发货财务制度

PAGE发货财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司发货环节的财务操作流程，确保发货业务的财务数据准确、及时、完整，保障公司资金安全，提高财务管理效率，促进公司业务健康有序发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及发货业务的部门及相关工作人员，包括销售部门、仓库管理部门、物流配送部门以及财务部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保发货财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录要真实、准确，如实反映发货业务的实际情况，为公司决策提供可靠依据。及时性原则：及时处理发货过程中的财务事项，保证财务信息的时效性，以便及时发现和解决问题。完整性原则：涵盖发货业务的各个环节，确保财务制度对发货业务的全面覆盖，不留财务管理漏洞。二、发货前财务准备1.销售合同审核财务部门参与销售合同的审核工作，重点关注合同中的价格条款、付款方式、发货时间、交货地点等与财务相关的内容。审核合同价格是否符合公司定价政策，付款方式是否合理且具有可操作性，发货时间和交货地点的约定是否明确，避免因合同条款不清导致财务风险。对于特殊付款方式或价格条款的合同，财务部门应与销售部门沟通，评估其对公司财务状况的影响，并提出相应的风险防控建议。2.客户信用评估财务部门定期对客户进行信用评估，根据客户的历史付款记录、财务状况、经营规模等因素，确定客户的信用等级和信用额度。对于新客户，在签订销售合同前，财务部门应及时收集客户相关信息，进行初步信用评估，为销售决策提供参考。根据客户信用状况，制定相应的收款策略。对于信用良好的客户，可适当放宽付款期限；对于信用风险较高的客户，要求采取更严格的付款方式，如预付款、货到付款等，以降低公司坏账风险。3.发货预算编制销售部门应根据市场需求预测和销售订单情况，提前编制发货预算，明确发货时间、发货数量、发货金额等信息。发货预算应与公司年度经营计划和财务预算相衔接，确保发货业务的有序开展。财务部门对发货预算进行审核，重点审核预算的合理性和资金安排的可行性。根据公司资金状况，对发货预算进行调整和平衡，确保公司资金能够满足发货业务的需求。三、发货流程中的财务操作1.发货通知销售部门在确定发货信息后，及时向仓库管理部门发送发货通知，发货通知应包含订单编号、客户名称、发货产品明细、发货数量、发货时间等详细信息。仓库管理部门收到发货通知后，核对相关信息，确认无误后安排备货。同时，将发货通知副本抄送财务部门，以便财务部门进行发货业务的跟踪和核算。2.备货财务核算仓库管理部门在备货过程中，财务部门应根据发货通知，对库存商品进行核算。核实库存商品的数量、成本等信息，确保发货商品的成本准确无误。对于发出商品的成本核算，应按照公司既定的成本核算方法进行计算，如先进先出法、加权平均法等。财务部门定期对库存商品进行盘点，保证账实相符，防止库存商品丢失或损坏等情况影响成本核算的准确性。如发现库存商品存在短缺、损坏等异常情况，仓库管理部门应及时查明原因，并通知财务部门进行相应的账务处理。3.发货确认物流配送部门在完成发货后，应及时将发货凭证（如快递单号、货运提单等）提交给仓库管理部门和财务部门。仓库管理部门根据发货凭证，确认货物已实际发出，并更新库存台账。同时，将发货凭证传递给财务部门，作为财务核算发货收入和成本的依据。财务部门收到发货凭证后，核对发货数量、金额等信息与销售合同和发货通知是否一致。确认无误后，按照权责发生制原则，确认发货收入，并结转相应的发货成本。对于分期收款销售业务，财务部门应按照合同约定的收款日期和金额，分期确认销售收入，同时合理分摊未实现融资收益。四、发货收款管理1.收款方式公司发货业务的收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、支票收款、电子支付等。财务部门应根据客户信用状况和公司实际情况，选择合适的收款方式。对于现金收款，财务人员应严格执行现金管理制度，确保现金收取的安全和准确。及时将现金缴存银行，并做好现金收款记录。对于银行转账收款，财务部门应及时核对银行到账信息，确保款项准确无误到账。对于大额款项或异常到账情况，应及时与客户沟通核实。对于支票收款，财务人员应认真审核支票的真实性、有效性和完整性。在支票兑付后，及时进行账务处理，并妥善保管支票存根等相关凭证。