公务卡管理财务制度

PAGE公务卡管理财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中使用公务卡进行支付结算的管理。（三）基本原则1.严格规范原则公务卡的使用必须严格遵守国家法律法规和公司财务制度，确保公务支出合法合规。2.便捷高效原则在保证财务安全的前提下，充分发挥公务卡结算的便捷性，提高公务支出效率。3.强化监管原则加强对公务卡使用情况的监督管理，确保公务卡支出真实、准确、合理。二、公务卡的定义与功能（一）定义公务卡是指公司为员工办理的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。（二）功能1.支付功能可用于购买商品和服务、支付差旅费等公务支出。2.结算功能支持国内所有银联标准商户的消费结算，以及在境外带有银联标识的商户进行消费。3.信息记录功能详细记录每笔公务消费的时间、地点、金额、商户名称等信息，为财务报销和监督管理提供依据。三、公务卡的申请与办理（一）申请条件公司正式员工，因工作需要经常发生公务支出的，均可申请办理公务卡。（二）申请流程1.员工填写《公务卡申请表》，注明个人基本信息、联系方式、申请公务卡的用途等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.部门负责人审核通过后，报财务部门审批。4.财务部门根据公司实际情况进行审批，审批通过后统一办理公务卡。（三）卡片领取与激活1.财务部门统一领取公务卡后，通知员工到指定地点领取。2.员工领取公务卡后，按照银行要求及时激活卡片，并设置交易密码。四、公务卡的使用（一）使用范围1.办公用品、办公设备购置等日常公务支出。2.差旅费、会议费、培训费等因公出差、参加会议和培训的费用支出。3.其他符合公务支出规定的费用。（二）使用要求1.员工应在公务卡信用额度内使用公务卡，不得超出信用额度透支消费。2.公务卡消费必须用于公务活动，不得用于个人消费。3.员工在使用公务卡消费时，应取得真实、合法、有效的原始发票及相关凭证，并在发票上注明公务卡卡号、消费日期、消费金额等信息。（三）还款责任1.公务卡消费由员工个人负责及时还款，确保按时足额偿还信用卡欠款。2.如因个人原因未能按时还款产生的利息、滞纳金等费用，由员工个人承担。五、公务卡报销（一）报销流程1.员工在公务卡消费后，应在规定时间内（一般为消费后[X]个工作日内），将原始发票及相关凭证整理齐全，填写《公务卡报销申请表》，注明公务卡卡号、消费日期、消费金额、报销事由等内容。2.将申请表及相关凭证提交所在部门负责人审核签字。3.部门负责人审核通过后，报财务部门审批。4.财务部门审核无误后，将报销款项直接转入员工公务卡账户，用于偿还信用卡欠款。（二）报销期限1.公务卡报销应在消费后[X]个工作日内完成申请和审批手续，逾期不予报销。2.如因特殊原因未能在规定期限内报销的，员工应提前向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。（三）报销凭证要求1.报销凭证必须是真实、合法、有效的原始发票及相关凭证，发票内容应与公务卡消费记录一致。2.发票上应加盖销售方发票专用章，发票内容应完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。3.除发票外，还应提供其他必要的证明材料，如出差审批单、会议通知、培训通知等，以证明公务消费的真实性和合理性。六、公务卡的管理与监督（一）财务部门职责1.负责公务卡的统一办理、发放和回收工作。2.审核公务卡报销申请，确保报销款项的真实性、合法性和合理性。3.定期与银行核对公务卡消费记录和还款情况，及时发现和处理异常交易。4.对公务卡使用情况进行统计分析，为公司财务管理提供决策依据。（二）员工所在部门职责1.负责审核本部门员工的公务卡报销申请，确保公务消费符合公司规定和业务需要。2.督促本部门员工及时办理公务卡报销手续，对逾期未报销的情况进行跟踪和催办。3.协助财务部门做好公务卡管理工作，提供相关信息和资料。（三）监督检查1.公司内部审计部门定期对公务卡使用情况进行审计检查，重点检查公务卡消费的真实性、合法性和合规性，以及报销手续的完整性。2.如发现员工存在违规使用公务卡的行为，将按照公司相关规定进行严肃