投标保证金财务制度

PAGE投标保证金财务制度一、总则（一）目的为加强公司投标保证金的财务管理，规范投标保证金的收取、退还、核算等行为，保障公司资金安全，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与各类项目投标活动中涉及的投标保证金管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保投标保证金管理活动合法合规。2.安全性原则：保障投标保证金资金安全，防止资金损失和挪用。3.准确性原则：准确记录投标保证金的收支情况，确保财务数据真实、完整、准确。4.及时性原则：及时办理投标保证金的收取、退还等手续，提高资金使用效率。二、投标保证金的收取（一）收取依据公司参与项目投标时，根据招标文件要求收取投标保证金。招标文件应明确投标保证金的金额、缴纳方式、缴纳时间等具体要求。（二）收取流程1.业务部门获取招标文件后，对其中关于投标保证金的条款进行审核，确认无误后，填写《投标保证金收取申请表》，详细注明项目名称、招标单位、投标保证金金额、缴纳截止日期等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到《投标保证金收取申请表》后，对申请信息进行审核，重点审核投标保证金金额是否符合招标文件要求、缴纳截止日期是否合理等。审核通过后，在申请表上签字确认，并告知业务部门。3.业务部门根据财务部门的审核意见，通知投标人按照招标文件规定的方式和时间缴纳投标保证金。投标人缴纳投标保证金后，业务部门应及时将缴纳凭证复印件提交给财务部门。4.财务部门收到投标保证金缴纳凭证复印件后，核对凭证信息与《投标保证金收取申请表》是否一致。如一致，按照以下方式进行账务处理：借：银行存款贷：其他应付款投标保证金[项目名称]（三）收取方式投标保证金可采用银行转账、支票、汇票等方式缴纳。财务部门应指定专人负责接收投标保证金，并确保资金及时到账。对于以银行转账方式缴纳的投标保证金，财务部门应及时核对银行进账信息，确认款项来源和金额。（四）特殊情况处理1.如投标人未按照招标文件要求按时足额缴纳投标保证金，业务部门应及时与投标人沟通联系，了解原因并督促其尽快缴纳。如在规定时间内仍未缴纳，视为自动放弃投标资格，公司应按照招标文件规定处理。2.如因特殊原因需要延长投标保证金缴纳时间，业务部门应提前向招标单位提出申请，经招标单位同意后，及时通知财务部门。财务部门根据业务部门提供的信息，调整相关账务处理。三、投标保证金的退还（一）退还条件1.公司未中标项目的投标保证金，在中标通知书发出后一定期限内（按照招标文件规定执行），如无其他问题，应及时退还投标人。2.公司中标项目的投标保证金，在签订合同并按照合同约定履行相关义务后，如无其他问题，应及时退还投标人。3.如因投标人自身原因导致投标保证金不予退还的情况，应按照招标文件规定执行，并向投标人出具书面通知说明理由。（二）退还流程1.业务部门在满足投标保证金退还条件后，填写《投标保证金退还申请表》，详细注明项目名称、招标单位、投标人名称、投标保证金金额、退还原因等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到《投标保证金退还申请表》后，对申请信息进行审核，重点审核退还条件是否符合规定、相关手续是否齐全等。审核通过后，在申请表上签字确认，并告知业务部门。3.财务部门根据审核意见，按照以下方式进行账务处理：借：其他应付款投标保证金[项目名称]贷：银行存款同时，根据退还的方式，准备相应的付款手续。如采用银行转账方式退还，应填写转账支票或网上银行转账指令，确保收款人信息准确无误；如采用支票方式退还，应开具支票并加盖公司财务专用章和法人章。4.业务部门负责将付款手续提交给公司法定代表人或授权签字人审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理投标保证金退还手续。5.财务部门在办理完投标保证金退还手续后，及时将退还情况告知业务部门，并做好相关记录。（三）特殊情况处理1.如投标人要求以非原缴纳方式退还投标保证金，业务部门应与财务部门沟通协商，在确保资金安全和符合财务规定的前提下，可按照投标人要求办理。2.如因银行等原因导致投标保证金退还失败，财务部门应及时与相关银行联系，查明原因并采取措施解决问题。如需要重新办理退还手续，应按照规定流程进行操作。四、投标保证金的核算与管理（一）账务处理1.财务部门应设置专门的会计科目对投标保证金进行核算，确保投标保证金的收支情况清晰、准确。2.每月末，财务部门应对投标保证金的收支情况进行核对和结账，编制《投标保证金收支明细表》，详细反映各项投标保证金的收取、退还时间、金额、项目名称等信息，并与总账、明细账进行核对，确保账账相符、账实相符。3.年度终了，财务部门应对投标保证金进行全面清查，核实各项投标保证金的收支情况和余额，编制年度投标保证金财务报告，为公司决策提供依据。（二）资金管理1.投标保证金应存入公司指定的银行账户，实行专户管理。严禁将投标保证金与公司其他资金混存，确保资金安全。2.财务部门应定期对投标保证金账户进行检查，核对账户余额与银行对账单是否一致，发现问题及时查明原因并进行处理。3.如因业务需要，需将投标保证金账户资金进行临时调配，应按照公司资金管理制度规定履行审批手续，并确保调配后账户余额符合规定要求。（三）档案管理1.财务部门应建立健全投标保证金档案管理制度，对投标保证金的相关资料进行妥善保管。档案资料应包括招标文件、投标保证金收取申请表、缴纳凭证复印件、退还申请表、付款手续等。2.投标保证金档案应按照项目名称、时间顺序进行分类整理，装订成册，并注明档案编号、保管期限等信息。3.投标保证金档案的保管期限应按照国家档案管理规定执行，一般为项目结束后[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定程序进行销毁。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对投标保证金的收取、退还、核算等情况进行审计监督，检查是否符合本制度规定和相关法律法规要求，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应定期对投标保证金管理情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善管理制度和操作流程。（二）外部监督1.公司应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供投标保证金管理的有关资料和情况。2.如因违反法律法规或本制度规定，导致公司受到处罚或损失的，公司将依法追究相关责任人的责任。六、责任追究（一）责任界定1.因业务部门未按照本制度规定审核招标文件、未及时通知投标人缴纳或退还投标保证金等原因，导致公司遭受损失或产生不良影响的，由业务部门承担主要责任。2.因财务部门未按照本制度规定进行账务处理、资金管理不善等原因，导致公司遭受损失或产生不良影响的，由财务部门承担主要责任。3.因其他部门或人员未履行职责，影响投标保证金管理工作正常开展的，由相关部门或人员承担相应责任。（二）追究方式1.对于因工作失误或违规行为导致公司遭受损失的，公司将责令相关责任人限期整改，并按照公司绩效考核制度扣减相应绩效分数和奖金。2