小型商贸财务制度

PAGE小型商贸财务制度一、总则（一）目的为加强本小型商贸公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作有序进行，提高资金使用效益，保障公司健康稳定发展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于本小型商贸公司及其所属各部门、分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全财务管理制度，规范财务核算流程，确保财务信息真实、准确、完整。3.效益性原则：合理配置资源，优化资金使用，提高公司经济效益。4.制衡性原则：明确各部门职责权限，形成相互制约、相互监督的财务管理机制。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立独立的财务部门，负责公司财务管理和会计核算工作。财务部门应根据工作需要，合理设置岗位，明确各岗位职责权限。（二）财务人员配备1.财务负责人：具备相应的专业知识和工作经验，负责全面管理公司财务工作，制定财务战略，监督财务制度执行，协调与其他部门的关系。2.会计人员：负责公司会计核算、账务处理、财务报表编制等工作，确保财务信息准确及时。3.出纳人员：负责公司现金收付、银行结算、票据管理等工作，严格遵守现金管理制度和银行结算纪律。（三）财务人员职责1.财务负责人职责贯彻执行国家财经法规和公司财务制度，组织制定和完善公司财务管理制度及相关实施细则。组织编制公司年度财务预算、财务决算，监督预算执行情况，定期进行财务分析，为公司决策提供依据。负责公司资金筹集、调配和使用，合理控制资金成本，确保资金安全。组织开展财务审计工作，监督财务收支情况，防范财务风险。负责与财政、税务、银行等相关部门的沟通协调，维护公司良好的外部财务环境。组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务素质和工作能力。2.会计人员职责按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的原始凭证有权不予受理，并及时向财务负责人报告。定期核对账目，确保账账相符、账实相符、账表相符，发现问题及时查明原因并进行处理。负责财务档案的整理、归档、保管和查阅工作，确保财务档案的安全完整。协助财务负责人开展财务分析工作，提供相关财务数据和分析报告。3.出纳人员职责严格遵守现金管理制度和银行结算纪律，办理现金收付和银行结算业务。负责保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保其安全完整。按照规定编制现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。协助会计人员做好其他财务工作，如核对账目、编制报表等。三、财务管理制度（一）预算管理制度1.预算编制公司实行全面预算管理制度，各部门应根据公司年度经营目标和工作计划，编制本部门年度预算草案。预算编制应遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的原则，由财务部门负责组织协调，各部门密切配合。预算草案应包括收入预算、成本费用预算、利润预算、资金预算等内容，并详细说明预算编制依据和计算方法。2.预算审批各部门编制的预算草案经部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门对各部门预算草案进行审核、平衡，编制公司年度预算草案，报公司管理层审批。公司年度预算草案经公司管理层审批通过后，正式下达各部门执行。3.预算执行与控制各部门应严格按照公司下达的预算执行，确保预算目标的实现。财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行跟踪、分析和评价，及时发现问题并采取措施加以解决。各部门预算执行过程中如需调整预算，应按照规定的程序报公司管理层审批。未经批准，不得擅自调整预算。4.预算考核公司建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。预算考核指标应包括预算完成率、收入增长率、成本费用控制率、利润增长率等。预算考核结果与各部门绩效挂钩，对预算执行情况好的部门给予奖励，对预算执行情况差的部门进行处罚。（二）收入管理制度1.收入确认原则公司收入应按照国家统一会计制度和相关会计准则的规定进行确认和计量。销售商品收入应在同时满足下列条件时予以确认：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。根据合同约定提供劳务收入应在资产负债表日按照提供劳务收入总额乘以完工进度扣除以前会计期间累计已确认提供劳务收入后的金额，确认当期提供劳务收入；同时，按照提供劳务估计总成本乘以完工进度扣除以前会计期间累计已确认劳务成本后的金额，结转当期劳务成本。2.销售业务流程销售部门负责客户开发、销售合同签订、订单处理等工作。销售合同签订前，应进行客户信用调查和评估，确保客户具备支付能力和信用状况良好。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本送交财务部门备案。仓库部门根据销售订单发货，并开具出库单。出库单应注明商品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并经相关人员签字确认。财务部门根据销售发票、出库单等原始凭证确认销售收入，并进行账务处理。3.收款管理财务部门应加强收款管理，及时催收货款，确保公司资金及时回笼。对于现销业务，应在收取款项后开具销售发票；对于赊销业务，应按照合同约定的收款期限及时催收货款。建立应收账款台账，详细记录应收账款的客户名称、金额、账龄、收款情况等信息，定期对应收账款进行账龄分析，对逾期账款及时采取措施进行催收。对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销，并报公司管理层批准。（三）成本费用管理制度1.成本费用核算原则公司成本费用核算应遵循权责发生制原则、配比原则和划分收益性支出与资本性支出原则。成本费用核算应按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定进行，确保成本费用核算准确、完整。2.成本费用控制目标公司应建立成本费用控制目标体系，明确各项成本费用的控制标准和目标。成本费用控制目标应根据公司年度经营目标和预算确定，并分解到各部门和各产品（项目）。3.成本费用控制措施采购部门应加强采购管理，合理控制采购成本。通过招标、询价、比价等方式选择供应商，确保采购物资的质量和价格合理。生产部门应优化生产流程，提高生产效率，降低生产成本。加强生产过程中的成本控制，严格控制原材料消耗、人工成本和制造费用等。