医院费用报销财务制度

PAGE医院费用报销财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范医院费用报销流程，加强财务管理，确保费用支出的合理性、合规性与准确性，保障医院各项工作的正常开展，提高资金使用效益。2.适用范围本制度适用于医院全体员工在执行公务或开展业务活动过程中发生的各类费用报销。包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、会议费、培训费、设备购置及维护费等。3.基本原则合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规、财务制度以及医院内部的相关规定。真实性原则：报销费用应真实发生，提供的报销凭证必须合法、有效、完整，能够准确反映经济业务的内容和金额。合理性原则：费用支出应与医院的业务活动相关，具有合理的必要性和经济性，杜绝不合理的开支。审批制度原则：严格执行费用报销审批流程，明确各级审批权限，确保费用支出得到有效控制和监督。二、费用报销审批流程（一）报销人填写报销单1.报销人应按照费用报销的类别，如实填写相应的报销单，包括日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息。2.对于涉及多张发票或多个费用项目的报销，应分别填写明细，确保清晰准确。3.在报销单上注明费用发生的事由，并简要说明与医院业务活动的关联。（二）部门负责人审批1.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核。2.重点审查费用是否与部门业务相关，是否符合预算安排，金额是否在合理范围内。3.在报销单上签署审批意见，如“同意报销”或“不同意报销，原因如下……”，并签名确认。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核。2.检查发票是否真实有效，发票内容与报销单填写是否一致，报销金额是否计算正确。3.核对报销费用是否符合医院财务制度规定的开支标准和范围，是否有超预算支出情况。4.对于不符合要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至符合审核要求。审核通过后，在报销单上签署审核意见并盖章。（四）分管领导审批1.根据医院的管理架构和审批权限，分管领导对报销费用进行审批。2.从医院整体运营和管理的角度，综合考虑费用支出的必要性和对医院财务状况的影响。3.在报销单上签署审批意见，明确是否同意报销，并签名确认。（五）院长审批1.院长对重大费用支出或涉及医院整体财务安排的报销事项进行最终审批。2.全面审查费用支出对医院战略目标、财务预算、业务发展等方面的影响。3.审批通过后，在报销单上签署审批意见并签名。（六）报销支付1.经过各级审批通过的报销单，由财务部门按照规定的支付方式进行报销支付。2.对于符合现金支付条件的报销，财务人员及时支付现金；对于通过银行转账支付的，按照报销人提供的银行账户信息进行转账操作。3.在报销支付完成后，财务人员应在报销单上加盖“已支付”印章，并登记入账。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指医院员工因公务出差期间发生的交通、住宿、伙食及市内交通等费用。2.报销标准交通费用：根据出差的实际需要和合理路线，选择合适的交通工具。乘坐飞机应严格按照医院规定的舱位等级乘坐，如因特殊情况需乘坐高于规定等级的舱位，需提前经相关领导批准。乘坐火车、轮船等交通工具，应选择经济适用的车次或舱位。对于符合规定的长途客运汽车票、火车票、飞机票等，按照票面金额实报实销；乘坐出租车等市内交通工具，应注明事由并经部门负责人批准，按照实际发生金额报销，但需控制在合理范围内。住宿费用：根据出差目的地的不同，划分不同的住宿标准。一般地区按照相应的星级酒店或经济型酒店标准执行，特殊地区可适当上浮标准，但需提前报备。员工应提供正规的住宿发票，发票上应注明住宿日期、人数、单价等信息，住宿费用按照实际发生金额在标准范围内报销。伙食补贴：按照出差自然（日历）天数计算，根据不同地区制定相应的伙食补贴标准。在途期间的伙食补贴按照实际出差天数发放，在目的地工作期间，如由接待单位统一安排伙食的，不发放伙食补贴；如未安排，则按照标准发放。市内交通补贴：根据出差目的地的实际情况，确定市内交通补贴标准。员工在市内因公务活动发生的交通费用，如乘坐公共交通、地铁等，按照补贴标准实报实销；如乘坐出租车，需注明事由并经部门负责人批准后报销。3.报销要求出差前应填写出差审批单，注明出差事由、目的地、预计出差天数、费用预算等信息，经部门负责人、分管领导审批后，作为差旅费报销的依据。