公司报账财务制度

PAGE公司报账财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司报账行为，加强财务管理，确保公司资金的合理使用与安全，提高财务工作效率，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构、子公司等。（三）基本原则1.合法性原则：报账行为必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：报账所提供的凭证、发票等资料必须真实、准确地反映经济业务的实际情况。3.合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司的经营需要和相关政策规定。4.及时性原则：员工应及时报账，确保财务数据的及时更新和财务结算的顺利进行。二、报账流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照公司相关规定进行操作，确保取得合法有效的原始凭证。原始凭证应具备以下要素：1.凭证名称：如发票、收据、报销单等。2.填制日期：明确费用发生的时间。3.填制单位名称或填制人姓名：开具凭证的单位或个人信息。4.接受单位名称：即公司名称。5.经济业务内容：详细描述费用发生的事项。6.数量、单价和金额：准确记录费用的明细。7.经办人的签名或盖章：证明业务的真实性。（二）整理粘贴员工应将取得的原始凭证按照类别和时间顺序进行整理，并整齐地粘贴在报销单背面。粘贴时应注意以下几点：1.原始凭证应粘贴牢固，防止脱落。2.同类凭证应集中粘贴，便于审核。3.对于较大的凭证，可折叠成与报销单大小一致，但应保持内容完整清晰。（三）填写报销单员工根据费用发生情况，认真填写报销单。报销单应包含以下内容：1.报销日期：填写实际报账日期。2.员工姓名：报账人的姓名。3.部门：所属部门。4.费用类别：如差旅费、办公用品费、业务招待费等。5.费用明细：详细列出各项费用的金额及摘要。6.合计金额：各项费用的总计金额。7.报销事由：简要说明费用发生的原因和用途。（四）审批流程1.部门负责人审批：员工所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。部门负责人应重点关注费用是否与业务相关、是否符合公司规定等。2.财务审核：财务部门对报销单及原始凭证进行审核，主要审核凭证的合法性、完整性、准确性以及费用的报销标准是否符合规定。财务审核人员应严格把关，如发现问题应及时与报账人沟通并要求补充或更正相关资料。3.主管领导审批：根据公司授权，主管领导对金额较大或重要的报销事项进行审批。主管领导应综合考虑公司整体财务状况和业务需求，做出审批决策。4.总经理审批：对于重大费用支出或特殊事项的报销，需经总经理审批。总经理应从公司战略和全局角度进行审查，确保费用支出符合公司利益。（五）报销支付1.经各级审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金状况和支付安排进行报销支付。2.对于符合现金支付条件的报销，财务部门将以现金形式支付给报账人；对于通过银行转账支付的报销，财务部门将按照报账人提供的数据，将款项转入指定的银行账户。三、各类费用报账规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用：根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级乘坐相应的交通工具。乘坐飞机应严格按照审批流程提前申请，经批准后方可乘坐。长途客车等交通工具的乘坐应选择安全可靠的线路和班次。交通费用应凭有效票据报销，如机票、火车票、汽车票等。住宿费用：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一般地区按照[X]元/晚的标准报销，特殊地区（如一线城市等）按照[X]元/晚的标准报销。住宿费用应提供正规的酒店发票，并注明住宿日期、房间数量、单价等信息。餐饮费用：按照出差自然天数，每人每天[X]元的标准报销。餐饮发票应注明用餐日期、人数、菜品及金额等详细信息。3.注意事项员工应在出差结束后[X]个工作日内办理差旅费报销手续，逾期未报的，需经特殊审批后方可报销。出差期间因个人原因发生的额外费用，如旅游、娱乐等费用不得报销。多人一同出差的，如乘坐同一交通工具、住宿同一房间等，应根据实际发生的费用分摊计算报销金额。（二）办公用品费1.定义：办公用品费是指公司因办公需要购买的各类文具、纸张、办公设备等费用。2.报销标准办公用品应按照公司的采购流程进行采购，优先选择与公司签订合作协议的供应商。购买办公用品应取得正规发票，发票上应注明商品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息。对于批量采购的办公用品，应附采购清单，清单上应注明采购日期、供应商名称、商品明细及金额等信息。3.注意事项办公用品应专用于办公用途，不得挪作他用。各部门应建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况，确保办公用品的合理使用。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.报销标准业务招待费应遵循必要性、合理性和适度性的原则，严格控制支出规模。宴请费用应提供详细的菜单清单，注明宴请时间、地点、参与人员、菜品及金额等信息。礼品费用应提供购买礼品的发票及礼品清单，并注明礼品名称、数量、单价、金额等信息。礼品应与公司业务相关，且符合公司文化和价值观。业务招待费的报销金额应根据实际业务需要和公司规定进行审批，单次业务招待费超过[X]元的，需提前向主管领导申请并说明原因。3.注意事项业务招待活动应符合公司的业务范围和经营目标，不得用于个人消费或与业务无关的活动。严禁以业务招待费为名进行变相的贿赂、回扣等违法违规行为。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。一般管理人员按照[X]元/月的标准报销，销售人员按照[X]元/月的标准报销等。具体标准可根据公司实际情况进行调整。员工应提供正规的通讯费发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.注意事项通讯费报销应与员工的工作实际需求相符，不得虚报或多报。对于因工作调动等原因导致通讯费报销标准发生变化的，应及时调整报销金额。四、报账凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。3.发票应真实有效，不得伪造、虚开或篡改。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）收据1.行政事业性收费收据等财政监制的收据可作为报销凭证，但应确保收据的真实性和合法性。2.企业自制的收据不得作为报销凭证，但在某些特殊情况下，如支付给个人的小额费用等，可使用公司自制的收款凭证，并由收款人签字确认。（三）其他凭证1.对于一些无法取得发票的费用支出，如支付给个人的劳务报酬等，应提供相关的合同协议、收款人的身份证明及收款凭证等资料，经财务部门审核后可作为报销依据。2.对于固定资产购置、工程建设等支出，应提供相关的采购合同、工程决算报告、验收报告等凭证，确保支出的真实性和合规性。五、报账时间规定（一）日常费用报账员工应在费用发生后的[X]个工作日内整理好报销资料并提交审批，审批通过后应及时到财务部门办理报销手续。财务部门应在收到报销资料后的[X]个工作日内完成审核支付工作。（二）定期报账对于一些定期发生的费用，如房租、水电费等，应按照合同约定的时间进行报账。报账人应提前准备好相关资料，在规定时间内提交审批和报销。（三）年度报账1.每年年末，各部门应进行年度费用清理和报账工作。员工应将本年度内尚未报销的费用及时整理报销，确保财务数据的完整性和准确性。2.财务部门应在年度终了后的[X]个工作日内完成年度报账的审核和结算工作，并编制年度财务报表。六、报账监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对报账情况进行审计检查，重点审查报账凭证的真实性、合法性、合理性以及报销流程的合规性。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务自查财务部门应定期对报账业务进行自查，加强对报账工作的日常管理和监督。自查内容包括报销凭证的审核、报销流程的执行、财务数据的准确性等方面。通过自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善报账财务制度。（三）违规处理对于违反本制度规定的报账行为，公司将视情节轻重