人员卫生档案管理制度

PAGE人员卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人员卫生管理，规范人员卫生档案的建立、维护和使用，确保公司卫生管理工作的有效开展，保障员工健康和公司生产经营活动的正常进行，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生等。（三）职责分工1.人力资源部门负责组织新员工入职时的健康检查，并建立员工健康档案的基本信息。负责员工卫生档案的统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。协助相关部门对违反卫生管理制度的员工进行处理。2.各部门负责本部门员工卫生档案的日常维护，督促员工按照卫生管理制度的要求进行个人卫生防护。配合人力资源部门做好员工健康检查和卫生档案管理工作，及时向人力资源部门反馈员工的卫生状况和健康信息。对本部门员工的卫生行为进行监督检查，发现问题及时纠正，并将相关情况记录在员工卫生档案中。3.卫生管理部门负责制定和完善公司人员卫生管理制度，并监督制度的执行情况。负责组织对员工进行卫生知识培训，提高员工的卫生意识和自我防护能力。定期对公司人员卫生状况进行检查和评估，提出改进措施和建议。二、人员卫生档案的建立（一）档案内容人员卫生档案应包括以下内容：1.个人基本信息：姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.健康状况：入职健康检查报告、定期健康检查报告、职业病体检报告、患病史、过敏史等。3.卫生培训记录：参加卫生知识培训的时间、内容、考核成绩等。4.卫生行为记录：个人卫生习惯、工作服穿戴情况、洗手消毒情况、工作场所卫生维护情况等。5.违规违纪记录：违反卫生管理制度的时间、地点、行为、处理结果等。（二）建立流程1.新员工入职新员工入职时，应填写《员工基本信息登记表》，提供个人身份证复印件等相关资料。人力资源部门组织新员工到指定的医疗机构进行入职健康检查，检查项目包括一般体格检查、传染病筛查、职业病相关检查等。人力资源部门根据健康检查报告和员工基本信息登记表，建立新员工的卫生档案，并将档案编号录入公司卫生管理系统。2.员工定期健康检查公司按照国家相关法律法规和行业标准的要求，定期组织员工进行健康检查。检查周期根据不同岗位和工种的特点确定，一般为每年一次。各部门负责通知本部门员工参加健康检查，并将员工的体检信息及时反馈给人力资源部门。人力资源部门将员工的定期健康检查报告归入其卫生档案中，并更新档案信息。3.职业病体检对于从事接触职业病危害作业的员工，公司按照规定组织其进行职业病体检。体检周期根据职业病危害因素的种类和程度确定，一般为每年一次或两年一次。人力资源部门负责组织接触职业病危害作业的员工到具有相应资质的职业病诊断机构进行体检，并将体检报告归入其卫生档案中。如发现员工患有职业病，人力资源部门应及时按照国家相关法律法规的要求进行处理，并将处理情况记录在员工卫生档案中。4.卫生培训记录卫生管理部门负责组织对员工进行卫生知识培训，培训内容包括个人卫生、工作服管理、洗手消毒、工作场所卫生等方面的知识。每次培训结束后，卫生管理部门应将培训的时间、内容、参加人员等信息记录在《卫生培训记录表》中，并要求参加培训的员工签字确认。人力资源部门将《卫生培训记录表》归入员工卫生档案中，并更新档案信息。5.卫生行为记录各部门负责对本部门员工的卫生行为进行日常监督检查，发现问题及时纠正，并将检查情况记录在《卫生行为检查表》中。《卫生行为检查表》应包括检查时间、检查人员、被检查员工姓名、部门、岗位、检查内容、检查结果等信息。人力资源部门将《卫生行为检查表》归入员工卫生档案中，并根据检查结果对员工的卫生行为进行评价和考核。6.违规违纪记录如发现员工违反卫生管理制度，各部门应及时进行调查处理，并将违规违纪的时间、地点、行为、处理结果等信息记录在《违规违纪记录表》中。《违规违纪记录表》应包括记录时间、记录人员、违规违纪员工姓名、部门、岗位、违规违纪行为描述、处理结果等信息。人力资源部门将《违规违纪记录表》归入员工卫生档案中，并将违规违纪情况作为员工绩效考核和晋升的重要依据。三、人员卫生档案的维护（一）档案更新1.员工的基本信息、健康状况、卫生培训记录、卫生行为记录等发生变化时，相关部门应及时将变化情况反馈给人力资源部门，人力资源部门负责更新员工卫生档案。2.员工离职时，人力资源部门应将其卫生档案进行封存，并按照公司档案管理规定进行保管。（二）档案保管1.人员卫生档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查阅和管理。电子档案应存储在公司的服务器上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.档案保管期限应按照国家相关法律法规和行业标准的要求执行。一般情况下，员工的卫生档案应保管至员工离职后[X]年。对于涉及职业病等特殊情况的档案，应按照相关规定长期保管。3.档案保管部门应建立健全档案保管制度，加强对档案的安全管理，防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅员工卫生档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，并报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责安排专人陪同查阅人员查阅档案，并对查阅情况进行记录。查阅人员不得擅自将档案带出档案保管场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.因工作需要将员工卫生档案提供给外部单位或个人时，应按照公司保密制度的要求进行审批，并签订保密协议，确保档案信息的安全。四、人员卫生档案的使用（一）健康状况评估1.人力资源部门和卫生管理部门应定期对员工的健康状况进行评估，根据健康检查报告和职业病体检报告等信息，分析员工的健康风险，制定相应的防控措施。2.对于患有职业病或其他严重疾病的员工，人力资源部门应按照国家相关法律法规的要求，及时调整其工作岗位，安排必要的治疗和康复措施，并给予相应的关怀和帮助。（二）卫生培训需求分析1.卫生管理部门应根据员工卫生档案中的卫生培训记录和卫生行为记录，分析员工的卫生知识掌握情况和卫生行为习惯，确定员工的卫生培训需求。2.根据员工的卫生培训需求，卫生管理部门制定针对性的卫生培训计划，组织开展培训活动，提高员工的卫生意识和自我防护能力。（三）绩效考核与晋升1.人力资源部门应将员工的卫生行为表现纳入绩效考核体系，作为员工绩效考核的重要指标之一。对于卫生行为表现优秀的员工，应给予相应的奖励；对于违反卫生管理制度的员工，应按照公司绩效考核制度的规定进行扣分处理。2.在员工晋升、评优等方面，人力资源部门应参考员工的卫生档案，优先考虑卫生行为表现良好、健康状况符合岗位要求的员工。五、监督与考核（一）监督检查1.卫生管理部门应定期对公司人员卫生档案管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括档案的建立、维护、使用等方面。2.监督检查可采用现场检查、查阅档案、问卷调查等方式进行。对于检查中发现的问题，卫生管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.人力资源部门应将人员卫生档案管理制度的执行情况纳入部门绩效考核体系，对各部门在档案管理工作中的表现进行考核评价。2.考核评价指标包括档案建立的完整性、档案维护的及时性、档案使用的规范性、卫生培训的效果、违规违纪处理的情况等。对于考核评价结果优秀的部门，应给予相应的奖励；对于考核评价结果较差的部门，应责令其限