新人入职财务制度

PAGE新人入职财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司财务行为，加强财务管理，保障公司及员工的合法权益，确保公司财务工作的有序进行，为公司的稳定发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司全体新入职员工，包括试用期员工和正式员工。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经政策，确保财务活动合法合规。真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。完整性原则：涵盖公司财务活动的各个方面，包括但不限于资金管理、费用报销、财务核算等。权责明确原则：明确各部门和岗位在财务工作中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。成本效益原则：在保证财务工作质量的前提下，合理控制财务成本，提高财务管理效率。二、财务机构与人员1.财务部门设置公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应配备专业的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。2.财务人员职责财务经理全面负责公司财务管理工作，制定财务战略和财务计划，确保公司财务目标的实现。组织编制和执行财务预算、财务决算，监督预算执行情况，定期进行财务分析和报告。建立健全公司财务管理制度和内部控制制度，防范财务风险。负责财务人员的培训、考核和管理，提高财务人员的业务素质和工作能力。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系，维护公司良好的财务形象。会计按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行会计核算，编制财务报表。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，编制记账凭证，登记账簿。负责财务数据的统计和分析，为公司决策提供财务支持。协助财务经理进行财务预算的编制和执行，监督费用支出情况。负责会计档案的整理、归档和保管工作。出纳负责公司现金、银行存款的收付和保管工作，确保资金安全。严格按照公司财务制度和审批流程办理资金收付业务，及时登记现金日记账和银行存款日记账。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，核对银行存款余额，确保账实相符。负责支票、汇票等票据的购买、保管和使用，严格按照票据管理规定办理相关业务。协助会计做好财务核算工作，提供相关财务数据。三、财务审批流程1.费用报销审批流程员工填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。将费用报销单提交给部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。财务部门会计对费用报销单和原始凭证进行审核，重点审核费用是否符合公司财务制度规定、报销金额是否准确、审批手续是否齐全等。审核无误后，签字提交给财务经理。财务经理对费用报销进行最终审批，审批通过后签字确认，交由出纳办理付款手续。2.借款审批流程员工因工作需要借款时，填写借款申请单，注明借款金额、借款用途、预计还款日期等信息，并提交给部门负责人。部门负责人对借款申请进行审核，确认借款用途合理、还款来源可靠后，签字提交给财务部门。财务部门会计对借款申请进行审核，重点审核借款金额是否符合公司规定、借款用途是否明确等。审核无误后，签字提交给财务经理。财务经理对借款申请进行最终审批，审批通过后签字确认，交由出纳办理借款手续。3.付款审批流程采购部门或其他相关部门根据合同约定或业务需要，填写付款申请单，注明付款金额、付款对象、付款方式等信息，并附上相关合同、发票等凭证。将付款申请单提交给部门负责人，部门负责人对付款事项进行审核，签字确认后提交给财务部门。财务部门会计对付款申请单和相关凭证进行审核，重点审核付款金额是否与合同约定一致、发票是否合规等。审核无误后，签字提交给财务经理。财务经理对付款申请进行最终审批，审批通过后签字确认，交由出纳办理付款手续。四、资金管理1.现金管理公司库存现金限额由财务部门根据公司实际情况核定，报开户银行批准后执行。库存现金限额一般不超过公司35天的日常零星开支所需现金。现金收支应严格遵守国家现金管理规定，不得坐支现金。现金收入应及时存入银行，现金支出应从库存现金限额中支付或从银行提取，不得从现金收入中直接支付。出纳应每日盘点库存现金，做到账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并报财务经理处理。2.银行存款管理公司应按照国家有关规定，在银行开立基本存款账户、一般存款账户等，并按照规定用途使用账户资金。银行存款收支业务应严格按照公司财务制度和审批流程办理，出纳应及时登记银行存款日记账，定期与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。财务部门应定期对银行账户进行清理，及时注销不再使用的账户，防范账户管理风险。3.资金预算管理公司应编制年度资金预算，合理安排资金收支，确保资金的平衡和有效使用。资金预算应包括现金流量预算、资金筹集预算、资金投放预算等。各部门应根据公司年度经营计划和工作安排，编制本部门的资金预算，并提交给财务部门汇总。财务部门应根据各部门的资金预算，结合公司实际情况，编制公司年度资金预算草案，报公司管理层审批后执行。财务部门应定期对资金预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决资金预算执行过程中存在的问题，确保资金预算的顺利执行。五、费用报销管理1.费用报销范围公司认可的与公司经营活动相关的费用，包括但不限于办公用品费、差旅费、业务招待费、通讯费、交通费、培训费等。