单位用车财务制度

PAGE单位用车财务制度一、总则（一）目的为加强单位用车管理，规范用车财务行为，提高资金使用效益，保障单位工作正常运转，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有公务用车的财务管理，包括车辆购置、运行维护、费用报销等相关财务活动。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家有关法律法规、财务制度以及行业标准，确保单位用车财务活动合法合规。2.预算管理原则实行全面预算管理，将单位用车相关费用纳入年度预算，合理安排资金，确保各项费用支出在预算范围内。3.效益性原则优化车辆配置，提高车辆使用效率，降低用车成本，实现资金使用效益最大化。4.公开透明原则加强用车财务信息公开，接受内部监督和外部审计，确保财务活动公开透明。二、车辆购置管理（一）购置预算编制1.每年末，各部门根据下一年度工作任务和用车需求，提出车辆购置申请，详细说明购置理由、车型、数量、预计价格等信息。2.单位财务部门会同车辆管理部门对各部门的购置申请进行汇总审核，结合单位实际情况和财务状况，编制车辆购置预算草案。3.预算草案经单位领导班子审议通过后，报上级主管部门审批，并纳入单位年度预算。（二）购置流程1.车辆购置应按照政府采购相关规定进行，由单位采购部门负责组织实施。2.采购部门根据批准的购置预算，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、采购标准等内容。3.采购过程中，应严格按照采购方案进行操作，确保采购活动公开、公平、公正。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。4.车辆购置完成后，采购部门应及时办理车辆验收、登记上牌等手续，并将相关资料移交车辆管理部门和财务部门。财务部门根据购置发票、合同等资料进行账务处理，将车辆购置成本计入固定资产。三、车辆运行维护管理（一）运行费用预算编制1.车辆运行费用主要包括燃油费、维修费、保险费、年检费、停车费等。每年末，车辆管理部门应根据车辆数量、使用情况以及下一年度工作计划，编制车辆运行费用预算草案。2.预算草案应详细列出各项费用的预计金额，并说明费用计算依据和变动因素。财务部门对预算草案进行审核，结合单位财务状况和预算安排，提出调整意见。3.经审核后的预算草案报单位领导班子审议通过后，作为下一年度车辆运行费用控制的依据。（二）燃油费管理1.实行定点加油制度，选择信誉良好、价格合理的加油站作为定点加油单位。车辆管理部门应与定点加油站签订供油协议，明确加油价格、结算方式等条款。2.驾驶员凭加油卡加油，加油卡由车辆管理部门统一管理。每次加油后，驾驶员应及时在加油凭证上签字确认，并将加油凭证交车辆管理部门审核。3.车辆管理部门定期对加油情况进行统计分析，核对加油数量与车辆行驶里程是否相符。财务部门根据加油凭证和统计报表，与定点加油站进行结算，支付燃油费用。（三）维修费管理1.建立车辆维修定点制度，选择具备资质、技术水平高、维修质量好的维修企业作为定点维修单位。车辆管理部门应与定点维修单位签订维修协议，明确维修范围、维修价格、结算方式等内容。2.车辆发生故障需要维修时，驾驶员应填写维修申请单，注明车辆故障情况、维修项目、预计费用等信息，报车辆管理部门审批。3.车辆管理部门对维修申请进行审核，必要时可组织技术人员进行现场勘查。审核通过后，驾驶员将车辆送至定点维修单位进行维修。维修过程中，驾驶员应监督维修质量，对维修项目和费用进行确认。4.维修完成后，维修单位应出具维修发票和维修清单，驾驶员签字确认后交车辆管理部门审核。车辆管理部门审核无误后，报财务部门结算维修费用。财务部门对维修费用进行严格审核，确保费用支出合理合规。（四）保险费管理1.车辆保险由单位统一办理，车辆管理部门应根据车辆情况和保险政策，选择合适的保险公司和保险险种，制定保险方案。2.保险方案经单位领导班子审议通过后，由车辆管理部门与保险公司签订保险合同。财务部门根据保险合同约定，按时支付保险费用。3.车辆发生保险事故后，驾驶员应及时向保险公司报案，并通知车辆管理部门。车辆管理部门协助驾驶员办理保险理赔手续，确保理赔工作顺利进行。理赔款到账后，财务部门按照规定进行账务处理。（五）年检费管理1.