预收账款管理制度

预收账款管理制度一、总则（一）目的为加强公司预收账款的管理，规范预收账款的核算、记录和监督，确保公司资金的安全与有效使用，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规和公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及预收账款业务的部门和人员，涵盖公司在销售商品、提供劳务等经营活动中按照合同或协议约定预先向客户收取款项的业务。（三）定义预收账款是指公司按照合同规定或交易双方的约定，而向购买单位或接受劳务的单位在未发出商品或提供劳务时预收的款项。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确预收账款的金额、支付方式、支付时间等条款，并确保合同条款符合公司的利益和相关规定。2.在合同签订后，及时将合同副本传递给财务部门和相关部门，以便财务部门进行预收账款的核算和管理。3.跟踪合同的执行情况，及时了解客户的付款进度，对于逾期未付款的客户，负责进行催款工作，并将催款情况及时反馈给财务部门。（二）财务部门1.负责预收账款的核算和记录工作，设置专门的预收账款科目，按照客户名称进行明细核算，确保预收账款的账务处理准确无误。2.审核销售合同中预收账款的条款，对不符合公司规定的条款提出修改建议。3.定期与销售部门核对预收账款的金额和客户信息，确保账实相符。4.对预收账款的使用情况进行监督和管理，确保预收账款专款专用，不得挪作他用。5.按照公司的财务报告制度，定期编制预收账款报表，向公司管理层提供预收账款的相关信息。（三）法务部门1.负责对销售合同进行法律审核，确保合同条款符合国家法律法规的规定，避免潜在的法律风险。2.在发生预收账款纠纷时，协助销售部门和财务部门进行处理，提供法律支持和建议。（四）审计部门1.定期对预收账款的管理情况进行审计，检查预收账款的核算、记录和监督是否符合公司的制度和相关规定。2.对审计中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。三、预收账款的收取（一）合同签订1.销售部门在与客户签订销售合同前，应充分了解客户的信用状况和支付能力，对于信用状况不佳或支付能力存在疑问的客户，应要求客户提供担保或采取其他风险防范措施。2.销售合同中应明确预收账款的金额、支付方式、支付时间等条款，对于预收账款的金额，应根据合同总金额、项目进度等因素合理确定。3.销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本传递给财务部门和相关部门，以便财务部门进行预收账款的核算和管理。（二）款项收取1.财务部门在收到客户的预收账款后，应及时进行账务处理，将预收账款计入相应的客户明细科目。2.财务部门应根据销售合同的约定，及时向客户开具收款收据或发票，收款收据或发票的内容应与合同条款一致。3.对于通过银行转账方式收取的预收账款，财务部门应及时查询款项到账情况，并与银行对账单进行核对，确保款项到账的准确性和及时性。（三）异常情况处理1.如果客户未按照合同约定的时间和金额支付预收账款，销售部门应及时与客户进行沟通，了解客户的付款困难和原因，并采取相应的措施进行催款。2.如果客户提出变更预收账款的支付方式、支付时间等条款，销售部门应及时与财务部门和法务部门进行沟通，评估变更条款对公司的影响，并在取得公司管理层的批准后，与客户签订补充协议。3.如果客户存在恶意拖欠预收账款的情况，销售部门应及时向法务部门报告，采取法律手段维护公司的合法权益。四、预收账款的核算与记录（一）会计科目设置财务部门应设置“预收账款”科目，按照客户名称进行明细核算，用于核算公司预收客户的款项。同时，应根据业务需要，设置相关的辅助核算项目，如项目名称、合同编号等，以便对预收账款进行更加详细的核算和管理。（二）账务处理1.收到预收账款时，财务部门应根据银行进账单或收款收据等原始凭证，编制如下会计分录：借：银行存款贷：预收账款——[客户名称]2.