销售部财务制度及流程

PAGE销售部财务制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范销售部的财务行为，加强财务管理与监督，确保销售业务的顺利开展，保障公司财务安全，提高经济效益。2.适用范围本制度适用于公司销售部全体员工，包括销售人员、销售管理人员及相关支持人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、真实、完整，保证财务信息的可靠性。及时性原则：各项财务工作及时处理，确保销售业务流程顺畅，不影响业务进展。效益性原则：在确保财务规范的前提下，优化财务流程，提高资金使用效率，降低销售成本。二、销售业务流程中的财务环节1.销售合同签订前客户信用评估销售人员应在与客户洽谈业务初期，收集客户基本信息，包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明等。财务部门协助销售人员对客户进行信用评估，根据客户的财务状况、经营规模、信用记录等因素，确定客户的信用额度和信用期限。信用评估结果应记录在客户信用档案中，作为后续业务往来的重要参考依据。销售报价审核销售人员根据产品或服务的成本、市场行情及公司定价策略制定销售报价。报价需提交财务部门审核，财务人员重点审核报价的成本合理性、利润空间及价格条款是否符合公司利益。审核通过后的报价方可提供给客户，未经审核的报价不得擅自对外发布。2.销售合同签订时合同条款审核销售合同由销售人员起草，合同内容应明确产品或服务的名称、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准等条款。合同初稿提交财务部门进行条款审核，财务人员着重审核付款方式、结算周期、发票开具等财务相关条款。对于涉及定金、预付款、分期付款等特殊付款安排的合同，财务人员应提出明确的风险提示和财务管理建议。合同盖章与存档经财务审核通过的销售合同，按照公司合同管理规定进行盖章流程。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交财务部门存档，财务人员负责建立合同台账，详细记录合同的基本信息、执行情况及财务收支情况。3.销售发货环节发货通知与审核销售人员根据销售合同约定，填写发货通知单，明确发货产品或服务的明细、数量、发货时间等信息。发货通知单提交财务部门审核，财务人员核对发货通知单与销售合同的一致性，确认客户是否已按合同约定支付款项或具备相应的发货条件。对于信用额度内且款项已到账或符合发货条件的发货通知单，财务人员予以审核通过；对于存在疑问或不符合发货条件的通知单，及时与销售部门沟通核实。发货执行与记录仓库管理人员依据审核通过的发货通知单进行发货操作，确保发货数量、品种与通知单一致。发货完成后，仓库管理人员应及时填写发货记录，详细记录发货日期、产品名称、数量、客户名称等信息，并将发货记录提交财务部门。财务人员根据发货记录核对销售台账，确认销售收入的实现情况，并进行相应的账务处理。4.销售收款环节收款跟踪与提醒财务人员定期跟踪销售款项的回收情况，根据合同约定的付款期限，提前向销售人员发出收款提醒。销售人员负责与客户沟通收款事宜，及时了解客户付款进度，对于逾期未付款的客户，应查明原因并采取相应的催款措施。财务人员应协助销售人员分析客户逾期付款的原因，评估客户信用风险变化情况，为后续业务决策提供参考。收款方式与记录销售款项的收款方式包括现金、银行转账、支票、汇票等。客户采用现金方式付款的，销售人员应及时将款项交至公司财务部门，并填写现金缴款单。采用银行转账方式收款的，财务人员应及时核对银行到账信息，确认收款金额与销售合同一致。收到支票或汇票的，应按照银行相关规定进行背书、托收等操作。财务人员对每笔收款进行详细记录，包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等，并及时更新应收账款台账。对于已收回的款项，应在应收账款明细账中进行核销处理。5.销售退货环节退货申请与审核客户提出退货申请时，销售人员应详细记录退货原因、退货产品或服务明细、数量等信息，并填写退货申请表。退货申请表提交财务部门审核，财务人员审核退货原因是否合理，是否符合公司退货政策，同时核对库存情况及已开具发票情况。对于符合退货条件的申请，财务人员批准后通知销售部门办理退货手续；对于不符合退货条件的申请，应向客户说明原因并做好解释工作。退货处理与财务核算销售部门根据批准的退货申请表，安排仓库管理人员办理退货入库手续，确保退货产品的数量、质量与申请表一致。仓库管理人员填写退货入库单，详细记录退货日期、产品名称、数量、规格等信息，并提交财务部门。财务人员根据退货入库单及相关发票信息，进行相应的账务处理，冲减已确认的销售收入和应收账款，并调整库存商品账面价值。如涉及已开具发票的退货，应按照税务规定办理发票红冲手续。三、财务审批流程1.