不签合同违反财务制度

PAGE不签合同违反财务制度关于合同签订与财务制度合规的重要性及相关规定一、总则（一）目的本规定旨在明确合同签订与财务制度的紧密关系，确保公司在各类业务活动中严格遵守法律法规及行业标准，规范财务行为，防范财务风险，保障公司合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本规定适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有参与公司业务活动的人员，包括但不限于合同签订、执行、监督以及财务管理等相关环节。（三）基本原则1.合法性原则公司所有合同签订及财务活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业规范，确保行为合法合规。2.真实性原则合同内容及财务数据应真实、准确、完整地反映业务实际情况，不得虚假记载、误导或隐瞒重要信息。3.完整性原则合同签订应涵盖业务活动的各个关键要素，财务处理应遵循完整的流程和规范，确保各项业务环节和财务信息的完整性。4.及时性原则合同签订及财务处理应及时进行，避免因拖延导致业务受阻、财务风险增加或违反相关规定。5.风险防范原则充分识别、评估合同签订及财务活动中可能存在的风险，并采取有效的防范措施，降低风险发生的可能性及影响程度。二、合同签订与财务制度的关联（一）合同签订对财务的影响1.收入确认合同明确了公司与客户之间的权利义务关系，是确定收入实现的重要依据。财务部门需根据合同约定的收款方式、时间节点等准确确认收入，确保财务数据的准确性和及时性。2.成本核算合同中涉及的采购、服务等条款决定了公司的成本支出范围和金额。财务部门依据合同内容进行成本核算，合理分摊成本，为成本控制和利润分析提供基础数据。3.资金流动合同的付款条款直接影响公司的资金流入和流出。合理安排资金，确保按时收款、及时付款，维持公司资金链的稳定，是财务工作的重要职责。同时，合同签订过程中的信用评估等环节也与资金风险密切相关。4.税务处理合同中的交易内容、价格条款等是确定税务义务的关键因素。财务部门需依据合同准确计算应纳税额，及时申报缴纳税款，避免税务风险。（二）财务制度对合同签订的要求1.预算控制财务部门根据公司预算安排，对合同签订进行审核。确保合同金额在预算范围内，避免超预算签订合同，影响公司财务状况和经营目标的实现。2.付款能力评估财务人员需对合同对方的付款能力进行评估，避免与信用不佳或付款困难的客户签订合同，降低公司应收账款风险。3.财务条款审核财务部门负责审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等。确保财务条款合理、清晰，符合公司财务管理要求，保障公司财务利益。4.财务风险提示在合同签订前，财务部门应向业务部门提供财务风险提示，协助业务人员充分了解合同可能带来的财务影响，共同制定合理的合同条款，防范财务风险。三、合同签订流程与财务审核要点（一）合同签订流程1.业务发起业务部门根据业务需求发起合同签订申请，详细说明合同的基本情况，包括合同对方信息、业务内容、交易金额、付款方式、履行期限等。2.初步审核业务部门负责人对合同申请进行初步审核，重点审核业务的必要性、合理性以及合同条款的完整性。审核通过后，将合同申请提交至法务部门。3.法务审核法务部门对合同的合法性、合规性进行审核，确保合同内容符合法律法规及公司规定。审核过程中，法务人员应关注合同的主体资格、权利义务条款、违约责任等关键内容。对于存在法律风险的条款，法务部门应提出修改意见。4.财务审核财务部门在收到合同申请后，依据财务制度对合同进行审核。审核要点包括：预算匹配性：检查合同金额是否在公司预算范围内，如有超出预算情况，需业务部门提供详细的预算调整说明及审批文件。付款能力评估：对合同对方的信用状况、财务实力进行评估，判断其付款能力。对于信用不佳或付款风险较高的客户，需谨慎签订合同或采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。财务条款审核：重点审核合同中的付款方式、结算周期、发票开具、收款账户等财务条款。确保付款方式符合公司资金管理要求，结算周期合理，发票开具及时准确，收款账户信息清晰无误。财务风险评估：结合合同业务内容和财务条款，评估合同可能带来的财务风险，如应收账款风险、资金流动性风险、税务风险等。对于存在较高财务风险的合同，提出风险应对建议。5.综合评审由业务部门、法务部门、财务部门等相关人员组成综合评审小组，对合同进行全面评审。评审过程中，各方充分发表意见，对合同条款进行深入讨论和协商，确保合同既满足业务需求，又符合法律法规和财务制度要求。6.合同签订经综合评审通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签字盖章后正式生效。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至财务部门备案，以便财务人员进行后续的财务处理和跟踪管理。（二）财务审核要点1.合同金额准确性审核合同金额是否准确无误，包括大小写金额是否一致、单价与总价计算是否正确、各项费用明细是否清晰等。如有疑问，应与业务部门沟通核实。2.付款方式合理性付款期限：根据业务性质和行业惯例，审核付款期限是否合理。过长的付款期限可能增加公司应收账款风险，过短的付款期限可能影响业务合作关系。付款比例：对于预付款、进度款、尾款等不同阶段的付款比例，应结合业务实际情况进行审核。确保付款比例既能保障公司利益，又能促进业务顺利开展。付款方式多样性：鼓励采用多种付款方式，如银行转账、支票、汇票、电子支付等，以降低收款风险。同时，应明确不同付款方式的适用条件和操作流程。3.结算周期明确性合同应明确结算周期，如按月结算、按季结算或按项目进度结算等。