当公司按照合同约定发出商品或提供劳务时，应根据销售发票等原始凭证，编制如下会计分录：借：预收账款——[客户名称]贷：主营业务收入应交税费——应交增值税（销项税额）3.如果预收账款不足以抵减销售款项，客户应补付剩余款项，财务部门应根据银行进账单或收款收据等原始凭证，编制如下会计分录：借：银行存款贷：预收账款——[客户名称]4.如果预收账款有剩余，公司应将剩余款项退还给客户，财务部门应根据付款凭证等原始凭证，编制如下会计分录：借：预收账款——[客户名称]贷：银行存款（三）账龄分析财务部门应定期对预收账款进行账龄分析，按照预收账款的入账时间和金额，将预收账款划分为不同的账龄区间，如1年以内、12年、23年等。通过账龄分析，及时了解预收账款的回收情况，发现潜在的风险，并采取相应的措施进行处理。（四）财务报表列示在资产负债表中，预收账款应作为流动负债列示，反映公司在未来一定时期内需要向客户提供商品或劳务的义务。同时，应在财务报表附注中披露预收账款的详细信息，包括客户名称、金额、账龄等，以便财务报表使用者了解公司预收账款的构成和变动情况。五、预收账款的使用与监督（一）专款专用公司收到的预收账款应专款专用，用于与预收账款相关的商品生产、劳务提供等业务活动，不得挪作他用。财务部门应建立预收账款使用台账，对预收账款的使用情况进行详细记录，确保预收账款的使用符合合同约定和公司的规定。（二）资金调配在保证预收账款专款专用的前提下，公司可以根据业务需要，对预收账款进行合理的资金调配。财务部门应根据公司的资金状况和业务需求，制定预收账款资金调配计划，经公司管理层批准后执行。（三）监督检查1.财务部门应定期对预收账款的使用情况进行监督检查，检查预收账款的使用是否符合合同约定和公司的规定，是否存在挪用、占用等情况。2.审计部门应定期对预收账款的管理情况进行审计，检查预收账款的核算、记录和监督是否符合公司的制度和相关规定，是否存在潜在的风险和问题。3.公司管理层应定期听取财务部门和审计部门的汇报，了解预收账款的管理情况和存在的问题，并及时采取措施进行解决。六、预收账款的核销与清理（一）核销条件当公司按照合同约定完成商品交付或劳务提供，且客户已经确认收货或接受劳务，同时公司已经收到客户的全部款项时，财务部门应及时对预收账款进行核销处理。（二）核销流程1.销售部门在完成商品交付或劳务提供后，应及时向财务部门提供相关的证明文件，如客户的收货确认单、验收报告等。2.财务部门根据销售部门提供的证明文件和相关的会计凭证，对预收账款进行核销处理，将预收账款从相应的客户明细科目中冲减。3.财务部门在核销预收账款后，应及时更新预收账款台账和相关的财务报表，确保财务数据的准确性和及时性。（三）清理工作1.财务部门应定期对预收账款进行清理，对于长期挂账的预收账款，应进行详细的调查和分析，了解长期挂账的原因，并采取相应的措施进行处理。2.如果长期挂账的预收账款存在无法收回的风险，财务部门应按照公司的坏账准备计提政策，计提相应的坏账准备，并及时进行账务处理。3.如果长期挂账的预收账款是由于业务终止或其他原因导致的，财务部门应在取得公司管理层的批准后，对预收账款进行清理和核销处理。七、风险防范与控制（一）信用风险1.销售部门在与客户签订销售合同前，应充分了解客户的信用状况和支付能力，对于信用状况不佳或支付能力存在疑问的客户，应要求客户提供担保或采取其他风险防范措施。2.财务部门应定期对客户的信用状况进行评估，根据客户的信用评级，调整预收账款的金额和支付方式等条款，降低信用风险。3.公司应建立客户信用档案，记录客户的信用状况、交易历史等信息，为客户信用评估和风险管理提供依据。（二）市场风险1.公司应密切关注市场行情的变化，及时调整销售策略和合同条款，降低市场风险对预收账款的影响。2.如果市场行情发生重大变化，导致客户的需求发生变化或支付能力下降，销售部门应及时与客户进行沟通，协商变更合同条款或采取其他措施，避免客户违约和预收账款的损失。（三）法律风险1.法务部门应定期对销售合同进行法律审核，确保合同