费用报销审批报销范围销售部员工因业务开展需要发生的差旅费、业务招待费、通讯费、运输费、办公用品费等费用，可按照本制度规定进行报销。费用报销应真实、合理、合规，与销售业务直接相关。非因业务需要发生的个人费用不得报销。报销流程员工填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并粘贴相关发票、收据等原始凭证。部门负责人对报销事项进行真实性、合理性审核，确认费用与业务相关且符合公司规定后签字批准。财务部门对报销凭证的合法性、合规性及金额准确性进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意的报销申请，由财务部门按照公司资金支付流程进行付款。2.销售费用预算审批预算编制销售部应根据年度销售目标和业务计划，编制年度销售费用预算，预算内容包括市场推广费用、促销活动费用、销售人员薪酬及提成、差旅费、业务招待费等各项费用明细。销售费用预算应详细说明各项费用的预算金额、预算依据及预计支出时间，确保预算的合理性和可操作性。预算审批年度销售费用预算编制完成后，提交财务部门进行初步审核。财务人员审核预算的合理性、与公司整体财务状况的匹配性以及费用支出的必要性。经财务部门初步审核通过的销售费用预算，报公司管理层审批。公司管理层根据公司战略规划、财务状况及市场情况等因素，对销售费用预算进行最终审批。销售费用预算一经批准，必须严格执行。如因市场变化等特殊原因需要调整预算的，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。3.销售合同付款审批预付款审批对于需要支付预付款的销售合同，销售人员应在合同签订后，填写预付款申请单，注明合同编号、客户名称、预付款金额、付款原因等信息。预付款申请单提交财务部门审核，财务人员核对合同条款、客户信用状况及资金状况，确认预付款支付的必要性和合理性。经财务部门审核通过的预付款申请单，报公司分管领导审批。公司分管领导根据公司资金安排及业务情况进行审批，批准后由财务部门按照付款流程支付预付款。到期货款支付审批销售合同约定的付款期限到达前，财务人员应提前与销售人员沟通，确认客户付款情况。如客户按时付款，财务人员根据银行到账信息进行账务处理。如客户逾期未付款，销售人员应及时催款，并填写到期货款支付申请单，注明合同编号、客户名称、逾期未付款金额、催款情况等信息。到期货款支付申请单提交财务部门审核，财务人员审核客户逾期付款原因及风险情况，评估是否需要采取进一步的催款措施或法律手段。经财务部门审核通过的到期货款支付申请单，报公司分管领导审批。公司分管领导根据具体情况进行审批，批准后由财务部门按照付款流程支付款项。四、财务核算与报表1.财务核算原则销售业务的财务核算应遵循权责发生制原则，按照收入与成本、费用相匹配的原则进行账务处理。销售收入应按照销售合同约定的金额和确认条件及时确认，销售成本应根据已销售产品或服务的实际成本进行结转。销售费用应在发生时按照规定的会计科目进行归集和核算，确保费用核算的准确性和合规性。2.会计科目设置为准确核算销售业务，财务部门应设置以下主要会计科目：“主营业务收入”科目：核算公司销售产品或提供服务所取得的收入。“主营业务成本”科目：核算公司销售产品或提供服务所对应的成本。“应收账款”科目：核算公司因销售业务应向客户收取的款项。“预收账款”科目：核算公司收到客户的预付款项。“销售费用”科目：核算公司为销售产品或提供服务而发生的各项费用。“税金及附加”科目：核算公司销售业务应缴纳的相关税费。3.财务报表编制财务部门应定期编制销售业务相关的财务报表，包括销售日报表、销售月报表、应收账款账龄分析表等。销售日报表应反映当天的销售订单数量、金额、收款情况等信息，由销售人员于次日上午提交给财务部门，财务人员进行汇总和审核后生成。销售月报表应全面反映当月销售业务的总体情况，包括销售收入、销售成本、销售毛利、销售费用、应收账款余额等数据。销售月报表由财务人员在次月上旬编制完成，并提交给销售部门负责人及公司管理层。应收账款账龄分析表应详细列示应收账款的账龄分布情况，分析不同账龄段应收账款的金额、占比及风险状况。应收账款账龄分析表由财务人员定期编制，为销售部门制定收款策略提供数据支持。五、财务监督与审计1.内部财务监督财务部门应建立健全内部财务监督机制，定期对销售业务的财务活动进行检查和监督。财务人员应审核销售合同的签订、执行、收款等环节是否符合财务制度规定，检查销售费用的报销是否真实、合理、合规。对于发现的财务问题或风险隐患，财务部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.内部审计公司内部审计部门应定期对销售部进行审计，审计内容包括销售业务流程的合规性、财务核算的准确性、内部控制制度的执行情况等。内部审计人员通过查阅销售合同、财务凭证、业务记录等资料，实地走访客户、仓库等相关