汽车交通费财务制度范本

PAGE汽车交通费财务制度范本一、总则（一）目的为加强公司汽车交通费的管理，规范费用报销流程，确保费用支出合理、合规、透明，特制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务使用汽车所产生的交通费用报销。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保汽车交通费的支出符合规定。2.真实性原则：费用报销必须提供真实、有效的凭证，如实反映实际发生的交通费用。3.合理性原则：根据工作实际需要，合理安排汽车使用，避免不必要的费用支出。4.审批制度原则：建立健全审批流程，明确各级审批权限，确保费用支出经过严格审核。二、汽车交通费的定义及范围（一）定义汽车交通费是指员工因公务使用公司自有车辆、租赁车辆或乘坐公共交通工具所发生的费用。（二）范围1.车辆购置费用：包括购买汽车的价款、购置税、上牌费等。2.车辆保险费用：涵盖交强险、商业险等各类保险费用。3.车辆保养与维修费用：如定期保养、零部件更换、维修等费用。4.燃油费用：车辆行驶所需的汽油、柴油等燃料费用。5.停车费用：包括在各类停车场的停车收费。6.交通违章罚款：因公务用车产生的交通违章所缴纳的罚款。7.租赁车辆费用：租赁汽车的租金及相关费用。8.公共交通费用：员工因公务乘坐公交车、地铁、出租车等公共交通工具的费用。三、汽车购置与处置（一）购置1.需求申请：各部门根据工作实际需要，填写《汽车购置申请表》，详细说明购置理由、车型、预算等信息，提交至行政部门。2.审核审批：行政部门对申请进行初步审核，核实需求的合理性，然后提交至财务部门进行预算审核，最后报公司管理层审批。3.采购流程：经审批通过后，由行政部门负责按照公司采购制度进行汽车采购，确保采购过程公开、透明、合规。4.入账处理：汽车购置完成后，财务部门根据发票及相关凭证进行账务处理，将车辆购置费用计入固定资产。（二）处置1.报废：车辆达到报废标准或因其他原因需要报废时，由行政部门提出报废申请，填写《汽车报废申请表》，说明报废原因、车辆状况等。经技术鉴定和公司管理层批准后，进行报废处理。报废车辆处置收入按照规定上缴公司财务。2.转让：如需转让车辆，行政部门应制定转让方案，明确转让价格、受让方等信息，报公司管理层审批。转让过程中应签订正式合同，确保手续完备。转让收入扣除相关税费及车辆净值后的余额上缴公司财务。四、车辆保险与保养维修（一）保险1.保险选择：行政部门负责根据车辆使用情况和风险评估，选择合适的保险险种，确保车辆得到充分保障。保险费用应在预算范围内，并报财务部门备案。2.续保管理：提前做好车辆保险续保工作，确保保险期间不间断。续保费用由财务部门审核后支付。3.理赔处理：发生保险事故后，由行政部门负责及时向保险公司报案，并协助办理理赔手续。理赔款项应及时入账，冲减相应的费用支出。（二）保养维修1.定点维修：建立车辆定点维修制度，选择信誉良好、服务质量高的维修厂作为定点单位。行政部门应与定点维修厂签订维修协议，明确维修价格、质量标准等条款。2.维修申请：车辆需要维修时，驾驶员填写《车辆维修申请表》，注明维修项目、预计费用等，经部门负责人审核后报行政部门审批。3.维修监督：行政部门负责对维修过程进行监督，确保维修质量符合要求。维修完成后，维修厂应提供详细的维修清单和发票，经行政部门审核签字后交财务部门报销。4.保养计划：制定车辆定期保养计划，按照规定的保养周期进行保养。保养费用经审批后支付。五、燃油管理（一）加油卡制度1.加油卡办理：公司统一办理加油卡，指定专人负责管理。加油卡应与车辆一一对应，不得混用。2.充值管理：根据车辆使用情况，定期对加油卡进行充值。充值金额由财务部门审核后支付。3.加油记录：驾驶员每次加油后，应在加油凭证上记录加油时间、地点、金额等信息，并签字确认。