出差结束后，应在规定时间内办理报销手续。报销时需提供出差审批单、往返交通票据、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，并在报销单上详细注明出差路线、各项费用明细等信息。对于多人一同出差的情况，如因工作需要合住一间房的，应在报销单上注明，并按照实际发生费用报销。（二）办公用品费1.定义：办公用品费是指医院因日常办公需要购置的各类文具、纸张、办公设备耗材等费用。2.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品采购申请单，注明所需办公用品的名称、规格、数量、预计金额等信息，经部门负责人审批后提交给物资采购部门。物资采购部门汇总各部门的采购申请，按照医院的采购管理制度，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。办公用品采购完成后，物资采购部门应及时办理入库手续，并将采购发票、入库单等相关凭证提交给财务部门。3.报销规定报销办公用品费用时，应提供正规的发票、入库单及采购申请单等凭证。发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，且与入库单和采购申请单内容一致。对于批量采购的办公用品，应按照实际领用情况进行报销。领用部门应填写办公用品领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量、领用人等信息，确保办公用品的领用记录清晰可查。财务部门在审核办公用品费用报销时，应核对采购申请单、入库单、领用登记表及发票之间的逻辑关系，确保费用报销的真实性和合理性。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指医院为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、接待等费用。2.报销标准业务招待应严格控制在合理范围内，遵循必要性和适度性原则。招待费用的支出应与医院的业务发展、客户关系维护等实际需要相匹配。宴请费用应根据招待对象的级别、人数、宴请规格等因素合理安排，一般应提前制定预算并经相关领导批准。报销时需提供详细的宴请清单，包括宴请时间、地点、参加人员、菜品及酒水明细、费用金额等信息。礼品费用应严格控制，确因业务需要赠送礼品的，应选择具有一定纪念意义且符合医院形象的礼品。礼品采购应取得正规发票，发票上应注明礼品名称、数量、单价、金额等信息。报销时需附上礼品赠送对象、赠送事由等说明。接待费用包括因接待来访客人而发生的交通、餐饮、住宿等费用。接待应按照医院的接待标准进行，提前做好接待安排并填写接待审批单，注明接待对象、接待事由、预计接待费用等信息，经相关领导审批后执行。接待结束后，凭接待审批单、相关发票及费用明细进行报销。3.报销要求业务招待费报销必须提供真实、有效的报销凭证，包括发票、消费清单、接待审批单等。凭证上应清晰反映业务招待的时间、地点、对象、内容及费用金额等信息。对于超标准、超预算的业务招待费用，原则上不予报销。如因特殊情况确需报销的，需详细说明原因，并经院长特批。财务部门应加强对业务招待费报销的审核，重点审查招待事项的真实性、合理性以及与医院业务的关联性，对不符合规定的报销予以退回。（四）会议费1.定义：会议费是指医院召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。2.会议审批召开会议前，主办部门应填写会议审批表，注明会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、参会人员范围、会议议程、预计会议费用等信息，经部门负责人、分管领导审批后提交给财务部门备案。对于涉及重大事项或费用较高的会议，需经院长批准后方可召开。3.报销规定会议结束后，主办部门应及时办理会议费用报销手续。报销时需提供会议审批表、会议发票、会议签到表、费用明细清单等相关凭证。场地租赁费用应提供租赁合同及发票，发票上应注明租赁场地的具体信息、租赁期限、租金金额等；会议设备租赁费用应提供设备租赁清单及发票，注明设备名称、规格、租赁时间、租金等；资料印刷费用应提供印刷合同及发票，发票上应注明印刷资料的名称、数量、单价、金额等；餐饮、住宿费用按照相应的费用报销标准执行，并提供正规发票及费用明细。财务部门在审核会议费报销时，应核对会议审批表与各项报销凭证之间的一致性，确保会议费用支出合理、合规，与会议实际发生情况相符。（五）培训费1.定义：培训费是指医院员工参加各类培训课程、学术交流活动等所发生的培训费用，包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等。