长期挂账财务制度

PAGE长期挂账财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范长期挂账行为，确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门。（三）定义1.长期挂账：指公司因各种原因形成的超过规定期限未能及时清理结算的款项，包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等各类往来款项。2.规定期限：根据业务性质和实际情况，对应不同类型的往来款项设定的合理结算期限。一般情况下，应收账款和其他应收款超过[X]个月未收回，预付账款超过合同约定交付期限[X]个月仍未结算，应付账款和其他应付款超过[X]个月未支付，预收账款超过合同约定履行期限[X]个月仍未结转收入的，视为长期挂账。（四）基本原则1.真实性原则：长期挂账的核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司的财务状况和经营成果。2.及时性原则：各部门应及时清理往来款项，避免长期挂账情况的发生。对于已形成的长期挂账，应按照本制度规定及时进行处理。3.责任追究原则：对因工作失误、故意拖延等原因导致长期挂账的相关责任人，将追究其责任。4.风险防范原则：通过加强长期挂账管理，有效防范财务风险，保障公司资金安全和正常运营。二、应收账款管理（一）应收账款的确认与记录1.销售部门在签订销售合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限等条款，并及时将合同副本送交财务部门。2.财务部门根据销售合同或协议及实际发货情况，及时确认应收账款，并进行准确的账务记录。记录内容应包括客户名称、合同编号、销售金额、发货日期、付款期限等详细信息。（二）应收账款的催收1.销售部门负责应收账款的催收工作，应建立应收账款台账，定期对应收账款进行跟踪分析，及时掌握客户的经营状况和付款能力变化情况。2.对于临近付款期限的应收账款，销售部门应提前与客户沟通，提醒客户按时付款。对于逾期未付的应收账款，销售部门应加大催收力度，采取电话催收、函件催收、上门催收等多种方式进行催收，并及时向财务部门反馈催收情况。3.财务部门应定期向销售部门提供应收账款账龄分析表，协助销售部门制定催收策略。对于重大逾期应收账款，财务部门应参与催收工作，与销售部门共同研究解决方案。（三）应收账款的坏账处理1.对于符合坏账确认条件的应收账款，销售部门应及时提出坏账核销申请，并提供相关证明材料，如客户破产清算文件、法院判决书、工商注销证明等。2.财务部门收到坏账核销申请后，应进行认真审核，并按照公司内部审批流程进行审批。审批通过后，财务部门方可进行坏账核销账务处理。3.已核销的坏账应实行账销案存管理，销售部门和财务部门应继续保留对该客户的催收权利，一旦发现客户有还款能力，应及时恢复应收账款并进行催收。三、其他应收款管理（一）其他应收款的范围其他应收款主要包括员工借款、备用金、押金、暂付款项等。（二）借款管理1.员工因工作需要借款时，应填写借款申请表，注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息，并按照公司内部审批流程进行审批。2.借款审批通过后，财务部门方可办理借款手续。借款期限一般不得超过[X]个月，如有特殊情况需要延长借款期限的，借款人应提前向财务部门提出申请，并经相关领导批准。3.借款人应在借款期限届满时及时归还借款。如未能按时归还，财务部门应从借款人工资中扣除借款本金及相应利息（按照公司规定的利率计算），直至借款全部还清。（三）备用金管理1.公司根据业务需要设立备用金制度，指定专人负责备用金的管理。备用金使用部门应建立备用金台账，详细记录备用金的收支情况。2.备用金使用部门应按照规定的用途使用备用金，不得挪作他用。备用金使用后，应及时凭有效票据报销冲减备用金。3.财务部门应定期对备用金进行清查盘点，确保备用金账实相符。如发现备用金短缺或挪用等情况，应及时查明原因，并追究相关责任人的责任。（四）押金及暂付款项管理1.公司因业务需要收取的押金，应在收取时开具收款收据，并按照规定进行账务处理。押金退还时，应收回收款收据，并进行相应的账务核销。2.对于暂付款项，如因业务需要预先支付的款项等，相关部门应在业务结束后及时进行结算，并取得合法有效的票据进行报销。如因特殊原因无法及时结算的，应向财务部门说明情况，并按照规定办理延期手续。（五）其他应收款的清理1.财务部门应定期对其他应收款进行清理，对超过规定期限的其他应收款，应及时通知相关责任人进行催收或清理。2.对于确实无法收回的其他应收款，相关责任人应按照公司规定办理坏账核销手续，并提供相关证明材料。四、预付账款管理（一）预付账款的审批1.公司因采购商品、接受劳务等业务需要支付预付账款时，应填写预付账款申请表，注明采购项目、供应商名称、预付金额、预计到货日期等信息，并按照公司内部审批流程进行审批。2.审批通过后签订合同或协议，明确双方的权利义务、付款方式、交货时间等条款。财务部门应根据合同或协议及审批结果办理预付账款支付手续。（二）预付账款的跟踪与结算1.采购部门负责预付账款的跟踪管理，应及时掌握供应商的供货进度和质量情况，确保供应商按照合同或协议约定履行义务。2.对于已到货或已完成劳务的预付账款，采购部门应及时办理结算手续，并取得合法有效的发票。财务部门应根据发票及相关结算凭证进行账务处理，冲减预付账款。3.如因供应商原因导致无法按时交货或提供劳务，采购部门应及时与供应商协商解决，并向财务部门反馈情况。如需要调整预付账款金额或收回预付账款的，应按照公司规定办理相关手续。（三）预付账款的清理1.财务部门应定期对预付账款进行清理，对超过合同约定交付期限[X]个月仍未结算的预付账款，应及时通知采购部门进行清理。