供应商财务制度

PAGE供应商财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的财务往来，确保交易的合法性、准确性和透明度，维护公司及供应商的合法权益，促进双方长期稳定的合作关系。2.适用范围本制度适用于公司与所有供应商之间的财务活动，包括但不限于采购合同签订、货款支付、发票管理、对账结算等环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确无误，保证交易信息真实可靠。及时性原则：各项财务操作及时进行，避免延误影响合作。公正性原则：在与供应商的财务往来中秉持公正、公平的态度，维护双方利益平衡。二、供应商选择与评估1.供应商筛选标准资质要求：具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照，经营范围符合公司采购需求。信誉状况：通过信用评级机构、行业协会等渠道了解供应商的信誉记录，无不良信用记录。财务状况：评估供应商的财务稳定性，包括资产负债情况、现金流状况等，确保其具备履行合同的财务能力。产品质量与服务水平：考察供应商提供产品的质量、性能以及售后服务能力，满足公司业务需求。2.供应商评估流程初步调查：采购部门收集供应商基本信息，填写供应商调查表，对其进行初步了解。实地考察：必要时，组织相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、管理水平等。综合评估：采购、财务、质量等部门根据各自职责对供应商进行综合评估，给出评估意见。审批确定：评估结果报公司管理层审批，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。三、采购合同管理1.合同签订流程合同起草：采购部门根据采购需求起草采购合同，明确双方权利义务、产品规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。审核会签：采购合同提交财务部门审核，重点审核付款条款、发票开具要求等财务相关内容，同时会签法务、质量等部门，确保合同合法合规、条款完整。签订盖章：经审核通过的合同，由双方授权代表签字盖章生效。2.合同变更管理变更申请：如因业务需要变更采购合同，由采购部门提出变更申请，说明变更原因及内容。审核审批：变更申请经财务、法务等部门审核，报公司管理层审批。合同修订：根据审批意见修订采购合同，并重新签订或补充协议。3.合同执行跟踪进度跟踪：采购部门负责跟踪供应商合同执行进度，及时协调解决问题，确保按时交货。付款提醒：财务部门根据合同约定付款时间，提前向采购部门发出付款提醒，确保按时付款。验收结算：货物验收合格后，采购部门及时办理结算手续，提交财务部门进行账务处理。四、货款支付管理1.付款审批流程申请提交：采购部门根据合同执行情况，填写付款申请单，附上发票、验收报告等相关凭证，提交财务部门审核。财务审核：财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，重点审核发票真实性、合规性，合同执行情况等，确保付款依据充分。领导审批：审核通过的付款申请单报公司管理层审批，根据公司资金状况安排付款。2.付款方式选择银行转账：原则上采用银行转账方式支付货款，确保资金支付安全、准确。支票支付：特殊情况下可使用支票支付，但需严格按照支票管理规定执行，确保支票开具、交付、使用过程的安全。电子支付：积极推广电子支付方式，提高付款效率，降低支付成本。3.逾期付款管理原因分析：如因特殊原因导致逾期付款，采购部门应及时与供应商沟通，说明原因并争取谅解。利息支付：根据合同约定，对逾期付款部分按照一定比例支付利息给供应商，具体利率标准在合同中明确。信用影响：逾期付款可能影响公司与供应商的合作关系及公司信用评级，应尽量避免。五、发票管理1.发票开具要求合规开具：供应商应按照国家税收法律法规及公司要求，及时、准确开具发票，发票内容应与合同约定一致。发票类型：根据业务性质和税务规定，开具相应类型的发票，如增值税专用发票、普通发票等。发票信息：发票应包含公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等准确信息。2.发票审核与认证审核要点：财务部门收到供应商发票后，重点审核发票真伪、发票内容完整性、合规性等，确保发票符合报销要求。认证抵扣：对于增值税专用发票，及时进行认证抵扣，避免逾期影响公司税务处理。异常处理：如发现发票存在问题，及时与供应商沟通协调，要求其重新开具或补充相关证明材料。3.发票保管与归档妥善保管：财务部门应妥善保管发票，按照发票号码顺序进行整理存放，确保发票安全、完整。归档要求：定期将发票进行归档，建立发票档案，便于查询和核对。发票档案应包括发票记账联、抵扣联、发票清单等相关资料。六、对账与结算管理1.定期对账对账周期：每月末，财务部门与供应商进行对账，核对当月采购金额、付款金额、发票开具情况等。对账方式：可采用邮件、传真、纸质对账单等方式进行对账，双方核对无误后签字确认。差异处理：如发现对账差异，双方应及时沟通查找原因，并进行调整，确保账目一致。2.结算流程结算申请：采购部门根据对账结果，填写结算申请单，提交财务部门办理结算手续。财务审核：财务部门审核结算申请单及相关对账资料，确保结算金额准确无误。款项支付：审核通过后，按照合同约定的付款方式进行款项支付，并进行账务处理。3.往来账款清理定期清查：定期对与供应商的往来账款进行清查，及时发现并解决长期挂账、异常账款等问题。原因分析：对于往来账款差异较大或存在问题的情况，分析原因，采取相应措施进行处理，如与供应商协商解决、追究责任等。报告制度：定期向上级领导汇报往来账款清理情况，确保公司资金安全和财务状况清晰。七、财务风险管理1.供应商信用风险风险评估：定期对供应商信用状况进行评估，关注其经营变化、财务状况等信息，及时发现信用风险。风险预警：建立供应商信用风险预警机制，当供应商信用状况出现恶化迹象时，及时发出预警信号，采取相应措施防范风险。应对措施：如调整付款方式、减少采购量、暂停合作等，降低因供应商信用问题导致的财务风险。2.合同风险条款审查：加强采购合同财务条款审查，确保合同中关于付款、发票、违约责任等条款明确、合理，避免潜在合同风险。合同执行监督：跟踪合同执行情况，及时发现并解决合同履行过程中的问题，防止因合同纠纷导致财务损失。法律支持：对于重大合同或存在风险的合同，寻求法务部门的专业支持，保障公司合法权益。3.资金风险资金预算：合理编制资金预算，统筹安排资金，确保有足够资金支付供应商货款，避免因资金短缺导致逾期付款。资金流动性管理：加强资金流动性管理，优化资金结构，提高资金使用效率，降低资金成本。应急资金安排：制定应急资金预案，应对突发资金需求，确保公司财务稳定。八、监督与检查1.内部审计监督定期审计：内部审计部门定期对供应商财务制度执行情况进行审计，检查采购合同签订、货款支付、发票管理等环节是否符合规定。问题整改：对于审计发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。结果报告：审计结束后，出具审计报告，向公司管理层汇报审计结果及相关建议，为公司决策提供依据。2.财务自查日常自查：财务部门定期开展财务自查工作，对与供应商的财务往来进行全面梳理，及时发现并纠正存在的问题。专项检查：根据公司业务需求或监管要求，开展专项财务检查，重点检查特定供应商或特定财务事项，确保财务工作规范有序。自查报告：财