销售部门应加强销售费用管理，合理控制销售费用支出。严格控制业务招待费、广告费、差旅费等费用支出，确保销售费用支出合理、合规。管理部门应加强行政管理费用管理，严格控制办公费、水电费、差旅费等费用支出。建立费用审批制度，严格审批流程，确保费用支出合理、合规。4.成本费用报销规定公司员工发生的成本费用支出，应按照规定的程序进行报销。报销时应提供真实、合法、有效的原始凭证，并填写报销单，注明费用名称、金额、用途等信息。原始凭证应符合国家统一会计制度和公司财务制度的规定，如发票、收据、合同、协议等。对于不符合规定的原始凭证，财务部门有权不予受理。报销单应经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。经公司管理层审批通过后，方可报销。公司建立备用金制度，对因业务需要预借备用金的员工，应按照规定的程序办理借款手续。备用金使用后，应及时报销冲账。（四）资金管理制度1.资金筹集公司根据经营需要，合理确定资金筹集规模和方式。资金筹集方式包括银行借款、发行债券、股权融资等。资金筹集应遵循合法性、合理性、效益性原则，确保资金筹集成本合理、风险可控。财务部门应加强资金筹集管理，及时了解国家金融政策和市场动态，选择合适的筹资渠道和方式，降低资金筹集成本。2.资金使用公司资金应按照规定的用途使用，不得挪作他用。建立资金使用审批制度，严格审批流程。资金使用前，应填写资金使用申请表，注明资金用途、金额、支付方式等信息，并经相关部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。经公司管理层审批通过后，方可支付资金。加强资金预算管理，合理安排资金使用计划。根据公司年度预算和资金状况，编制月度资金使用计划，确保资金使用合理、有序。严格控制现金使用范围，除按规定可以使用现金支付的款项外，其他款项应通过银行转账等方式支付。3.资金结算公司应加强资金结算管理，严格遵守银行结算纪律。出纳人员应按照规定的程序办理资金结算业务，确保资金收付安全、准确。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。如发现银行存款余额不符，应及时查明原因并进行处理。4.资金安全管理公司应加强资金安全管理，建立健全资金安全管理制度和内部控制机制。财务部门应定期对库存现金进行盘点，确保库存现金账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。加强银行账户管理，定期更换银行账户密码，妥善保管银行预留印鉴。严禁出租、出借银行账户。建立资金风险预警机制，及时发现和防范资金风险。对可能出现的资金风险，应及时采取措施加以应对，确保公司资金安全。四、财务核算与报告（一）财务核算制度1.会计核算基础公司采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的交易或事项为依据进行会计确认、计量和报告。会计核算应遵循国家统一会计制度和公司财务制度的规定，使用合法、有效的会计凭证、会计账簿和财务报表。2.会计科目设置公司根据国家统一会计制度和公司财务管理需要，设置会计科目。会计科目应保持相对稳定，不得随意变更。会计科目设置应符合会计核算的要求，能够准确反映公司财务状况和经营成果。3.会计凭证编制会计人员应根据审核无误的原始凭证编制会计凭证。会计凭证应包括记账凭证、收款凭证、付款凭证和转账凭证等。记账凭证应按照规定的格式和内容填写，注明经济业务摘要、会计科目、金额、记账方向等信息，并经相关人员签字确认。会计凭证应及时传递，不得积压。会计凭证传递程序应符合内部控制要求，确保会计信息的及时、准确传递。4.会计账簿登记会计人员应根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。会计账簿应包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。总账应根据记账凭证汇总表登记，明细账应根据记账凭证逐笔登记，日记账应根据收付款凭证逐日逐笔登记。会计账簿应定期核对，确保账账相符、账实相符、账表相符。如发现账簿记录有误，应及时按照规定的方法进行更正。（二）财务报告制度1.财务报告编制公司应按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，定期编制财务报告。财务报告包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表和附注等。财务报告编制应遵循真实性、准确性、完整性、及时性原则，确保财务报告信息真实、准确、完整、及时。会计人员应根据会计账簿记录和其他有关资料，按照规定的格式和内容编制财务报告。财务报告编制完成后，应经会计主管人员审核签字。2.财务报告审核与审批财务部门负责人应组织对财务报告进行审核，确保财务报告内容真实、准确、完整。审核内容包括财务报表数据的准确性、会计政策的一致性、财务报表附注的完整性等。财务报告审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层应认真审核财务报告，对财务报告内容发表意见，并签字确认。3.财务报告披露公司应按照国家有关法律法规和监管要求，及时披露财务报告。财务报告披露方式包括在公司网站上公布、向股东和监管机构报送等。财务报告披露内容应包括财务报表、财务报表附注、审计报告等。财务报告披露应确保信息公开、透明，便于股东和监管机构了解公司财务状况和经营成果。五、财务监督与审计（一）内部财务监督1.财务部门内部监督财务部门应建立内部监督制度，加强对财务工作的日常监督和检查。财务部门负责人应定期对财务人员的工作进行检查，确保财务人员严格遵守财务制度和会计法规。会计人员应定期对会计凭证、会计账簿和财务报表进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计监督公司设立内部审计部门，负责对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计部门应定期对公司财务状况进行审计，出具审计报告，提出审计意见和建议。公司各部门应积极配合内部审计工作，提供相关资料和信息，确保内部审计工作顺利开展。（二）外部审计监督1.年度财务审计公司应按照国家有关法律法规和监管要求，聘请具有资质的会计师事务所对公司年度财务报表进行审计。年度财务审计应在公司年度财务报告编制完成后进行，审计报告应作为公司年度财务报告的重要组成部分。公司应积极配合会计师事务所的审计工作，提供相关资料和信息，确保审计工作顺利开展。2.专项审计根据公司经营管理需要，公司可聘请会计师事务所对特定项目或事项进行专项审计。专项审计应在项目实施过程中或项目结束后进行，审计报告应作为公司决策和管理的重要依据。公司应积极配合会计师事务所的专项审计工作，提供相关资料和信息，确保审计工作