对于电子支付收款，财务部门应关注支付平台的信息通知，及时确认收款情况。加强对电子支付安全的管理，防范支付风险。2.收款记录与跟踪财务部门应建立完善的收款记录台账，详细记录每一笔发货业务的收款情况，包括收款日期、收款金额、收款方式、客户名称等信息。定期对收款记录进行核对和分析，跟踪客户付款进度。对于逾期未付款的客户，及时与销售部门沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。根据收款记录，编制收款报表，向公司管理层汇报发货业务的收款情况，为公司资金管理和决策提供数据支持。3.应收账款管理财务部门负责对应收账款进行管理，定期对应收账款进行账龄分析，评估应收账款的风险程度。对于账龄较长的应收账款，财务部门应会同销售部门加大催款力度，制定催款计划，明确催款责任人，确保应收账款及时收回。建立应收账款坏账准备制度，根据应收账款的风险状况，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，按照公司规定的审批程序进行核销处理，并做好相关账务处理和备查记录。五、发货财务凭证与档案管理1.财务凭证制作财务部门根据发货业务的相关资料，如销售合同、发货通知、发货凭证、收款记录等，及时制作记账凭证。记账凭证应内容完整、摘要清晰、会计科目使用准确、金额计算无误。凭证制作人员应在记账凭证上签字或盖章，确保凭证的真实性和准确性。对于涉及发货业务的原始凭证，如发票、送货单、收款收据等，应妥善粘贴在记账凭证后面，作为记账凭证的附件，便于查阅和核对。2.凭证审核与传递记账凭证制作完成后，应按照公司财务审批流程进行审核。审核人员应认真核对凭证内容与原始凭证是否相符，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确等。审核无误的记账凭证，由审核人员签字后，传递给记账人员进行登账处理。登账人员应及时将记账凭证内容准确无误地登记到账簿中，确保账簿记录的及时性和准确性。财务部门应定期对记账凭证和账簿进行核对，保证账证相符。同时，按照会计档案管理规定，将记账凭证和相关原始凭证进行整理、装订，妥善保管。3.财务档案管理发货业务涉及的财务档案包括销售合同、发货通知、发货凭证、收款记录、记账凭证、账簿等相关资料。财务档案应按照年度、类别进行分类整理，建立档案目录，便于查找和查阅。档案管理人员应定期对财务档案进行清查，确保档案的完整性和安全性。财务档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。对于超过保管期限的档案，应按照规定的审批程序进行销毁处理，并做好销毁记录。财务档案的查阅和借阅应严格履行审批手续，查阅和借阅人员不得擅自更改、损毁档案内容。查阅和借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员进行核对和签收。六、发货财务监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对发货业务的财务流程进行审计监督，检查财务制度的执行情况，评估发货业务的财务风险。审计人员通过查阅财务凭证、账簿、报表等资料，实地查看仓库发货情况，与相关人员进行访谈等方式，对发货业务的财务操作进行全面审查。对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。确保发货业务的财务活动符合公司财务制度和相关法律法规的要求。2.财务自查自纠财务部门定期对发货业务的财务工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。自查内容包括财务凭证的制作与审核、发货收款记录的准确性、应收账款的管理、财务档案的保管等方面。财务部门应建立自查自纠工作底稿，详细记录自查过程中发现的问题及整改措施。通过自查自纠，不断完善发货业务的财务管理制度和操作流程，提高财务管理水平。3.外部监督检查应对积极配合国家有关部门和税务机关等外部机构对公司发货业务的财务监督检查工作。在接到外部监督检查通知后，财务部门应及时组织相关人员准备好所需的财务资料，确保资料真实、完整、合规。对于外部监督检查提出的问题，财务部门应认真对待，按照要求及时进行整改，并将整改情况及时反馈给外部监督检查机构。同时，针对外部监督检查发现的问题，举一反三，完善公司内部财务管理制度，防止类似问题再次发生。七、附则1.制度解释权本制度由公司财务