产经营需求的前提下，合理控制零星物料的采购数量和成本，提高资金使用效益。4.内部控制原则建立健全内部控制机制，明确各部门在零星物料管理中的职责，加强对采购、验收、存储、使用等环节的监督与管理，防止舞弊行为的发生。二、零星物料的定义与范围（一）定义零星物料是指公司生产经营过程中所需的数量较少、价值较低、不构成固定资产的各类物资，包括但不限于办公用品、劳保用品、维修配件、低值易耗品等。（二）范围1.办公用品如文具、纸张、文件夹、计算器等。2.劳保用品如安全帽、手套、工作服、防护鞋等。3.维修配件用于设备维修的各类零部件，如螺丝、螺母、轴承、电器元件等。4.低值易耗品价值较低、使用期限较短的物品，如工具、量具、灯具、清洁用品等。5.其他经公司认定属于零星物料范畴的其他物资。三、职责分工（一）采购部门1.根据各部门需求，编制零星物料采购计划，选择合格供应商进行采购。2.负责与供应商签订采购合同，确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。3.跟进采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。（二）验收部门1.负责对采购的零星物料进行验收，检查物料的品种、规格、数量、质量等是否符合采购合同要求。2.对验收合格的物料出具验收报告，对验收不合格的物料及时通知采购部门处理。（三）仓储部门1.负责零星物料的入库、存储和保管工作，建立库存台账，确保物料的安全与完整。2.根据各部门需求，及时办理物料的出库手续，并做好出库记录。3.定期对库存物料进行盘点，确保账实相符。（四）使用部门1.根据实际工作需要，提出零星物料的采购申请。2.负责对领用的零星物料进行合理使用和管理，避免浪费和丢失。（五）财务部门1.负责制定零星物料的财务核算办法，对零星物料的采购、验收、存储及使用等环节进行财务监督。2.审核零星物料的采购发票、报销凭证等，办理相关账务处理。3.定期与采购部门、仓储部门核对账目，确保财务数据的准确性。四、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据实际工作需求，提前编制零星物料采购计划，明确物料的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况进行综合分析，制定公司月度零星物料采购计划。采购计划应合理安排采购数量和时间，避免积压和短缺。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商进行合作。对于新供应商，应进行实地考察或要求提供相关资质证明和业绩案例。（三）采购合同1.采购部门与供应商签订采购合同，合同应明确物料的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交至财务部门进行审核，确保合同条款符合公司财务政策和法律法规要求。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本交至财务部门备案。（四）采购执行1.采购部门根据采购合同和采购计划，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。2.供应商交货时，采购部门应通知验收部门进行验收。验收合格后，采购部门应及时办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货或补货等。五、验收管理（一）验收标准1.验收部门应依据采购合同、相关国家标准或行业标准以及公司内部规定的验收标准，对采购的零星物料进行验收。2.验收标准应明确物料的外观、规格、数量、质量、性能等方面的要求，确保验收工作的准确性和客观性。（二）验收程序1.供应商交货时，验收部门应核对送货单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格、数量等信息。2.验收人员应按照验收标准对物料进行逐一检查，如检查物料的外观是否有损坏、规格是否符合要求、数量是否准确等。3.对于需要进行质量检验的物料，验收部门应按照相关规定进行检验，如抽样检验、试用检验等。检验合格后，出具验收报告。4.验收报告应详细记录验收情况，包括验收日期、物料名称、规格、数量、供应商名称、验收结果等信息，并由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的物料，验收部门应及时通知仓储部门办理入库手续。仓储部门应根据验收报告和送货单，对物料进行入库登记，并更新库存台账。2.验收不合格的物料，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商处理。采购部门应根据协商结果，办理退货、换货或补货等手续，并跟踪处理进度。3.对于验收过程中发现的质量问题或其他异常情况，验收部门应及时向上级领导报告，并配合相关部门进行调查和处理。六、存储管理（一）仓库设置1.公司应设置专门的仓库用于存储零星物料，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.仓库应根据物料的类别、性质、用途等进行分区分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。（二）入库管理1.仓储部门在接收验收合格的零星物料时，应根据验收报告和送货单，对物料进行入库登记。入库登记应包括物料名称、规格、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.仓储人员应将物料按照规定的存放位置进行摆放，并及时更新库存台账，确保账实相符。（三）存储保管1.仓储部门应定期对库存物料进行检查，查看物料的存储状态是否良好，是否存在损坏、变质、过期等情况。2.对于易受潮、易腐蚀、易燃易爆等特殊物料，应采取相应的防护措施进行存储，如密封保存、隔离存放等。3.仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物或进行与物料存储无关的活动。（四）出库管理1.使用部门根据实际工作需要，填写零星物料领用申请表，注明物料名称、规格、数量、用途等信息，并提交至仓储部门。2.仓储部门审核领用申请表，确认领用物料的合理性和必要性后，办理出库手续。出库手续应包括填写出库单，注明物料名称、规格、数量、领用部门、领用日期等信息，并由领用人员签字确认。3.仓储人员应根据出库单及时发货，并更新库存台账，确保库存数量准确无误。（五）库存盘点1.仓储部门应定期对库存物料进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。2.盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等，并通知相关部门和人员做好准备工作。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物料的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物料的质量状况和存储状态。4.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点日期、物料名称、规格、数量、账实差异情况等信息，并由盘点人员签字确认。5.对于盘盈或盘亏的物料，仓储部门应及时查明原因，并按照规定进行处理。盘盈的物料应办理入库手续，盘亏的物料应查明责任，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。七、核算管理（一）账务处理1.财务部门应按照相关会计准则和财务制度，对零星物料的采购、验收、存储及使用等环节进行账务处理。2.采购零星物料时，财务部门根据审核后的采购发票和入库单，借记“原材料”或“低值易耗品”等科目，贷记“应付账款”或“银行存款”等科目。3.领用零星物料时，财务部门根据领用申请表和出库单，借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等科目，贷记“原材料”或“低值易耗品”等科目。4.对于库存盘点中发现的盘盈或盘亏情况，财务部门应根据盘点报告进行相应的账务调整。盘盈时，借记“原材料”或“低值易耗品”等科目，贷记“待处理财产损溢”科目；经批准后，借记“待处理财产损溢”科目，贷记“管理费用”等科目。盘亏时，借记“待处理财产损溢”科目，贷记“原材料”或“低值易耗品”等科目；属于正常损耗的，经批准后，借记“管理费用”等科目，贷记“待处理财产损溢”科目；属于人为原因造成的，应由责任人赔偿，借记“其他应收款”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。（二）财务报表1.财务部门应定期编制与零星物料相关的财务报表，如资产负债表、利润表、存货明细表等，以便及时反映公司零星物料的采购、库存及使用情况。2.财务报表应真实、准确、完整地反映公司零星物料的财务状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。（三）财务分析1.财务部门应定期对公司零星物料的财务数据进行分析，评估零星物料的采购成本、库存周转率、使用效益等指标。2.通过财务分析，发现零星物料管理中存在的问题和不足，提出改进建议和措施，为公司优化零星物料管理提供参考。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对零星物料的采购、验收、存储、使用及核算等环节进行审计监督，检查各项制度的执行情况和财务处理的合规性。2.内部审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督1.采购部门、验收部门、仓储部门和使用部门应建立健全内部监督机制，加强对本部门人员在零星物料管理过程中的监督与管理，确保各项工作规范有序进行。2.财务部门应加强对零星物料财务核算的日常监督，审核相关凭证和报表，及时发现和纠正财务处理中