卫生院内部采购管理制度

PAGE卫生院内部采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院内部采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内部所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护卫生院与供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督，确保采购活动透明。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人、临床科室代表等组成。职责：审议采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、采购金额、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门设置：根据卫生院实际情况，设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。职责：贯彻执行采购管理制度，组织实施采购活动。编制采购计划，根据采购需求和预算，合理选择采购方式和供应商。负责采购合同的起草、签订、履行和管理，确保合同的合法性和有效性。收集、整理采购相关资料，建立采购档案，妥善保管采购文件和记录。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。3.需求部门职责：根据业务需要，提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的技术评估和商务谈判，提供专业意见和建议。负责采购物品或服务的验收工作，确保所采购的物品或服务符合要求。配合采购部门做好采购合同的履行和售后服务工作。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求部门应根据业务发展规划、医疗业务需求和库存情况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门根据全院采购需求，综合考虑采购资金预算、市场供应情况等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应提交采购管理委员会审议通过后实施。采购计划应保持相对稳定，如有特殊情况需要调整，应按规定程序进行审批。2.采购预算管理采购部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的预计金额，确保采购资金合理安排。采购预算应纳入卫生院年度财务预算管理，经卫生院领导班子审核后，报上级主管部门审批。在采购执行过程中，采购部门应严格控制采购预算，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序进行申报和审批。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适按照公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。邀请招标：邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性、采购方式的适用性等。审核通过后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。采购实施：采购部门根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续程序与公开招标类似。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购部门与唯一供应商进行协商，签订采购合同。协商过程中，应充分说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报采购管理委员会备案。询价：采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商，并向成交供应商发出询价通知书。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应经采购部门负责人审核后，报卫生院法定代表人或其授权代表签字盖章。采购验收：需求部门负责采购物品或服务的验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物品的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取相应的解决措施。付款结算：采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款结算手续。付款方式应按照采购合同约定执行，原则上应通过银行转账方式支付。财务部门应严格审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款的真实性、合法性和准确性。五、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的产品或服务，并具有完善的售后服务体系。采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务等信息。2.供应商评价与考核采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价结果应作为供应商选择和合作的重要依据。采购部门应根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。3.供应商合作与沟通采购部门应与供应商保持良好的合作关系，定期与供应商沟通采购需求、产品质量、交货期等方面的情况，及时解决合作过程中出现的问题。采购部门应要求供应商提供优质的产品和服务，对供应商提出的合理建议和意见应给予积极回应，共同促进采购工作的顺利开展。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应建立采购风险识别和评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。采购部门应定期对采购风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等措施降低市场风险。质量风险：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，签订质量保证协议，加强采购验收环节的管理，确保采购物品的质量符合要求。价格风险：通过市场调研、招标、询价等方式，合理确定采购价格，与供应商协商签订价格调整条款，避免价格波动带来的风险。合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。明确双方的权利和义务，加强合同履行过程的监督和管理，及时解决合同纠纷。廉政风险：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，规范采购人员的行为，防止采购过程中出现腐败行为。七、采购监督与审计1.内部监督卫生院应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理委员会应定期对采购工作进行检查和监督，确保采购活动合法合规。审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等方面。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门