2.培训审批员工参加培训前，应填写培训申请表，注明培训名称、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用预算等信息，经所在部门负责人、分管领导审批后，报人力资源部门备案。对于涉及医院重要业务领域或对员工个人职业发展有较大影响的培训项目，需经院长批准后方可参加。3.报销规定培训结束后，员工应在规定时间内凭培训发票、培训证书、培训申请表等相关凭证办理报销手续。培训学费按照实际支付金额报销，发票上应注明培训课程名称、培训时间、培训费用明细等信息；教材费按照实际购买金额报销，提供教材购买发票；住宿费、交通费按照相应的费用报销标准执行，并提供正规发票及费用明细。如培训费用由外部机构或单位承担部分或全部，员工应提供相关证明文件，并按照医院规定进行报销。财务部门在审核培训费用报销时，应重点审查培训的必要性、与医院业务的相关性以及费用支出的合理性。（六）设备购置及维护费1.设备购置购置流程：各部门根据业务发展需要，提出设备购置申请，填写设备购置申请表，注明设备名称、规格型号、数量、购置理由、预计金额等信息，经部门负责人、分管领导审核后，提交给设备管理部门。设备管理部门对设备购置申请进行技术论证和可行性分析，审核通过后报财务部门。财务部门根据医院的资金状况和预算安排，对设备购置申请进行审核，报院长审批。经批准后，由设备管理部门按照医院的采购管理制度进行采购。报销规定：设备购置完成后，设备管理部门应及时办理验收手续，并将设备购置发票、验收报告、设备购置申请表等相关凭证提交给财务部门。财务部门审核无误后，按照医院的固定资产管理规定进行账务处理，并按照合同约定支付设备购置款项。对于符合固定资产入账标准的设备，应及时登记固定资产台账，进行折旧计提等后续管理。2.设备维护费维护计划：设备管理部门应制定设备维护计划，定期对医院的设备进行维护保养，确保设备的正常运行。维护计划应包括设备名称、维护周期、维护内容、预计维护费用等信息，并报财务部门备案。报销规定：设备维护完成后，设备管理部门应填写设备维护费用报销单，注明维护设备名称、维护时间、维护内容、维护费用明细等信息，并附上维护发票、维护记录等相关凭证。财务部门审核通过后，按照医院的费用报销流程进行支付。对于金额较大的设备维护项目，应进行专项审计，确保维护费用的真实性和合理性。四、报销凭证要求1.所有费用报销必须提供合法、有效的报销凭证，包括但不限于发票、收据、车票、机票、住宿发票、餐饮发票等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票监制章、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等要素，且发票内容应与实际发生的经济业务相符。2.发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款专用章。对于不符合规定的发票或收据，财务部门有权拒绝报销。3.报销凭证上的金额、日期、名称等信息应清晰可辨，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。4.对于涉及国外费用的报销，应提供具有中文翻译的相关凭证，并确保翻译内容准确无误。同时，应按照国家外汇管理规定办理外汇兑换和报销手续。5.除发票外，报销还需提供相关的附件，如出差审批单、会议审批表、培训申请表、采购申请单、入库单、领用登记表、合同协议等，以证明费用支出的真实性、合理性和合规性。附件应与报销凭证相互印证，形成完整的报销资料。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内完成报销。对于特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期。2.对于差旅费报销，出差结束后应在一周内整理好报销凭证，填写报销单并提交审批。3.对于办公用品采购、设备购置等费用报销，应在采购完成并办理入库手续后及时报销，不得拖延。4.财务部门应定期对报销情况进行清理，对于逾期未报销的费用，应及时与报销人沟通，督促其尽快办理报销手续。对于长期未报销且无合理原因的费用，财务部门有权暂停报销，并在医院内部进行通报。六、财务监督与检查1.财务部门应加强对费用报销的日常审核和监督，定期对报销凭证、报销流程、审批手续等进行检查，确保费用报销符合财务制度和相关规定。2.医院审计部门应定期对费用报销情况进行专项审计，重点审查费用支出的真实性、合理性、合规性以及审批流程的执行情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.医院应建立健全费用报销举报制度，鼓励员