发票管理财务制度

PAGE发票管理财务制度一、总则1.目的本制度旨在加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用等行为，确保公司财务活动合法合规，维护公司利益，防范税务风险。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与发票相关的经济业务活动中的行为规范。3.依据本制度依据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则、《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等相关法律法规及行业标准制定。二、发票的种类及适用范围1.增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。2.增值税普通发票用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给不能抵扣进项税额的购买方，如小规模纳税人、消费者个人等。3.其他发票包括但不限于机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打发票、定额发票等，根据具体业务类型适用相应的发票种类。三、发票的开具1.开具原则必须按照实际销售商品、提供劳务或服务的内容，如实开具发票，不得虚开发票。开具发票的项目应与公司经营范围相符，不得超经营范围开具发票。发票开具应及时、准确，确保发票内容清晰、完整，不得涂改、污损发票。2.开具流程业务部门在发生销售业务后，应及时通知财务部门开具发票。财务部门根据业务部门提供的开票信息，核对无误后，按照发票管理系统的操作流程开具发票。开具发票时，应认真填写发票的各项内容，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。发票开具完成后，应加盖公司发票专用章，并按照规定的方式交付给购买方。3.特殊情况开具如发生销售折让、中止或者退回等情形，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定进行操作。对于税务机关代开发票的业务，应按照税务机关的要求提供相关资料，办理代开发票手续。四、发票的取得1.取得原则公司在购买货物、接受劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家法律法规及税务机关的规定，发票内容应真实、完整、准确。不得取得虚开、伪造、变造的发票，不得白条入账。2.取得要求业务人员在办理采购业务时，应主动向销售方索取发票，并对发票的真实性、合法性进行审核。取得的发票应具备以下基本内容：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可抵扣进项税额。3.不符合规定发票的处理如取得不符合规定的发票，应及时与销售方联系，要求其重新开具合法有效的发票。对于无法重新取得合法有效发票的，不得作为财务报销凭证，相应支出不得在企业所得税前扣除。五、发票的保管1.保管责任公司财务部门负责发票的保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、保管等事宜。2.保管要求发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。应建立发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、开具日期、领用日期、领用部门、领用人等信息。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照规定的期限保存，保存期满后，报经税务机关查验后销毁。对于空白发票，应妥善保管，防止丢失被盗。如发生发票丢失被盗情况，应立即向税务机关报告，并登报声明作废。3.电子发票的保管对于电子发票，应按照税务机关的要求进行存储和管理。可以采用电子存储介质或云存储等方式进行保存，并确保电子发票的真实性、完整性和可追溯性。六、发票的使用1.使用范围发票仅限于公司在正常经营活动中使用，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票用于非法活动。2.作废发票管理如发生发票开具错误、销货退回等情况需要作废发票的，应在发票全部联次上注明“作废”字样，并全联次留存。作废发票应按照顺序号装订成册，与其他发票存根联一并保存。3.发票遗失处理如发票遗失，应立即报告财务部门，并采取以下措施：对于增值税专用发票，应在发现遗失当日书面报告主管税务机关，并在公开发行的报刊上刊登遗失声明。对于普通发票，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。七、发票的审核1.审核流程业务人员取得发票后，应先自行对发票的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后，填写费用报销单或付款申请单，并附上发票及相关资料，提交给部门负责人审批。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，审核通过后，签字确认并提交给财务部门。财务部门对发票及报销凭证进行审核，重点审核发票是否符合规定、报销金额是否合理、审批手续是否齐全等。审核无误后，办理报销或付款手续。2.审核要点发票的真实性审核：包括发票的纸质、印章、防伪标识、发票号码等是否真实，是否存在伪造、变造的情况。发票的合法性审核：发票是否由税务机关监制，是否在规定的期限内开具，发票内容是否与实际业务相符等。发票的完整性审核：发票的各项内容是否填写齐全、清晰，发票专用章是否加盖正确等。报销金额审核：报销金额是否与发票金额一致，是否符合公司的费用报销标准。审批手续审核：报销凭证上的审批签字是否齐全，是否符合公司的审批流程。八、税务申报与缴纳1.税务申报财务部门应按照国家税收法律法规及税务机关的要求，定期进行纳税申报，如实申报公司的销售收入、销项税额、进项税额、应纳税额等信息。在申报过程中，应认真核对各项数据，确保申报数据的准确性和完整性。如发现申报数据有误，应及时更正申报。2.税款缴纳根据纳税申报结果，财务部门应及时足额缴纳税款，确保公司按时履行纳税义务。缴纳税款时，应通过银行转账等合法方式进行，不得采用现金方式缴纳大额税款。财务部门应妥善保管税款缴纳凭证，作为公司纳税的证明文件。九、发票管理的监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对发票管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。财务部门应定期对发票的开具、取得、保管、使用等情况进行自查，确保发票管理工作规范有序。2.外部检查积极配合税务机关等外部部门的检查工作，如实提供发票管理相关资料，接受外部部门的监督检查。对于外部部门检查发现的问题，应及时整改，并按照要求报送整改情况报告。十、违规处理1.对违反发票管理规定行为的界定虚开发票、伪造发票、非法代开发票等行为。未按规定开具发票或者取得发票，导致发票内容不真实、不完整的行为。转借、转让、代开发票，或者擅自销毁发票存根联及发票登记簿的行为。未按规定保管发票，导致发票丢失、被盗、损毁的行为。其他违反发票管理规定的行为。2.违规处理措施对于违反发票管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚：批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，并责令其立即改正。经济处罚：对造成公司经济损失的违规行为，除责令其赔偿损失外，还将给予一定金额的经济处罚。行政处分：对情节严重、屡教不改