2.对于确实无法结算或收回的预付账款，采购部门应查明原因，并按照公司规定办理坏账核销手续，同时提供相关证明材料。五、应付账款管理（一）应付账款的确认与记录1.采购部门在收到供应商的发票及相关结算凭证后应及时送交财务部门。财务部门应根据发票及相关结算凭证，对符合入账条件的应付账款进行确认，并进行准确的账务记录。记录内容应包括供应商名称、发票号码、采购金额、采购日期、付款期限等详细信息。2.对于货到票未到的情况，采购部门应及时与供应商沟通，催促供应商尽快开具发票。财务部门应根据采购合同或协议及验收单等暂估入账，待收到发票后再进行调整。（二）应付账款的支付1.财务部门应根据应付账款的到期日和资金状况，合理安排资金支付。在支付应付账款前，应按照公司内部审批流程进行审批。2.审批通过后，财务部门应及时办理付款手续。付款方式应符合合同或协议约定，确保资金支付的安全和准确。3.如因特殊原因需要延期支付应付账款的，财务部门应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。同时，应按照公司规定办理延期付款手续，并记录相关情况。（三）应付账款的清理1.财务部门应定期对应付账款进行清理，对超过规定期限未支付的应付账款，应及时通知相关部门查明原因，并采取措施尽快支付。2.对于确实无法支付的应付账款，如因供应商破产、注销等原因导致的，相关部门应按照公司规定办理账务核销手续，并提供相关证明材料。六、其他应付款管理（一）其他应付款的范围其他应付款主要包括应付职工薪酬、应付水电费、应付租金、应付利息、应付股利、其他暂收款项等。（二）应付职工薪酬管理1.人力资源部门应按照国家法律法规和公司薪酬制度，准确计算员工工资、奖金、津贴、补贴等薪酬项目，并及时将薪酬核算结果送交财务部门。2.财务部门应根据人力资源部门提供的薪酬核算结果，及时进行账务处理，准确记录应付职工薪酬。在支付职工薪酬时，应按照规定代扣代缴个人所得税等相关税费。3.财务部门应定期对应付职工薪酬进行核对和清理，确保薪酬发放的准确性和及时性。如发现薪酬计算错误或其他问题，应及时与人力资源部门沟通解决。（三）其他应付费用管理1.对于应付水电费、应付租金、应付利息、应付股利等其他应付费用，相关部门应按照合同或协议约定及时计算并通知财务部门。2.财务部门应根据相关部门提供的费用计算结果，及时进行账务处理，并按照规定的时间和方式支付费用。3.对于其他暂收款项，如客户存入的保证金、代收代付款项等，财务部门应按照规定进行核算和管理。在款项结算或退还时，应及时进行账务核销。（四）其他应付款的清理1.财务部门应定期对其他应付款进行清理，对超过规定期限未支付的其他应付款，应及时通知相关部门查明原因，并采取措施尽快支付。2.对于确实无法支付的其他应付款，如因债权人原因导致的，相关部门应按照公司规定办理账务核销手续，并提供相关证明材料。七、预收账款管理（一）预收账款的确认与记录1.销售部门在收到客户的预付款项时，应开具收款收据，并及时将收款情况通知财务部门。财务部门应根据收款收据及相关凭证，确认预收账款，并进行准确的账务记录。记录内容应包括客户名称、合同编号、预收金额、预收日期、预计发货日期等详细信息。2.对于预收账款对应的销售业务，销售部门应按照合同或协议约定及时安排发货或提供劳务，并在业务完成后及时结转收入，冲减预收账款。（二）预收账款的清理1.财务部门应定期对预收账款进行清理，对超过合同约定履行期限[X]个月仍未结转收入的预收账款，应及时通知销售部门进行清理。2.销售部门应查明原因，如因客户原因导致无法按时发货或提供劳务的，应及时与客户协商解决，并向财务部门反馈情况。如需要调整预收账款金额或退还预收账款的，应按照公司规定办理相关手续。3.对于确实无法结转收入的预收账款，销售部门应按照公司规定办理账务核销手续，并提供相关证明材料。八、长期挂账的监督与检查（一）定期清查1.财务部门应定期对公司的往来款项进行全面清查，包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等。清查周期一般为每季度一次，特殊情况可根据需要增加清查次数。2.在清查过程中，财务部门应核对往来款项的账目记录与实际情况是否相符，检查往来款项的形成原因、结算情况、账龄等信息是否准确。对于发现的问题，应及时进行记录并分析原因。（二）专项检查1.根据公司管理需要或业务实际情况，可对某些特定往来款项或涉及重大金额的长期挂账进行专项检查。专项检查由财务部门牵头，相关业务部门配合进行。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查范围、检查方法、检查时间等内容。检查过程中应深入调查往来款项的业务背景、交易过程、审批手续等情况，核实长期挂账的真实性和合理性。3.专项检查结束后，应形成专项检查报告，对检查中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（三）内部审计监督1.内部审计部门应定期对公司的长期挂账管理情况进行审计监督，检查长期挂账管理制度的执行情况、往来款项的核算准确性、清理情况等。2.审计过程中，内部审计部门可通过查阅相关文件资料、询问相关人员、实地走访等方式获取审计证据。对于审计发现的问题，应出具审计报告，提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。九、责任追究（一）责任界定1.因业务人员工作失误、疏忽大意导致往来款项未能及时结算或形成长期挂账的，由业务人员承担主要责任。2.因审批环节把关不严、未能有效履行监督职责导致长期挂账问题发生的，相关审批人员和监督人员应承担相应责任。3.因财务人员账务处理错误、未能及时提醒相关部门清理往来款项等原因导致长期挂账情况的，财务人员应承担相应责任。（二）追究方式1.对于因长期挂账给