加油凭证定期交行政部门审核，作为费用报销的依据。（二）油耗监控1.建立油耗台账：财务部门建立车辆油耗台账，记录每辆车的每月油耗情况。2.油耗分析：定期对车辆油耗进行分析，对比不同车辆、不同时间段的油耗差异，如发现异常情况及时进行调查。六、停车费用（一）停车凭证员工在公务活动中产生的停车费用，应取得合法有效的停车凭证，如停车发票、停车小票等。（二）报销流程停车费用报销时，应填写费用报销单，注明停车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审核后报财务部门审批报销。七、交通违章罚款（一）责任界定因公务用车产生的交通违章罚款，由驾驶员承担相应责任。如因特殊情况导致违章，驾驶员应及时向部门负责人说明情况，经核实后可酌情处理。（二）费用处理交通违章罚款不得报销，由驾驶员自行承担。公司将对违章情况进行统计分析，如有必要可对驾驶员进行交通安全培训。八、租赁车辆管理（一）租赁申请各部门因临时性公务需要租赁车辆时，应填写《租赁车辆申请表》，说明租赁原因、车型、租赁期限、预算等信息，提交至行政部门。（二）租赁审批行政部门对租赁申请进行审核，核实租赁需求的合理性，并与租赁公司进行询价、谈判。租赁费用预算经财务部门审核后报公司管理层审批。（三）租赁合同签订经审批通过后，行政部门与租赁公司签订正式租赁合同，明确租赁费用、支付方式、车辆使用要求等条款。（四）费用报销租赁车辆费用报销时，应提供租赁合同、发票等凭证，按照公司费用报销流程进行审批报销。九、公共交通费用（一）适用情况员工因公务乘坐公共交通工具产生的费用，如公交车票、地铁票、出租车发票等，可按照本制度报销。（二）报销标准1.公交车票：按照实际发生金额报销。2.地铁票：按照实际发生金额报销。3.出租车发票：原则上应提供正规发票，并注明乘坐时间、起止地点、事由等信息。单次乘坐出租车费用超过[X]元的，需提前经部门负责人批准。（三）报销流程公共交通费用报销时，应填写费用报销单，附上相关凭证，经部门负责人审核后报财务部门审批报销。十、费用报销流程（一）报销申请员工在发生汽车交通费用后，应及时收集相关凭证，并填写《汽车交通费用报销单》，详细注明费用发生时间、地点、事由、金额等信息。（二）部门审核部门负责人对报销申请进行审核，核实费用的真实性和合理性，确保费用与公务活动相关，并签字确认。（三）行政审核行政部门对报销申请进行进一步审核，检查凭证的完整性、合规性，以及车辆使用的必要性等，审核通过后签字。（四）财务审批财务部门对报销申请进行最终审批，重点审核费用是否符合预算、报销标准及相关规定，审核无误后予以报销。（五）报销支付财务部门根据审批结果，将报销款项支付给员工。支付方式可根据公司规定选择现金、银行转账等。十一、预算管理（一）预算编制每年末，各部门根据下一年度的工作安排，编制汽车交通费预算，详细列出各项费用的预计支出金额。预算编制应结合历史数据、业务发展需求等因素进行合理预测。（二）预算审核与调整财务部门对各部门提交的预算进行审核，汇总形成公司年度汽车交通费预算。预算经公司管理层批准后执行。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的流程进行申请和审批。十二、财务核算与报表（一）核算要求财务部门按照国家财务会计准则和本制度的规定，对汽车交通费用进行准确核算。设置专门的会计科目，详细记录各项费用的发生情况。（二）报表编制每月末，财务部门编制汽车交通费用报表，反映当月各项费用的支出情况、预算执行情况等。报表应报送公司管理层及相关部门，为决策提供依据。十三、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对汽车交通费用的管理情况进行审计，检查费用支出的合规性