小公司员工报销财务制度

PAGE小公司员工报销财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范小公司员工的报销行为，确保公司财务支出的合理性、合法性和透明度，加强财务管理，保障公司和员工的合法权益。2.适用范围本制度适用于本公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：报销费用应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围1.差旅费员工因公务需要出差，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。城市间交通费：乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的费用，按照公司规定的标准执行。住宿费：根据出差目的地和职级标准，在规定的限额内报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。市内交通费：在出差地市内因公务活动发生的交通费用，凭有效票据报销。2.业务招待费因业务需要招待客户、供应商等发生的费用，包括餐饮费、住宿费、礼品费等。业务招待费应严格控制，遵循必要性和适度性原则，报销时需注明招待对象、事由等详细信息。3.办公费购置办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公设备和用品的费用。办公费应按照公司的采购流程进行采购，报销时需提供有效发票和采购清单。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用，按照公司规定的标准报销。报销时需提供通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。5.差旅费员工因参加培训、会议等公务活动发生的交通、住宿、餐饮等费用，按照差旅费标准报销。参加外部培训、会议等，需提供相关通知或邀请函，作为报销依据。6.其他费用因工作需要发生的其他合理费用，如邮寄费、快递费、印刷费等，报销时需提供有效票据。三、报销流程1.费用申请员工因公务需要发生费用前，应填写费用申请单，注明费用事由、预算金额、预计支付时间等信息，并提交上级领导审批。费用申请单应按照公司规定的格式填写，确保信息准确、完整。2.费用发生员工按照审批后的费用申请单进行费用支出，取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单等，发票必须符合国家税务部门的规定，内容真实、完整，加盖发票专用章。3.报销粘贴员工将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理、粘贴，确保凭证整齐、牢固。报销凭证应粘贴在报销单背面，不得使用订书钉、胶水等粘贴，以免影响凭证的完整性和审核。4.报销填写员工填写报销单，详细注明报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额合计等信息。报销单应使用黑色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。5.部门审核员工将填写完整的报销单提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，签字确认后提交财务部门。6.财务审核财务部门对报销单进行审核，重点审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，以及费用是否符合公司规定的报销范围和标准。财务审核人员有权要求报销人提供相关补充资料或解释说明，如发现问题，应及时与报销人沟通并要求其更正。7.领导审批经财务审核通过的报销单，按照公司的审批权限提交至各级领导审批。领导应根据公司的财务政策和实际情况，对报销事项进行审批，签字确认后返回财务部门。8.报销支付财务部门根据领导审批后的报销单，办理报销支付手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人本人银行账户，特殊情况需现金支付的，应严格按照公司现金管理规定执行。四、报销标准1.差旅费标准城市间交通费：飞机：经济舱，按照实际票价报销，但不得超过公司规定的航线指导价。火车：根据职级和行程合理选择车次，软卧、一等座、二等座等按照实际票价报销。轮船：三等舱及以下，按照实际票价报销。住宿费：根据出差目的地分为不同级别，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，标准为[X]元/天。市内交通费：凭有效票据实报实销，但每日最高限额为[X]元。2.业务招待费标准业务招待费应控制在公司年度预算范围内，单次招待费用不得超过[X]元。招待客户时，应优先选择公司定点合作的酒店、餐厅等，以降低成本。3.办公费标准办公用品、文具等应按照公司的采购流程进行采购，批量采购时应通过招标等方式选择供应商，以确保价格合理、质量可靠。办公设备的购置应根据公司实际需求进行，严格控制预算，避免浪费。4.通讯费标准员工手机通讯费用按照职级分为不同标准，具体如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月基层员工：[X]元/月五、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整，不得加盖其他印章或无印章。发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。2.收据除发票外，部分业务可以使用财政部门监制的收据作为报销凭证，如行政事业性收费、政府性基金等。收据应加盖收款单位财务专用章或收费专用章，内容完整、准确。3.其他凭证如火车票、飞机票、船票等交通运输凭证，应作为报销的有效凭证。对于一些特殊业务，如邮寄费、快递费等，可以使用快递公司提供的运单、发票等作为报销凭证。六、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单提交至所在部门负责人审核。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，并提交财务部门。3.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销单，应及时提交领导审批。4.领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，审批通过后，财务部门应在[X]个工作日内办理报销支付手续。七、违规处理1.员工如有以下违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：虚报、冒领、骗取报销费用的，除追回违规报销款项外，并处以违规金额[X]倍的罚款，情节严重的，予以辞退。未按照规定的报销流程办理报销手续，导致报销延误或错误的，给予警告处分，并要求其及时更正。报销凭证不符合规定，如提供虚假发票、收据等，除不予报销外，并处以违规金额[X]倍的罚款，情节严重的，予以辞退。2.对于因员工违规报销导致公司遭受经济损失