后勤生产平衡会议制度

PAGE后勤生产平衡会议制度一、总则（一）目的为了加强公司后勤与生产部门之间的沟通与协作，确保后勤保障与生产运营的协调一致，提高公司整体运营效率，特制定本会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤部门与生产部门及其下属各单位、各岗位人员。（三）会议原则1.及时性原则：及时召开会议，确保信息及时传递与问题及时解决，避免影响生产进度和后勤保障质量。2.准确性原则：会议所涉及的信息、数据、决策等应准确无误，避免因信息不准确导致工作失误。3.高效性原则：提高会议效率，精简会议流程，明确会议议题和目标，确保会议能够有效解决问题，达成共识。4.沟通协作原则：促进后勤部门与生产部门之间的沟通与协作，打破部门壁垒，形成工作合力，共同推动公司发展。二、会议组织与职责（一）会议组织部门由公司行政部负责后勤生产平衡会议的组织工作，包括会议的筹备、通知、记录、纪要整理与发布等。（二）参会人员1.后勤部门：后勤部门负责人及相关岗位人员，如物资采购人员、设备维护人员、后勤保障人员等。2.生产部门：生产部门负责人及各车间、生产线负责人、生产计划调度人员等。3.其他相关部门：根据会议议题需要，可邀请财务部门、质量控制部门、技术研发部门等相关人员参加。（三）职责分工1.行政部负责会议的整体策划与组织安排，确定会议时间、地点、参会人员等。提前收集会议议题，进行整理和分类，确保议题具有针对性和代表性。做好会议的记录工作，准确记录会议内容、讨论结果、决策事项等。整理会议纪要，经会议主持人审核后及时发布给参会人员，并督促相关部门落实会议决策。负责会议资料的归档与保管，建立会议档案，以备查阅。2.后勤部门按时参加会议，积极提供后勤保障工作的相关信息，包括物资库存情况、设备维护计划执行情况、后勤服务质量反馈等。针对生产部门提出的后勤需求，及时做出回应，提出解决方案或协调解决问题。负责落实会议中涉及后勤工作的各项决策和任务，确保后勤保障工作与生产运营紧密配合。3.生产部门认真准备会议资料，如生产计划安排、生产进度情况、设备运行状况、人员需求等，为会议提供准确的生产信息。在会议中如实反映生产过程中遇到的后勤问题，如物资短缺、设备故障影响生产等，积极与后勤部门沟通协商解决方案。根据会议决策，调整生产计划和工作安排，确保生产活动顺利进行，并及时反馈执行情况。4.其他相关部门根据会议通知要求，按时参加会议，结合自身部门职责，提供与会议议题相关的专业意见和建议。配合后勤部门和生产部门，共同解决涉及本部门业务范围内的问题，推动会议决策的有效执行。三、会议类型与议程（一）定期会议1.会议周期：每周[X]下午[X]点召开。2.议程安排主持人开场：简要介绍会议目的和议程安排，宣布会议开始。（5分钟）生产部门汇报生产计划调度人员汇报本周生产计划执行情况，包括产量、质量、进度等指标完成情况。（10分钟）各车间、生产线负责人汇报本车间/生产线设备运行状况、人员出勤情况、生产过程中遇到的问题等。（每个车间/生产线汇报时间控制在5分钟左右）后勤部门汇报物资采购人员汇报本周物资采购情况，包括采购订单执行情况、物资到货情况、库存状况等。（10分钟）设备维护人员汇报本周设备维护计划执行情况，设备故障维修情况，以及下周设备维护计划安排。（10分钟）后勤保障人员汇报后勤服务工作情况，如食堂餐饮质量、宿舍管理情况、办公区域环境卫生等方面的反馈及改进措施。（10分钟）问题讨论与协调针对生产部门提出的后勤问题，如物资短缺影响生产、设备故障维修不及时等，后勤部门与生产部门进行沟通协商，共同分析问题原因，提出解决方案。（每个问题讨论时间根据实际情况灵活掌握）对于涉及多个部门的问题，组织相关部门进行专题讨论，明确各部门职责和协作方式，制定解决问题的时间表和责任人。（时间根据问题复杂程度而定）决策与工作安排根据问题讨论结果，形成会议决策，明确各项工作的责任部门、责任人、完成时间节点等。（10分钟）会议主持人对下周后勤保障工作和生产运营工作进行总体部署，提出工作要求和注意事项。（5分钟）会议总结：主持人对本次会议进行总结，强调会议重点和工作目标，鼓励各部门积极落实会议决策，加强沟通协作。（5分钟）（二）临时会议1.