襄阳财务制度管理公司电话

PAGE襄阳财务制度管理公司电话一、总则1.目的为规范襄阳财务制度管理公司电话的使用，确保公司通信畅通、信息安全，提高工作效率，特制定本规范。2.适用范围本规范适用于襄阳财务制度管理公司全体员工。3.基本原则电话使用应遵循合法、合规、安全、高效的原则，不得利用公司电话从事与工作无关的活动。二、电话管理职责1.行政部门职责负责公司电话系统的日常维护和管理，确保电话设备正常运行。制定电话费用预算，并监控费用支出情况。处理电话使用过程中的故障和问题，及时协调维修人员进行维修。2.各部门负责人职责负责本部门员工电话使用的监督和管理，确保员工遵守本规范。合理安排本部门电话使用，避免不必要的费用支出。3.员工职责严格遵守本规范，正确使用公司电话。爱护电话设备，不得随意拆卸、损坏或转借他人。如发现电话设备故障或异常情况，应及时报告行政部门。三、电话使用规范1.工作时间电话使用员工应保持电话畅通，及时接听工作电话。接听电话时应使用礼貌用语，如“您好，襄阳财务制度管理公司[部门名称]”。对于重要电话或紧急事项，应做好记录，并及时向相关领导或部门汇报。严禁在工作时间内拨打与工作无关的私人电话，如因特殊情况需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间，并确保不影响工作。2.非工作时间电话使用非工作时间，员工如需使用公司电话处理紧急工作事项，应事先向部门负责人报告，并说明情况。行政部门应在非工作时间安排专人值班，确保公司电话能够及时接听。值班人员应做好电话记录，并及时通知相关人员处理。3.长途电话使用员工如需拨打长途电话，应事先填写《长途电话申请表》，注明拨打原因、对方号码、预计通话时间等信息，经部门负责人审批后，交行政部门登记备案。行政部门应定期对长途电话费用进行统计和分析，对于不必要的长途电话费用支出，应及时提醒相关部门和人员。4.移动电话使用公司鼓励员工使用移动电话处理工作事务，但员工应确保移动电话费用合理支出。员工在使用移动电话时，应遵守国家有关法律法规，不得利用移动电话从事违法违规活动。如因工作需要，公司为员工配备了工作手机，员工应妥善保管，不得擅自转借他人或挪作他用。四、电话费用管理1.费用核算公司电话费用由行政部门统一核算，每月定期与电信运营商核对账单，并进行费用结算。行政部门应根据电话费用明细，按照部门进行分摊，并制作费用报表，报送财务部门进行账务处理。2.费用控制行政部门应根据公司业务情况，合理制定电话费用预算，并严格控制费用支出。对于超出预算的电话费用，行政部门应及时分析原因，并采取相应措施进行控制。如因业务发展需要增加电话费用支出，应事先报公司领导审批。3.费用报销员工因工作需要发生的电话费用，按照公司相关规定进行报销。报销时应提供正规发票，并填写《电话费用报销申请表》，注明费用发生时间、用途、金额等信息，经部门负责人审核后，交财务部门报销。财务部门应严格审核电话费用报销凭证，对于不符合规定的报销申请，应予以拒绝。五、电话安全管理1.信息安全员工在使用电话过程中，应注意保护公司信息安全，不得泄露公司机密信息。严禁在电话中谈论涉及公司商业秘密、财务数据、客户信息等敏感内容。如因工作需要传输公司重要文件或资料，应使用加密软件或通过安全的网络渠道进行传输。2.设备安全员工应爱护电话设备，不得随意拆卸、损坏或转借他人。如发现电话设备故障或异常情况，应及时报告行政部门。行政部门应定期对电话设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于老化或损坏的设备，应及时进行更换。3.网络安全公司电话系统涉及网络通信，员工应遵守国家有关网络安全法律法规，不得利用公司电话网络从事违法违规活动。严禁在公司电话网络中安装未经授权的软件或设备，不得私自更改网络设置。如发现网络安全问题，应及时报告行政部门，并配合相关部门进行处理。六、违规处理1.对于违反本规范的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于首次违反规定的员工，公司将给予口头警告，并责令其立即改正。对于多次违反规定或情节严重的员工，公司将给予书面警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.因员工违规使用电话给公司造成经济损失的，公司将追究其赔偿责任赔偿金额根据实际损失情况确定，包括但不限于电话费用、设备损坏维修费用、信息泄露造成的经济损失等。3.如员工违规行为涉及违法犯罪的，公司将依法移交