结算周期的确定应考虑业务特点和财务核算要求，确保财务数据的及时性和准确性。同时，应规定结算的具体时间节点和结算手续，避免因结算不及时导致财务纠纷。4.发票开具条款发票类型：明确合同对方应开具的发票类型，如增值税专用发票、增值税普通发票等。不同发票类型对公司的税务处理和财务核算有不同影响，应根据业务实际情况和税务政策要求进行确定。发票开具时间：规定发票开具的时间要求，确保公司及时取得发票进行账务处理和税务申报。一般情况下，应要求合同对方在收款后一定期限内开具发票。发票内容准确性：审核发票内容是否与合同业务相符，包括货物或服务名称、数量、金额、税率等。发票内容不准确可能导致税务风险和财务核算混乱。5.收款账户安全性合同应明确公司的收款账户信息，确保收款账户的准确性和安全性。收款账户应是公司指定的合法账户，避免因账户信息错误导致款项无法及时到账或资金风险。同时，应定期核对收款账户信息，如有变更应及时通知合同对方。6.财务风险评估与应对应收账款风险评估：根据合同对方的信用状况、付款能力以及付款期限等因素，评估应收账款的回收风险。对于高风险的应收账款，应制定相应的风险应对措施，如加强跟踪催收、定期对账、必要时采取法律手段等。资金流动性风险评估：考虑合同付款条款对公司资金流入和流出的影响，评估资金流动性风险。如合同付款期限过长或预付款比例过高，可能导致公司资金紧张。对于存在资金流动性风险的合同，应提前做好资金安排，确保公司正常运营。税务风险评估：结合合同业务内容和财务条款，评估税务风险。如合同中涉及的交易是否符合税收政策规定、发票开具是否合规等。对于存在税务风险的合同，应及时与税务部门沟通，采取合理的税务处理措施，避免税务损失。四、合同执行过程中的财务监控与管理（一）收款管理1.建立收款台账财务部门应建立详细的收款台账，记录每笔合同的收款情况，包括收款日期、收款金额、收款方式、付款单位等信息。通过收款台账，及时跟踪合同款项的回收进度，确保款项按时足额到账。2.定期核对账目财务人员应定期与业务部门核对合同收款情况，确保双方数据一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。同时，应与合同对方进行对账，确认收款金额和收款状态，避免因账目不清导致财务纠纷。3.逾期催收管理对于逾期未收款的合同，财务部门应及时通知业务部门进行催收。制定逾期催收制度，明确催收责任人和催收流程。根据逾期时间长短采取不同的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。对于长期逾期且催收无果的数据，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。（二）付款管理1.付款审批流程严格执行付款审批流程，确保每笔付款都经过授权批准。付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关文件，经业务部门、财务部门、审批部门等审核通过后，方可办理付款手续。2.资金预算控制财务部门根据公司资金预算安排付款，确保付款金额在预算范围内。对于超出预算的付款申请，应按照预算调整程序进行审批，避免因随意付款导致公司资金紧张或财务风险增加。3.付款方式选择根据合同约定和公司资金管理要求，合理选择付款方式。优先采用银行转账等安全、便捷的付款方式，确保付款资金的安全和及时到账。对于大额付款或重要业务合作，应进行风险评估，必要时采取担保、共管账户等风险防范措施。（三）财务核算与报表1.及时准确核算财务部门应按照财务制度和会计准则，及时、准确地对合同业务进行财务核算。根据合同约定的收入确认原则和成本核算方法，记录收入、成本、费用等相关财务数据，确保财务报表的真实性和准确性。2.定期编制报表定期编制合同业务相关的财务报表，如应收账款明细表、收入成本报表等。通过财务报表，全面反映合同执行情况和财务状况，为公司管理层提供决策依据同时，应根据财务报表数据进行财务分析，及时发现合同执行过程中的问题和风险，提出改进建议。五、合同变更与终止的财务处理（一）合同变更1.变更申请与审核合同变更时，业务部门应提交合同变更申请，详细说明变更的原因、内容、涉及金额等。变更申请经业务部门负责人、法务部门、财务部门等审核通过后，方可进行合同变更。2.财务处理调整财务部门根据合同变更内容，及时调整相关财务数据和账务处理。如合同金额增加或减少，应相应调整收入或成本核算；付款方式、结算周期等变更，应重新评估财务风险并调整资金安排。确保财务处理与合同变更同步，准确反映业务实际情况。（二）合同终止1.终止申请与审批合同终止时，业务部门应提交合同终止申请，说明终止原因、合同执行情况、剩余款项处理等。合同终止申请经相关部门审批通过后，方可办理合同终止手续。2.财务结算与清理财务部门负责对合同终止后的财务事项进行结算和清理。核对合同款项的收付情况，确保双方账目一致。对于尚未结算的款项，按照合同约定进行结算；对于已收取的预付款或保证金等，根据合同履行情况进行退还或处理。同时，清理与合同相关的财务凭证、档案等资料，确保财务档案的完整性。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对合同签订与执行情况进行审计监督，检查合同签订流程是否合规、财务处理是否准确、风险防范措施是否有效等。通过内部审计，发现问题及时提出整改建议，促进公司合同管理和财务管理水平的提升。（二）财务自查自纠财务部门应定期开展合同财务事项的自查自纠工作，对合同签订、执行过程中的财务处理进行全面梳理，发现问题及时整改。同时，建立健全财务自查自纠机制，加强财务人员的培训和教育，提高财务人员的风险意识和业务水平。（三）违规处理对于违反合同签订与财务制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警