财务制度采购请款流程

PAGE财务制度采购请款流程一、总则1.目的本财务制度采购请款流程旨在规范公司采购活动中的请款行为，确保采购资金的合理使用与安全支付，提高采购效率，保障公司业务的正常开展，维护公司的经济利益，符合国家相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本流程适用于公司内所有涉及采购业务并需要请款的部门及项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购请款必须严格遵守国家法律法规，确保每一笔资金的流动都符合法律规定。准确性原则：请款信息应准确无误，包括采购内容、金额、供应商信息等，避免因信息错误导致的资金支付问题。审批流程规范原则：建立严格的审批流程，明确各级审批权限，确保请款经过必要的审核和批准。资金安全原则：保障采购资金的安全，防止资金挪用、浪费等情况发生，确保资金专款专用。效率原则：在保证合规性和准确性的前提下，优化请款流程，提高资金支付效率，不影响采购业务的正常进行。二、采购请款流程概述1.采购需求确认各部门根据业务需求提出采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预计价格等信息。采购申请应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，需进行可行性研究和论证，由相关专业人员评估采购项目对公司业务的影响、成本效益等因素，并形成书面报告。2.供应商选择与采购合同签订采购部门根据采购申请，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式选择合适的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行综合评估，确定最终合作供应商。与选定的供应商签订采购合同，合同应明确采购物品或服务的详细内容、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购执行与验收供应商按照采购合同约定进行生产、备货和发货。采购部门负责跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。采购物品到货后，由相关验收部门按照合同要求进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员应出具验收报告，并签字确认。对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货或补货等。4.请款申请提交采购业务完成并验收合格后，采购人员根据采购合同和实际发生的费用，填写请款申请表。请款申请表应包括请款日期、请款部门、供应商名称、采购合同编号、采购内容及金额、已付款金额、本次请款金额等信息。请款申请表需附上采购合同复印件、验收报告、发票等相关证明文件，确保请款依据充分、资料齐全。5.请款审批流程请款申请表提交后，按照公司规定的审批流程进行逐级审批。一般审批流程如下：采购人员所在部门负责人初审：审核请款事项是否符合本部门采购计划和预算，采购内容是否与合同一致，相关证明文件是否齐全。初审通过后签字确认。财务部门审核：财务人员对请款金额进行核对，检查发票的真实性、合法性和有效性，核实采购业务是否已在财务系统中正确记录。同时，审核资金支付是否符合公司资金预算安排。财务审核通过后签字确认。分管领导审批：分管领导根据公司整体业务情况和资金状况，对请款事项进行审批。重点关注采购项目对公司业务的影响及资金支出的合理性。审批通过后签字确认。总经理审批：总经理对重大采购请款事项进行最终审批。总经理综合考虑公司战略规划、财务状况、市场形势等因素，做出审批决策。审批通过后签字确认。对于金额较大或特殊的采购请款，可能需要经过公司管理层会议讨论决定。在审批过程中，如发现请款申请存在问题或疑问，审批人员应及时与相关人员沟通核实，要求补充或修正相关资料。6.请款支付请款申请经各级审批通过后，财务部门按照公司的资金支付流程进行款项支付。对于符合银行转账支付条件的，财务人员应及时办理银行转账手续，将款项支付给供应商。对于需要支付现金的情况，应严格按照公司现金管理规定执行，确保现金支付的安全和合规。支付完成后，财务人员应及时登记入账，更新财务记录，并将付款凭证等相关资料归档保存。三、采购请款相关规定1.请款时间规定采购人员应在采购业务完成并验收合格后的规定时间内提交请款申请。一般情况下，应在验收合格后的[X]个工作日内提交请款申请，特殊情况需提前向财务部门说明原因并获得批准。财务部门在收到请款申请后，应在规定的时间内完成审核和支付工作。对于紧急采购请款，应开辟绿色通道，优先处理，但同样需确保审批流程的完整性和合规性。2.请款金额规定请款金额应严格按照采购合同约定执行，不得超出合同规定的金额范围。如有合同变更导致金额调整的情况，需提供相关变更协议和审批文件作为请款依据。对于请款金额的计算，应准确无误，包括采购物品或服务的价款、运输费、保险费、税费等各项费用，确保请款金额的完整性和准确性。3.发票规定供应商应按照国家税收法律法规开具合法有效的发票。发票内容应与采购合同一致，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息。采购人员在收到发票后，应仔细核对发票的真实性、合法性和有效性。如发现发票存在问题，如发票开具不规范、虚假发票等，应及时与供应商沟通更换发票，不得提交不符合要求的发票作为请款依据。财务部门在审核请款时，应对发票进行严格审查。对于不符合规定的发票，有权拒绝支付款项，并要求采购人员重新获取合规发票。4.付款方式规定公司应根据采购业务的实际情况和供应商的要求，合理选择付款方式。常见的付款方式包括银行转账（支票、网银转账等）、商业汇票、现金支付等。对于金额较大的采购业务，原则上应采用银行转账方式支付，以确保资金安全和支付的可追溯性。在选择付款方式时，应充分考虑资金成本、资金周转等因素，优化付款安排。如需采用其他特殊付款方式，如分期付款、预付款等，需在采购合同中明确约定，并按照公司相关规定履行审批手续。四、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购请款流程进行审计检查，审查请款申请的审批程序是否合规、请款金额是否准确合理、相关证明文件是否齐全有效等。对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购请款流程的规范执行。2.财务监督财务部门负责对采购请款业务进行日常监督，审核请款申请的财务合规性，监控资金支付情况，防止资金风险。财务人员应定期对采购请款数据进行统计分析，及时发现异常情况并向相关部门反馈，为公司财务管理提供决策支持。3.采购部门自查采购部门应定期对本部门的采购请款业务进行自查，检查采购流程的执行情况、请款申请的准确性和及时性、与供应商的沟通协调情况等。针对自查中发现的问题，采购部门应及时进行整改，不断完善采购请款工作流程，提高采购效率和质量。五、信息沟通与档案管理1.信息沟通采购部门、财务部门及其他相关部门之间应建立有效的信息沟通机制，确保采购请款流程中的信息传递及时、准确、顺畅。在采购请款过程中，如出现问题或需要协调解决的事项，各部门应及时沟通协商，共同推进采购请款工作的顺利进行。定期召开采购请款工作协调会议，由采购部门汇报采购进展情况、请款申请情况，财务部门通报资金支付情况及相关财务规定，各部门就工作中存在的问题进行讨论并提出解决方案。2.档案管理采购请款过程中涉及的各类文件和资料，包括采购申请、采购合同、验收报告、请款申请表、发票、付款凭证等，均应按照公司档案管理规定进行归档保存。档案管理人员应确保档案资料的完整性、准