费用报销应符合国家法律法规和公司财务制度的规定，严禁报销与公司经营活动无关的费用。2.费用报销标准办公用品费：根据公司实际需求，合理控制办公用品采购数量和金额。办公用品采购应通过公司指定的采购渠道进行，确保质量和价格合理。差旅费：差旅费标准按照公司制定的《差旅费管理办法》执行，包括出差期间的交通费、住宿费、伙食补助费等。员工应严格按照规定标准报销差旅费，超标准部分自理。业务招待费：业务招待费应遵循必要性、合理性和合规性原则，严格控制业务招待费支出。业务招待费报销应提供详细的招待事由、招待对象等信息，并经部门负责人和财务经理审批。通讯费：公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准。员工在标准范围内凭发票报销通讯费，超出标准部分自理。交通费：员工因工作需要乘坐公共交通工具或自驾出行的，按照公司规定的标准报销交通费。自驾出行的，应提供加油发票、停车费发票等相关凭证。培训费：员工参加与工作相关的培训，经公司批准后，按照培训费用实际发生额报销。培训费用应提供培训通知、培训发票等相关凭证。3.费用报销凭证要求费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，原始凭证应包括发票、收据、报销单、审批单等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等要素。原始凭证应粘贴在费用报销单背面，并按照费用报销单上的格式和要求填写相关信息。原始凭证应整洁、清晰，不得涂改、挖补。对于无法取得发票的费用支出，应提供其他合法有效的凭证，并经财务部门审核同意后报销。如支付给个人的小额费用，可提供收款收据，并由收款人签字确认。六、财务核算与报表1.财务核算原则公司按照国家统一会计制度的规定，采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的交易或事项为依据进行会计确认、计量和报告。会计核算应遵循谨慎性原则，合理预计可能发生的费用和损失，不得高估资产和收益。会计核算应保持一致性和连贯性，不得随意变更会计政策和会计估计。如需变更，应按照国家有关规定进行审批和披露。2.财务核算方法公司采用借贷记账法进行会计核算，设置总账、明细账、日记账等账簿，按照会计科目分类记录经济业务。会计凭证应按照规定的格式和内容填写，做到内容完整、字迹清晰、编号连续。记账凭证应附有原始凭证，并注明原始凭证张数。财务部门应定期进行结账和对账工作，确保账账相符、账实相符。每月末，会计应编制科目余额表，核对总账与明细账、日记账的余额是否一致。每年末，应对公司的固定资产、存货等资产进行盘点，确保账实相符。3.财务报表编制公司按照国家统一会计制度的规定，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。财务报表编制完成后，应经会计主管审核、财务经理复核、公司管理层审批后对外报送。对外报送的财务报表应加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表人签字。财务部门应定期对财务报表进行分析，为公司管理层提供决策支持。财务分析应包括财务指标分析、财务状况分析、经营成果分析等内容，重点分析公司的偿债能力、盈利能力、营运能力等。七、税务管理1.税务登记与申报公司应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，如实申报纳税。税务登记内容发生变化的，应及时办理变更税务登记手续。财务部门应每月按时申报缴纳各项税费，包括增值税、企业所得税、个人所得税、城市维护建设税、教育费附加等。申报纳税时，应确保申报数据真实、准确、完整，不得虚报、漏报、瞒报。公司应按照规定保存税务申报资料和纳税凭证，以备税务机关检查。税务申报资料和纳税凭证应包括纳税申报表、财务报表、发票、完税凭证等。2.税收优惠政策申请公司应关注国家税收优惠政策，及时了解并申请享受相关税收优惠。如符合高新技术企业、小型微利企业等税收优惠条件的，应按照规定程序申请认定和享受税收优惠。财务部门应负责税收优惠政策的研究和申请工作，确保公司能够充分享受税收优惠政策带来的实惠。申请税收优惠时，应提供真实、准确、完整的资料，并按照税务机关的要求进行申报和审批。3.税务风险管理公司应建立健全税务风险管理制度，加强税务风险管理。税务风险管理应包括税务风险识别、评估、应对等环节，确保公司税务活动合法合规。财务部门应定期对公司税务风险进行评估，及时发现和解决税务风险问题。如发现税务风险，应及时采取措施进行应对，包括调整税务策略、补缴税款、缴纳滞纳金、接受税务处罚等。公司应加强与税务机关的沟通与协调，及时了解税收政策变化和税务管理要求，积极配合税务机关的工作，维护公司良好的税务形象。八、财务档案管理1.财务档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、银行对账单、发票、合同等与公司财务活动相关的各类文件和资料。财务档案应按照国家档案管理规定进行分类、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。2.财务档案保管期限会计凭证、会计账簿、财务报表等主要财务档案的保管期限为10年，其中涉及外事和对私改造的会计凭证、会计账簿永久保管。税务申报资料、银行对账单、发票、合同等其他财务档案的保管期限为5年。财务档案保管期限届满后，应按照国家档案管理规定进行销毁。销毁财务档案时，应编制销毁清册，经公司管理层批准后，由财务部门和档案管理部门共同派员监销。3.财务档案查阅与借阅公司内部人员查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经部门负责人和财务经理审批后，方可查阅。查阅财务档案时，应在指定地点进行，不得擅自将财务档案带出公司。公司外部人员查阅财务档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司管理层批准后，方可查阅。查阅财务档案时，应有公司财务人员陪同，查阅