车辆年检工作由车辆管理部门负责组织实施，驾驶员应按照规定时间将车辆送至指定检测机构进行年检。2.年检费用由单位统一支付，车辆管理部门根据年检机构出具的发票进行报销。财务部门对年检费用进行审核，确保费用支出符合规定。（六）停车费管理1.驾驶员应遵守交通规则，合理使用车辆，尽量减少停车费用支出。因工作需要在停车场停车时，应按照规定缴纳停车费用。2.停车费用报销时，驾驶员应提供有效的停车发票，并注明停车时间、地点等信息。车辆管理部门对停车费用报销进行审核，财务部门按照规定进行账务处理。四、费用报销管理（一）报销流程1.驾驶员应在每次用车任务完成后，及时整理相关费用凭证，包括加油发票、维修发票、保险发票、停车发票等，并填写费用报销单。2.费用报销单应详细注明用车日期、行程、费用明细等信息，并由驾驶员签字确认。车辆管理部门对费用报销单进行初审，审核内容包括费用凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出是否符合预算和相关规定。3.初审通过后，费用报销单报财务部门进行复审。财务部门对报销凭证进行严格审核，核对费用标准、报销金额、审批手续等是否合规。审核无误后，财务部门按照规定进行报销支付。（二）报销标准1.燃油费、维修费、保险费、年检费、停车费等费用报销标准按照国家有关规定和单位实际情况执行。具体标准由单位财务部门会同车辆管理部门制定，并报单位领导班子批准后实施。2.驾驶员应严格按照报销标准进行费用报销，对于超出标准的费用，原则上不予报销。特殊情况需要超标准报销的，应经单位领导审批同意。（三）报销时间1.费用报销应及时进行，原则上每月集中报销一次。驾驶员应在每月规定时间内将整理好的费用报销单提交至车辆管理部门。2.车辆管理部门初审后，应在规定时间内将报销单移送财务部门。财务部门复审通过后，应及时办理报销支付手续，确保驾驶员能够及时领取报销款项。五、车辆处置管理（一）处置申请1.车辆因使用年限到期、技术状况不佳、车型淘汰等原因需要处置时，车辆管理部门应提出处置申请，详细说明车辆基本情况、处置理由、处置方式等信息。2.处置申请经单位领导班子审议通过后，报上级主管部门审批。（二）处置方式1.车辆处置方式包括报废、出售、捐赠等。对于达到报废标准的车辆，应按照国家有关规定进行报废处理，由具备资质的报废回收企业进行回收拆解，并出具报废证明。2.对于尚可使用的车辆，经上级主管部门批准后，可以通过公开拍卖、协议转让等方式进行出售。出售车辆应按照国有资产管理相关规定进行评估作价，确保资产处置价格合理公正。3.对于符合条件的车辆，也可以进行捐赠，但应按照相关规定办理捐赠手续，并确保捐赠行为合法合规。（三）处置收入管理1.车辆处置收入应及时足额上缴单位财务，纳入单位预算管理。财务部门对处置收入进行专项核算，确保收入资金安全。2.处置收入主要用于车辆更新购置、运行维护等方面的支出，不得挪作他用。六、车辆档案管理（一）档案内容车辆档案应包括车辆购置文件、行驶证、保险单、维修记录、年检记录、费用报销凭证等相关资料。车辆管理部门应指定专人负责车辆档案的收集、整理、归档和保管工作。（二）档案保管期限车辆档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为车辆报废后[X]年。档案保管期满后，经单位领导批准，可以按照规定进行销毁。（三）档案查阅因工作需要查阅车辆档案时，查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅理由、查阅内容等信息，经车辆管理部门负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印或带出档案资料。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.单位内部审计部门应定期对单位用车财务制度执行情况进行审计监督，检查车辆购置、运行维护、费用报销等环节是否符合规定，预算执行是否严格，资金使用效益是否达到预期目标。2.车辆管理部门应加强对车辆使用情况的日常监督检查，定期对车辆里程数、油耗、维修情况等进行统计分析，发现问题及时整改。3.财务部门应加强对用车费用报销的审核把关，严格执行报销标准和审批程序，对违规报销行为及时予以纠正。（二）责任追究1.对于违反单位