召开条件：当生产过程中出现重大后勤问题，如突发物资严重短缺、关键设备突发故障且对生产造成重大影响、后勤服务引发员工重大投诉等，或根据公司领导指示需要及时召开会议协调解决相关问题时，可召开临时会议。2.议程安排主持人开场：简要说明召开临时会议的背景和目的，介绍参会人员，宣布会议开始。（5分钟）问题阐述：由生产部门或相关部门详细阐述问题的具体情况，包括问题发生的时间、地点、影响范围、造成的损失等。（1015分钟）原因分析：组织参会人员对问题进行深入分析，从后勤保障、生产流程、管理环节等多个方面查找问题产生的原因。（1520分钟）解决方案讨论：各部门针对问题原因提出相应的解决方案，进行充分讨论和论证，评估方案的可行性和有效性。（2030分钟）决策制定：根据讨论结果，形成会议决策，确定问题解决的具体措施和责任分工，明确完成时间要求。（10分钟）会议总结：主持人对会议进行总结，强调解决问题的紧迫性和重要性，要求各部门迅速行动，确保问题得到妥善解决，并及时反馈处理结果。（5分钟）四、会议流程与规范（一）会议通知1.行政部应提前[X]天向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会人员要求等信息。2.对于临时会议，应在会议召开前[X]小时内通知参会人员，确保参会人员有足够的时间准备相关资料。（二）会议准备1.参会人员应提前准备好与会议议题相关的资料，如工作汇报材料、数据分析报告、问题解决方案建议等，以便在会议中能够准确、全面地表达观点和意见。2.行政部负责布置会议场地，确保会议设备正常运行，如投影仪、音响、麦克风等，准备好会议所需的文具、纸张等物品。（三）会议签到参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议地点，在会议签到表上签到，以确认参会情况。（四）会议进行1.会议主持人应严格按照议程安排组织会议，控制会议节奏，确保各项议题有序进行。2.参会人员应积极发言，充分表达自己的观点和意见，但要注意语言文明、逻辑清晰，避免出现争吵和混乱局面。3.对于重要问题和决策事项，应进行充分讨论和论证，确保决策的科学性和合理性。4.会议记录人员应认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决策事项等，确保记录准确、完整。（五）会议结束1.会议结束后，参会人员应有序离开会议场地，保持会议场地整洁。2.行政部应及时整理会议纪要，并在[X]个工作日内发布给参会人员。会议纪要应包括会议基本信息、会议主要内容、讨论结果、决策事项及责任分工、完成时间要求等内容。五、会议记录与纪要（一）会议记录要求1.记录人员应使用统一的会议记录模板，确保记录格式规范、内容完整。2.记录内容应客观、真实、准确，如实记录参会人员的发言内容、讨论过程和决策结果，不得随意增减或歪曲事实。3.对于重要观点和决策事项，应详细记录其表述内容，确保记录的准确性和可追溯性。4.记录人员应在会议过程中及时记录，避免遗漏重要信息，如有不清楚的地方，应及时向发言人员询问确认。（二）会议纪要撰写1.行政部应根据会议记录，在会议结束后[X]个工作日内完成会议纪要的撰写工作。2.会议纪要应突出重点，简洁明了，对会议讨论的主要问题、形成的决策和工作安排进行清晰的阐述。3.会议纪要应经会议主持人审核签字后发布，确保纪要内容准确反映会议精神和决策要求。（三）会议记录与纪要存档1.会议记录应由行政部负责妥善保管，建立专门的会议记录档案，按照时间顺序进行编号存档，以便查阅。2.会议纪要发布后，应将电子文档和纸质文档同时存档，保存期限为[X]年，以备后续工作参考和查询。六、会议决策执行与监督（一）决策执行1.各部门应按照会议决策要求，认真落实各项工作任务，明确责任人，制定具体的工作计划和措施，确保决策得到有效执行。2.对于涉及多个部门的决策事项，各部门应加强沟通协作，密切配合，共同推进工作落实。（二）进度跟踪1.行政部负责对会议决策执行情况进行跟踪检查，定期收集各部门的工作进展情况汇报。2.对于重点决策事项，应建立专项跟踪台账，详细记录工作进度、遇到的问题及解决情况等信息。（三）监督与考核1.公司将会议决策执行情况纳入部门绩效考核体系