往来管理财务制度

PAGE往来管理财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司往来款项的财务管理，加强对各类往来业务的监控与核算，确保公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司的经济利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间发生的各类往来款项的管理。（三）基本原则1.合法性原则：往来款项的发生必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.准确性原则：往来款项的核算应准确、及时，确保财务数据真实可靠。3.及时性原则：及时清理往来款项，避免长期挂账，减少资金占用。4.责任明确原则：明确各往来款项经办人的责任，确保往来业务的顺利进行和款项的及时回收或支付。二、往来款项的分类及管理要求（一）应收账款1.定义应收账款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.管理要求销售部门应在签订销售合同或协议时，明确收款方式、收款期限等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、金额、账龄、到期日等信息，并定期与销售部门核对。销售部门负责应收账款的催收工作，应按照合同约定及时跟进客户付款情况，对于逾期未付款项，应采取有效措施进行催收，并及时向财务部门反馈催收进展。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的款项，应重点关注并与销售部门共同制定催收方案。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的审批程序进行核销，并保留相关证明材料。（二）应付账款1.定义应付账款是指公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。2.管理要求采购部门应在签订采购合同或协议时，明确付款方式、付款期限等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。财务部门应建立应付账款台账，详细记录每笔应付账款的供应商名称、金额、账龄、到期日等信息，并定期与采购部门核对。财务部门应按照合同约定及时安排款项支付，确保公司信用良好。对于有争议的款项，应及时与供应商沟通协商解决。采购部门应定期对应付账款进行清理，对于已到货验收且发票已到的款项，应及时通知财务部门付款；对于长期挂账的应付账款，应查明原因并及时处理。（三）其他应收款1.定义其他应收款是指公司除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。2.管理要求明确其他应收款的具体范围，包括员工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。员工借款应按照公司规定的审批程序办理，明确借款用途、还款期限等，并由借款人签字确认。财务部门应建立员工借款台账，及时记录借款情况，并督促借款人按时还款。备用金应根据实际需要核定额度，由专人负责管理。使用备用金后应及时报账冲减，确保备用金余额与实际使用情况相符。对于应收的各种赔款、罚款等，相关部门应及时催收，并将款项及时上缴财务部门。定期对其他应收款进行清理，对于长期挂账的款项，应查明原因并采取相应措施进行处理。（四）其他应付款1.定义其他应付款是指公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。2.管理要求明确其他应付款的具体范围，包括应付的租金、押金、暂收的保证金、应付的统筹退休金等。财务部门应建立其他应付款台账，详细记录每笔其他应付款的债权人名称、金额、账龄、到期日等信息，并定期进行核对。按照合同约定或相关规定及时支付其他应付款项，对于有争议的款项，应及时与债权人沟通协商解决。定期对其他应付款进行清理，对于长期挂账的款项，应查明原因并及时处理。三、往来款项的核算（一）核算原则往来款项应按照权责发生制原则进行核算，确保收入与成本费用的合理配比。（二）核算方法1.应收账款的核算销售实现时，按照合同约定的金额确认应收账款，并同时确认收入。收到款项时，冲减应收账款。对于应收账款的坏账准备，应按照公司规定的方法和比例计提，并在实际发生坏账时进行核销。2.应付账款的核算采购业务发生时，按照合同约定的金额确认应付账款，并同时确认相应的成本费用。支付款项时，冲减应付账款。3.其他应收款和其他应付款的核算根据业务发生的实际情况及时确认其他应收款和其他应付款，并按照规定的会计科目进行核算。相关业务结算或清理时，及时冲减相应的往来款项。（三）账务处理流程1.业务部门在发生往来业务时，应及时填写相关业务单据，并提交给财务部门。2.财务部门收到业务单据后，进行审核，审核无误后按照上述核算方法进行账务处理，并登记相应的往来款项台账。3.每月末，财务部门应编制往来款项明细表，与往来款项台账进行核对，确保账账相符。4.年度终了，财务部门应对往来款项进行全面清查，核实各项往来款项的真实性、准确性，并按照规定进行结账处理。四、往来款项的清理与对账（一）清理频率1.应收账款和其他应收款应每月进行清理，对于逾期未收回的款项，应重点关注并及时采取催收措施。2.应付账款和其他应付款应每季度进行清理，对于长期挂账的款项，应查明原因并及时处理。（二）对账要求1.公司内部各部门之间应定期进行往来款项的对账，确保双方记录一致。对账周期根据业务实际情况确定，一般为每月或每季度。2.公司与外部单位或个人之间应按照合同约定的时间进行对账，确保往来款项的准确性。对于金额较大或往来频繁的客户或供应商，应增加对账频率。3.对账工作应由专人负责，双方应在对账结果上签字确认。如发现对账差异，应及时查明原因并进行调整。（三）清理与对账流程1.财务部门负责制定往来款项清理与对账计划，并下达给相关业务部门。2.业务部门按照计划要求，对本部门的往来款项进行清理和对账，并将清理与对账结果反馈给财务部门。3.财务部门对业务部门反馈的结果进行审核，如有问题及时与业务部门沟通协调，确保清理与对账工作的顺利完成。4.对于清理出的呆账、坏账等特殊情况，应按照公司规定的审批程序进行处理，并做好相关记录。五、往来款项的审批与监控（一）审批流程1.应收账款的审批销售部门签订销售合同或协议后，应将合同副本提交给财务部门审核。财务部门审核合同中的收款条款是否合理，并对客户信用情况进行评估。如合同金额较大或客户信用存在风险，需提交公司管理层审批。销售部门根据审批结果签订合同，并按照合同约定执行销售业务。2.应付账款的审批采购部门签订采购合同或协议后，应将合同副本提交给财务部门审核。财务部门审核合同中的付款条款是否合理，并对供应商信用情况进行评估。如合同金额较大或付款风险较高，需提交公司管理层审批。采购部门根据审批结果签订合同，并按照合同约定安排款项支付。3.其他应收款和其他应付款的审批相关业务部门填写借款申请单、备用金申请单等单据，注明款项用途、金额等信息，并提交给财务部门审核。财务部门审核单据的真实性、合理性，并按照公司规定的审批权限进行审批。审批通过后，业务部门方可办理相关业务。（二）监控措施1.财务部门应定期对往来款项进行分析，关注往来款项的变动情况，及时发现异常情况并向公司管理层报告。2.建立往来款项预警机制，设定合理的预警指标，如应收账款账龄、逾期账款比例等。当指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施。3.加强对往来款项经办人的培训与管理，提高其业务